Дата документа (реквізит 11)

Дата документа — цей реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, зат­верджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчи­тися проставляти дату.

Датою документа може стати день його створення і (або) під­писання, погодження затвердження, прийняття, видання або ре­єстрації. А саме:

♦ датою листа або наказу є день їх підписання;

♦ датою звіту, плану чи інструкції — день їх затвердження;

♦ датою установчого договору — дата його затвердження;

♦ датою протоколу чи акта — час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Датою документа, що приймається колегіальним органом (рі­шення, ухвала тощо), є дата його прийняття. Датою вступу в си­лу розпорядчого документа — день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін. Для службового листа основною датою є дата реєстрації в книзі вихідних доку­ментів.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (по­годження, прийняття, затвердження тощо), якщо у тексті або за­конодавством не передбачена інша дата. Документи, які підляга­ють державній реєстрації у Мін'юсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації.

Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, переважно оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр. Щоб не виникло подвійного тлумачення в роз­шифруванні дати документа, цифрове позначення року (з 2000 до 2033 р.) повинне складатись з чотирьох цифр.

До початку нового століття елементи дати в службових доку­ментах позначались трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 17червня 1951 ро­ку можна було писати: 17.06.51.

Новим національним стандартом ДСТУ 4163 — 2003 дозволе­но також оформляти дату у послідовності: рік, місяць, число.

Наприклад:

26 січня 2009року можна записати: 2009.01.26.

Зазначений спосіб використовується у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки відповідає міжнародній сис­темі датування документів (180 8601:2000 «Елементи даних і фор­мати для обміну інформацією. Представлення дат і часу»).

Якщо порядковий номер місяця або числа місяця складається з однієї цифри, то перед нею необхідно проставляти нуль.

Наприклад:

9 січня 2010року слід писати: 09.01.2010.

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 бе­резня 2009 р.») може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.

Так посилання у тексті на правовий акт або інший документ, зазвичай, оформляється таким чином:

Лист № 201 від 17грудня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі служ­бові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням та ви­конанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконан­ня документа та направлення його до справи тощо).

Проставляється дата підписання документа в його лівій вер­хній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цьо­го місці бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставля­ється нижче від підпису, без відступу від межі лівого берега. На документах, які спільно видають дві або більше організацій, має бути зазначена лише одна дата.

Слід також зауважити, що дата підписання або затвердження документа повинна власноручно проставлятися посадовою осо­бою, яка його підписала.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Основна мета реєстру­вання — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується прос­тавлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відо­мостей про документ.

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» — це умовне поз­начення, що надається документу під час його реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в до­датку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» забезпечує юридичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:

[15.10.2008 № 05-24/149] або

[2009. 11.10. №АВ 07-22/45]

Вихідний номер службового документа № 07—22/45 означає:

07 — шифр підрозділу установи,

22 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного докумен­та за номенклатурою для цього підрозділу,

45 — номер документа за відповідним журналом реєстрації ви­хідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпоряд­чих документів організації, протоколів засідань колегіальних ор­ганів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазви­чай, протягом навчального року На початку кожного нового нав­чального року нумерація поновлюється.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від ви­ду бланка та виду документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа,на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати да­ту й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає доку­мент, з ініціативного документа. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008]

Слово рік або скорочення р на документі не проставляється.

Місце складання або видання документа (реквізит 14)

Місце складання або видання документа вказують у тому ви­падку, якщо його не можна визначити за реквізитами «Назва ор­ганізації» та «Довідкові дані про організацію», наприклад:

ЗАТ «Торговий центр «О'КЕЙ»

Частина третя: Адресування та оформлення тексту документа (Реквізити 16,19,21)

Перед тим, як адресувати будь-який службовий документ, особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитися з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.

Адресат (реквізит 16)

Зазначений реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадо­вим особам, просто громадянам.

Максимально реквізит «адресат» може складатися з таких еле­ментів:

♦ назва організації — адресата (у називному відмінку);

♦ назва структурного підрозділу;

♦ назва посади одержувача;

♦ прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача;

♦ поштова адреса.

Кожен елемент реквізиту «адресат» — назва установи, підроз­ділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — друку­ється з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо)..

Наприклад:

Стоматологічний центр «ДЕСНА»

Начальнику відділу кадрів Зв'ягінцевій Г.В.

Якщо документ адресовано установі або її структурному під­розділу без зазначення посадової особи, їхні назви даються у на­зивному відмінку, наприклад:

[Міністерство освіти і науки України Загальний відділ]

Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у на­зивному відмінку прізвище, ім'я, по-батькові (або ініціали) адре­сата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Хмелик Анатолій Петрович

вул. Очаківська 27, кв. 10 м. Коростишів Житомирська область Україна, 02048

Текст документа (реквізит 21) — це головний реквізит, заради якого створюється документ.

Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно виз­начити його мету, переконатись у відповідності змісту компетен­ції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення.