Складання організаційних документів

Організаційні документи — це документи, що закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління на три­валий час.

Організаційні документи слугують для організування, упоряд­кування та погодження будь-якої діяльності. Вони дають змогу створити узгоджену програму дій, об'єднати людей, підрозділи, установи для досягнення спільної мети, надаючи при цьому їх ді­яльності планомірний та узгоджений характер.

Таким чином, з розроблення організаційних документів роз­починається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська діяльність, що врегульовується за допомогою права.

До організаційних документів можна віднести: положення, статути, регламенти, інструкції, правила, розклади та певною мі­рою договори.

Зазначені документи розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різнома­нітних аспектів діяльності установи або її структурних підрозді­лів, а також чинного законодавства з цих питань.

Підготовка положень

Положення — це правовий акт, що встановлює основні прави­ла організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і під­приємств (філій). Це може бути також зведення правил, що регу­лює певні напрями діяльності.

Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного пи­тання.

Положення бувають типові й індивідуальні.

Типові положення розробляються і, зазвичай, затверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств,

Індивідуальні положення створюються на основі типових і зат­верджуються керівником установи.

Положення про установу затверджується розпорядчим доку­ментом вищої організації.

Найбільш численну групу становлять положення про прове­дення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст положен­ня, зазвичай, складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини.

7. Майно та кошти підприємства.

8. Виробнича та господарська діяльність.

9. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

10. Реорганізація та ліквідація.

У положенні вказуються основні та обігові кошти, порядок прид­бання майна, амортизаційні відрахунки та їх призначення, прибу­ток, відрахунки на премії робітникам та службовцям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використовування надлишків невикористаних обігових коштів.

Залежно від специфіки діяльності в положенні можуть також відображатися хід капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації,стан матеріально-технічного забезпечення, трудо­вий режим, порядок розподілу житла, страхування та інше.

Підписує положення керівник установи і затверджує вища за порядком підпорядкування організація.

Типовий формуляр положення містить такі реквізити:

♦ зображення Державного герба України;

♦ назву відомства, організації, структурного підрозділу;

♦ гриф затвердження;

♦ назву виду документа (положення);

♦ місце видання документа;

♦ реєстраційний номер документа;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ підпис;

♦ гриф погодження документа:

♦ візи документа.

Підготовка статутів

Статути — це юридичні акти, якими оформляється утворен­ня установ, організацій чи товариств, визначаються їх структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадяна­ми і правове становище у визначеній сфері державного управлін­ня або господарської діяльності.

Статут — це зведення правил, які регулюють:

а) основи організації та діяльність підприємств і установ пев­ної галузі господарства;

б) умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;

в) конкретну сферу діяльності установи й таке інше.

 Статут включає такі реквізити:

♦ гриф затвердження вищою організацією або органом управ­ління;

♦ найменування виду документа (статут);

♦ дату документа;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ відмітку про наявність додатків;

♦ гриф погодження;

♦ відмітку про державну реєстрацію.

Звичайно, текст статуту розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами). Текст статуту, зазвичай, складається з таких розділів:

1. Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, її функції, чинність статуту по об'єктах та суб'єктах і т. ін.

2. Головна діяльність, її зміст.

3. Планування та облік робіт.

4. Призначення допоміжних служб.

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

6. Специфічні особливості діяльності.

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань. 8; Порядок вирішення спорів, подання претензій та інше.

9. Звіт, звітність і контроль.

10. Зовнішньоекономічна діяльність.

11. Реорганізація та ліквідація.

Статути можуть бути типові та індивідуальні.

Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами держави, з'їзда­ми громадських організацій.

Індивідуальний статут укладається для певної установи чи ор­ганізації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується зазначена установа.

Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як для положення. Статут є основою для розробки положення.

Статути є основою діяльності господарських, громадських, кооперативних, приватних організацій, спортивних добровіль­них товариств тощо.

Статути господарських організацій мають свої особливості. В цих статутах визначаються порядок вступу в організацію, пра­ва та обов'язки її членів, органи управління, порядок виборів, оплати членських внесків та ін.

Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання під­приємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і ви­користання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, відповідальність працівників, органи самоврядування, права й обов'язки загальних зборів орендарів, права й обов'язки дирекції, права й обов'язки директора, відпо­відальність органів самоврядування і їхніх членів, прийняття ух­вал і передавання повноважень.

Статут малого підприємства визначає:

♦ засновників — юридичних осіб, громадян, із зазначенням, чи підприємство є заново створеним, чи виділеним зі складу дію­чого; завдання і функції підприємства; майно підприємства;

♦ управління підприємством;

♦ організацію і оплату праці;

♦ звіт, звітність і контроль;

♦ зовнішньоекономічну діяльність:

♦ порядок реорганізації і припинення діяльності підприємства.

Статут колективного підприємства, статут товариства з обме­женою відповідальністю, статут акціонерного товариства склада­ються за тією самою схемою, що й попередні.

Гриф « ПОГОДЖЕНО» пишуть у лівому куті документа вели­кими літерами; великими літерами у правому куті пишуть і слова « СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО».

Рубрикація для статуту обов'язкова; нумерують не лише розді­ли, а й пункти в межах кожного розділу. Для текстів ділових доку­ментів властиві стандартні початки і закінчення.

Після затвердження вищою організацією статути підлягають обов'язковій реєстрації в державних органах (для товариств з об­меженою відповідальністю, приватних та малих підприємств та­ким органом є районна державна адміністрація за місцем вказа­ної юридичної адреси, яка видає підприємству свідоцтво про ре­єстрацію). Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Підготовка регламенту

Регламент — це нормативно-правовий акт, що регулює внут­рішню організацію й порядок діяльності визначеного державно­го органу та його підрозділів.

Складання інструкцій

Інструкція — це зведення правил, детальні настанови, припи­си керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання.

Інструкція — підзаконний правовий акт, що видається з ме­тою роз'яснення і визначення порядку застосування законодав­чого акта, наказа міністра чи керівника іншого державного орга­ну. В широкому розумінні цього слова, це може бути вказівка тех­нічного порядку (правила користування механізмом чи спосіб виконання якої-небудь технічної роботи тощо).

Інструкція є документом, у якому викладено правила, що ре­гулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансо­ві та інші спеціальні аспекти діяльності і стосунків установ, служ­бових осіб, наприклад:

«Інструкція про порядок розробки...», «Інструкція про впровадження...».

Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих інструкцій належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства). Відомчі інструкції бувають:

♦ посадові;

♦ з техніки безпеки;

♦ з експлуатації обладнання та ін.

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно дво­ма або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обо­в'язкові для установ, організацій і підприємств цих систем щодо застосуваня спільних постанов, рішень, розпоряджень і наказів.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати ви­дання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додат­ком до розпорядчого документа.

При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньо­му встановлюється термін уведення інструкції, зазначаються від­повідальні виконавці, а також способи та порядок виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пун­ктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як порушен­ня дисципліни).

Інструкція має такий формуляр:

♦ назву організації автора документа,

♦ назву виду документа (інструкція);

♦ гриф затвердження документа;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ дату документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ місце видання документа;

♦ короткий зміст (заголовок до тексту документа);

♦ текст документа;

♦ посаду та прізвище особи, відповідальної за її складання;

♦ підпис;

♦ візи документа.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено».Текст інструкції має бути стислим, точним, зрозумілим, ос­кільки він призначений для постійного користування. Його по­дають у логічній послідовності, групують за розділами, яким іно­ді дають підзаголовки, поділяють на параграфи (позначаються арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися нас­крізною нумерацією.

Розділи великих за змістом інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими.

Окрему групу інструкцій становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, у якому визначено основні завдання, обов'язки, права і відпові­дальність працівника при виконанні ним роботи на певній поса­ді. Це документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови його ефективної праці.

Посадова інструкція може бути оформлена на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу. Складається посадова інструкція з таких розділів:

♦ загальні положення,

♦ функції,

♦ обов'язки,

♦ права,

♦ взаємовідносини (зв'язки за формою);

♦ відповідальність працівника;

♦ оцінка працівника.

У загальній частині тексту інструкції зазначають:

♦ основні посадові обов'язки працівника;

♦ порядок займання посади;

♦ кваліфікаційні вимоги;

♦ кому підпорядковується і що повинен знати;

♦ основні документи, якими треба керуватися.

У розділі «Функції» вказують предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцію затверджує керівник організації. На ній робиться помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

У разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін уведення інструкції, необхідні заходи та виконавці. Більш детальніше про особливості створення інструкції можна знайти в другій частині підручника.

Складання розкладу

Розклад — це об'ява про час, місце і послідовність виконання чого-небудь. Складається розклад, наприклад, для врегулювання питань проведення занять і містить найменування дій та термінів їх виконання.

Підготовка правил

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо.

За формою і змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх скла­довою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних до­кументів входять до інструкції з діловодства).

Реквізити правил:

1) назва організації;

2) реєстраційний індекс документа; 3)дата документа;

4) місце видання документа;

5) гриф затвердження документа;

6) назва документа (правила);

7) заголовок до тексту документа (короткий зміст правил);

8) текст документа (може поділятися на пункти);

9) гриф погодження документа:

10) візи документа.

Виконання правил обов'язкове для кожного, кого вони стосу­ються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, зат­верджені Постановою Кабінету Міністрів України Правила до­рожнього руху згідно із Законом України «Про дорожній рух» встановлюють єдиний порядок дорожнього руху на всій території країни.

Інші нормативні акти, що стосуються особливостей дорож­нього руху, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил.

Аналогічно правила внутрішнього розпорядку установи мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, доскона­лу організацію праці та відпочинку, повне й раціональне вико­ристання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма співробітниками установи.

Подібні до правил рекомендації, пам'ятки, регламенти, мето­дичні вказівки.

Укладання договорів

Договір — це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення визначених відносин і ре­гулює ці відносини; має відповідати закону і за змістом, і за фор­мою. Вважають укладеним договір тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і оформили необхідну документацію.

Необхідно відмітити також, що договір не є в чистому вигляді організаційним документом. Зазвичай, договір містить взаємні права та обов'язки сторін в економічних, політичних та інших правовідносинах, що й дає змогу віднести договір до організацій­ної документації.

Договір може укладатися між державними, кооперативними або громадськими організаціями, підприємствами чи установа­ми, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та громадянин, то договір називають трудовою угодою. Складаються договори у декількох примірни­ках і засвідчуються печатками установ чи організацій, сторін до­говору.