Відмітка про надійдення документа до організації (реквізит 31)

Відмітка про надійнення (реєстрацію) документа проставля­ється на нижньому березі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи:

♦ скорочену назву організації одержувача документа (або її аб­ревіатуру),

♦ реєстраційний індекс документа,

♦ дату надходження документа.

Позначка про надходження робиться від руки чи за допомо­гою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа).

Наприклад:

ЄУФІМБ Вх.№ 285 від 15.08.2009

Дата реєстрації є початком відрахування терміна виконання отриманого документа. Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний день.

Відмітка про контроль (реквізит 20)

Ця відмітка означає, що документ взято контроль з метою за­безпечення його виконання у встановлений строк.

Резолюція (реквізит 18)

Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складається резолюція з таких елементів:

♦ прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку,

♦ зміст доручення,

♦ термін виконання,

♦ підпис керівника,

♦ дата написання.

Коли доручення дається одній посадовій особі, то можна це зробити так:

Малишевському С. Ю.

Прошу підготувати відповідь до

26 вересня 2009 року.

____________ Розшифрування підпису

(підпис)

09.19.2009

Коли доручення дається кільком посадовим особам, то голов­ним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні пер­шою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання до­ручення їй надається право скликати інших виконавців і коорди­нувати їхню роботу.

Наприклад:

Соколову А. В., Назаренко Г. М.,

Тимошенко 3. Д.

Прошу підготувати проект договору орен­ди приміщення до 03. 10. 2009

Розшифрування підпису

(підпис)

10.01.2009

На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюції типу «Про­шу зайти до мене» або «Прошу переговорити» не несуть нової ін­формації, тому вживати їх недоцільно.

Текст резолюції може формулюватися таким чином: «Підготу­вати відповідь до...», «Вжити заходів щодо...», «Розглянути і допо­вісти в десятиденний термін», «Негайно підготуйте відповідь», «Обговорити на засіданні» тощо.

Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і, відповідно, не треба його вказувати в резолюції.

Відмітка про виконання документа і направленняйого до справи (реквізит 29)

Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над докумен­том закінчена. Робиться ця відмітка від руки у лівому куті ниж­нього берега лицьового боку першого аркуша документа ліворуч.

Відмітка про наявність документа в електроній формі (реквізит30)

Реквізит містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація.

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28)

Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та но­мер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша до­кумента.

Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довід- ках, висновках, листах тощо. Наявність реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яс­нень щодо змісту документа, тож бажано, крім прізвища і номе­ра телефону, вказувати ім'я та по батькові виконавця. Ця сприя­тиме встановленню контакту. Наприклад:

Оніщенко Павло Тел. 555-03-15

Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників, наприклад:.

прим. 1 — за адресою; прим. 2 — у відділ кадрів; прим. З — в канцелярію.

Кількість примірників визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22)

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.

Знак № перед цифровим позначенням додатку не ставиться.

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32)

Цей реквізит ставлять у Міністерстві юстиції на нормативно- правові документи, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та ін­ших органів державної виконавчої влади»

Повністю оформлений запис має такий вигляд:

ЗАРЕЄСТРОВАНО у Міністерстві юстиції України «15» серпня 2008 року за № 01/22 Керівник реєструвального фонду

Розшифрування підпису

(підпис)

Виготовлення копій документів.