Зображення нагород (реквізит 3)

Застосовується цей реквізит замість внесення назв орденів у найменування установи, поліпшує вигляд документа, зменшує обсяг заголовка. За наявності зображення Державного герба України зображення нагород розміщується під ним.

Якщо згідно з нормативно-правовим актом назву нагороди включено до назви організації, то розміщувати на бланку зображення цієї нагороди вже не потрібно.

Код організації (реквізит 4)

Зазначений реквізит указується в разі потреби згідно з відповідним класифікатором — єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Державний реєстр — це автоматизована система збирання, накопичення та обробки даних про підприємства та організації всіх форм власності.

Розроблено і створено Державний реєстр з метою: забезпечення єдиних принципів ідентифікації суб'єктів господарської діяльності та їх державного обліку в межах інформаційного простору України; забезпечення державних органів інформацією про суб'єкти господарської діяльності.

До Державного реєстру включаються дані про суб'єкти господарської діяльності: фізичні та юридичні особи, а також їх філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи.

На бланках уніфікованих форм документів (фінансових, планових, звітно-статистичних тощо) код за ЄДРПОУ наносять у спеціально відведених для цього місцях.

Код форми документа (реквізит 5)

Код форми документа визначає належність конкретного документа до певного класу та підкласу уніфікованих форм документів (УФД) й разом з реквізитом 04 «Код організації» є однією з головних пошукових ознак.

Проставляється цей реквізит згідно з ДК010-98 «Державний класифікатор управлінської документації», який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД містить 15 класів, починаючи з організаційно-розпорядчої і закінчуючи словниково-довідниковою документацією, а саме:

1)      організаційно-розпорядча документація (код 02);

2)      первинно-облікова документація (код 03);

3)      банківська документація (код 04);

4)      фінансова документація (код 05);

5)      звітно-статистична документація (код 06);

6)      планова документація (код 07);

7)      ресурсна документація (код 08);

8)      торговельна документація (код 09);

9)      зовнішньоторговельна документація (код 10);

10)    цінова документація (код 13);

11)    документація з праці, соціальних питань і соц.. захисту населення (к15);

12)    документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13)    бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14)    документація з Пенсійного фонду (код 20);

15)    словниково-довідкова документація (код 21);

Необхідність фіксування коду форми документа організаціячи підприємство вирішують окремо для кожного виду документа.

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8)

Реквізити, що визначають автора службового документа, розміщуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена підпорядкованість. Спочатку зазначається назва вищої організації або засновника (міністерство, корпорація, відомство), нижче — повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,— назва структурного підрозділу організації.

Назва організації вищого рівня (реквізит 6) може зазначатися скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.

Довідкові дані про організацію (реквізит 9)

Реквізит містить поштову і телеграфну адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, Е-mail, адреса сайту, номер рахунка в банку, дані про ліцензії тощо.

Розміщується реквізит тільки на бланках для листів і слугує для інформації про відправника — одноосібного чи колективного створювача тексту документа.

Порядок та форма запису відомостей про поштову, телеграфну та електронну адреси організації мають відповідати поштовим «Правилам надання послуг поштового зв’язку»

Якщо організацію зареєстровано за однією адресою, а розташована вона за іншою, то у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації. В окремих випадках дозволяється зазначати на бланку дві адреси — фактичну та юридичну.

Друкують реквізит «Додаткові дані про організацію» розміром 9 пунктів шрифту нижче від реквізиту «Назва організації», або під реквізитом «Назва структурного підрозділу».

Назва виду документа (реквізит 10)

Визначається цей реквізит як назва сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, рішення, протокол тощо). Це один із обов'язкових реквізитів, що сприяє вивченню документа.

Назва виду документа (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про нього та його призначення, оскільки визначені управлінські рішення повинні оформлюватися відповідними уніфікованими формами документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

Друкують назву виду документа нижче від реквізиту «Назва організації».

Вищезазначені реквізити (1—10) можуть бути надруковані в межах відведеної формуляр-зразком площі одним із двох способів:

♦       центрованим (початок і кінець кожного рядка рівновіддалені від меж площі (поздовжнє розміщення реквізитів);

♦       прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі площі формуляра (кутове розміщення реквізитів).

На бланках спільних підприємств реквізити заголовка можуть друкуватися двома мовами, наприклад — українською і англійською. При цьому, реквізити заголовка, надруковані українською мовою, розміщуються зліва.

Частина друга Датування та індексування документів (реквізити 11-14)