Нормативна база діловодства

Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватися відпо­відно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективнос­ті здійснення документаційного забезпечення управлінської діяль­ності. Нормативну базу можна умовно розділити на кілька груп.

Першу групу правових актів нормативної бази становлять зако­ни, які призначені регламентувати загальні засади політики дер­жави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.

На час виходу посібника очікуваного Закону «Про діловодство (справочинство)» згідно з Концепцією його проекту, схваленою роз­порядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року).

У проекті вищезгаданого закону (остання редакція від 10 бе­резня 2007 року) передбачалося впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації і роботи зі службови­ми документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фото­плівці, електронних та інших носіях. Планувалося встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенню службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалеж­но від форми власності та організаційно-правових форм, врегу­лювання мовних питань у справочинстві.

Відсутність законодавчого урегулювання в державі цих питань продовжує призводити до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові діло­водства, умисного псування, знищення, підроблення, прихован­ня і незаконної передачі службових документів.

Певне відношення до питань ведення поточного діловодства має Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року №381 [7] з унесеними змінами і доповненнями згідно із Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13 грудня 2001 року №2888-11 та За­коном від 22 грудня 2006 року №534-У, в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної ді­яльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів побудові справочинства та роботи з докумен­тами, що відносяться до Національного архівного фонду та спе­ціалізованих архівних установ.

Питання створення і роботи з кадровими документами частково розглянуті в Кодексі законів про працю України [4], фінансово-господарськими — в Господарському кодексі [2], правовими — в Цивільному кодексі [3], бухгалтерськими — в законах України про бухгалтерський облік тощо.

Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України «Про звернен­ня громадян» від 2 жовтня 1996 року №393/96 -ВР[12].

Порядок роботи з конфіденційними документами, що станов­лять державну таємницю, розглянуто в Законі України «Про дер­жавну таємницю» від 2 жовтня 1996 року №393/96 — ВР [10].

Особливості роботи з електронними документами розкрива­ються в Законах України «Про електронні документи та електрон­ний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та ін [20, 21]. Зазначені нормативні документи та перспективні розроб­ки зафіксовані у відповідних державних програмах впровадження електронних документів, електронного документообігу, електрон­ного цифрового підпису, стимул іона пня підприємств, установ і ор­ганізацій, які впроваджують електронний документообіг».

Другу групу правових актів нормативної бам становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед: «При мірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої вла­ди», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 [29]. Вона регламентує порядок роботи із документами з моменту їх створення або надход­ження до відправлення або передачі в архів установи. Поло­ження цієї інструкції поширюються на всю службову доку­ментацію, що не має таємного характеру. Застосовуючи на­ведену інструкцію, необхідно враховувати, що, зазвичай, вона діє для центральних органів виконавчої влади. Іншим суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної постанови КМУ власну інструкцію з діловодства і ввести її в дію наказом по своїй установі. «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв ін­формації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року №1893[36]. Зазначену постанову не­обхідно брати за основу у випадку, якщо в установі наявна інформація, що становить власність держави й корисна при розробці в організації внутрішньої системи захисту інфор­мації з обмеженим доступом.

«Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в орга­нах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднан­нях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях (незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів Укра­їни від 14 квітня 1997 р. № 348 [28]. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнями громадян на­віть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства. Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем докумен­тації, що також відносяться до цієї групи. Це насамперед держав­ні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудови формулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певними схемами класифікації документної інформації тощо.

Застосування стандартів веде до одноманітності створення до­кументів і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести діючі стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів бере­гів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сто­рінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т.і.

Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), мож­на знайти в Державному класифікаторі управлінської документа­ції ДК 010-98 [72].

Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у ви­пущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [69]. У цьому докумен­ті визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документі в (УФД) у скла­ді Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з пи­тань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уні­фікована система документації. Уніфікована система організа­ційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання до­кументів» [71].

Колективом УНДІАСД підготовлені відповідні «Настанови щодо застосування ДСТУ 4163-2003, які конкретизують та пояс­нюють його вимоги. Оскільки зазначений стандарт містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-роз­порядчих документів (ОРД), то безперечно, як зазначив професор С. Г. Кулешов, потрібно переробити «Примірну інструкцію...» і внести до неї відповідні зміни [111].

Завершено роботу з удосконалення ДСТУ 2732—94. В новій редакції це— ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Тер­міни та визначення понять» [76], який за наказом Держкомстандарту набрав силу в червні 2005 р.

Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується ви­пустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої доку­ментації.

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства кон­кретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місце­вого самоврядування, які розроблені на основі вищезазначеної «Примірної інструкції...» та «Інструкції з діловодства за звернення­ми громадян...». Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства [28, 29].

Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства» [58], впроваджено також «інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції» [52, 53].

Закон України «Про судоустрій та статус суддів» регламентує ведення діло­водства в судах [22], накази Держкомархіву регламентують пи­тання роботи з документами в органах державної влади та місце­вого самоврядування, інших установах, організаціях і на підпри­ємствах [51, 52].

Постановою Правління Національного банку України від 12 ве­ресня 2006 року №357 [56], затверджене Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Націо­нальному банку України і банках України. Затвердженим Положен­ням визначені загальні правила формування, обліку, використання та знищення електронних архівів (документів), створених у цен­тральному апараті, структурних підрозділах, територіальних уп­равліннях, навчальних закладах НБУ та банках України, їх філі­ях, представництвах і відділеннях.

Питання для самоконтролю:

· Яке значення діловодства в суспільстві?

· Що таке діловодство?

· Що таке документування та який процес документування?

· З чого складається документаційна система?

· Які є принципи організації діловодних процесів?

· Нормативна база діловодства. З чого вона складається?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №2Класифікація, уніфікація та стандартизація управлінських документів.

1. Документ: основні поняття;

2. Класифікація службових документів;

3. Уніфікація, стандартизація та трафаретизація службових документів;

4. Розпізнавання істинних і підроблених документів.

Документ: основні поняття.

В основі терміна «документ» лежить латинське слово «dосео», що означає «пояснювати, викладати справу». У значенні письмового свідчення термін «документ» уживався від середньовіччя й до XIX століття, а згодом із латин­ської мови його було запозичене в усі європейські мови. В сучас­ній літературній мові можна зустріти більш трьохсот значень сло­ва «документ».

Основоположник узагальнюючої науки про документ бельгій­ський учений Поль Отле (1885-1945) документом вважав «мате­ріалізовану пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини» [129].

У посібниках можна зустріти окремі визначення терміна «до­кумент», уведені в науку П.Отле та А. Лафонтеном:

♦ будь-яке джерело інформації, передавання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксо­ваній формі або є провідником (передавачем) інформації в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації (служ­бові та особисті документи, креслення, малюнки, фотогра­фії), так і аудіо- та телепередачі);

♦ матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані лю­диною з метою створення колекцій (входять як штучні пред­мети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеях);

♦ матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фікса­ції, зберігання і відтворення інформації з метою її передавання в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («написані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, образотвор­чі, фонозаписи, фільми тощо).

Поява слова «документ» в українській мові пов'язана з царю­ванням російського самодержця Петра І (наприкінці XVII — на початку XVIII ст), котрий надавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтвер­джували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юри­дичну силу.

Значний вклад у розвиток поняття «документ» у першій полови­ні XIX століття внесли Г.Г. Воробйов, Р.С. Гіляревський, О.П. Кор-шунов, Ю.М. Столяров та багато інших вітчизняних і закордонних учених, завдяки роботам яких документ став розглядатися як одне із найважливіших джерел інформації.

Як позначення об'єкта архівної справи, замість терміну «доку­ментальні матеріали», поняття «документ» з'явилося порівняно недавно, в 50-х роках минулого століття. В 1959 році відомий архівознавець, автор теорії документознавства, проф. К. Г. Мітяєв [122] позначав документом усе, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об'єктивної діяльності і є ві­дображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомо­гою письма, зображення чи звукозапису.

Документ як явище матеріальної дійсності архівознавці визначали як джерело інформації, навіть, історичне джерело, іс­торична пам'ятка. Друге визначення поняття «документ» — будь-який створений людиною матеріального об'єкта, в якому урече­вилася людська думка. Третє визначення стосувалось документа як матеріального об'єкта, спеціально створеного людиною для передавання інформації будь-яким можливим способом.

У 70-тих роках минулого століття у термінологічному словни­ку «Архівістика» з'явилася більш виважена дефініція документа: «запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого — збереження і передавання інформації в просторі і часі». Ця дефіні­ція, безумовно, стала загальною для таких споріднених галузей діяльності, як архівна і бібліотечна справа, бібліографія, науково-інформаційна діяльність тощо.

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержан­ня, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фікса­ції її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві» [6].

За національним стандартом України «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) доку­мент — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [76 ].

За національним стандартом України «Інформація та доку­ментація. Керування документацією: ДСТУ 4423:2005 — доку­мент — це зафіксована інформація або об'єкт, який може тракту­ватися як окрема одиниця [73].

У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як: офіційний, службовий, управлінський, електронний та архівний документ. Розглянемо їх більш детально.

Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазнача­ється, як—інформація на матеріальному носієві, оформлена і зас­відчена у встановленому порядку При цьому офіційність чи нео­фіційність документа визначається залежно від статусу джерела інформації.

Офіційними документами вважаються насамперед урядові до­кументи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, сте­нограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статисти­ки, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нота­ріату тощо. Основними атрибутами офіційного документа вважаються підпис посадової особи та/або його реєстрація в установ­леному порядку.

До неофіційних документів відносяться особисті матеріали, виконані на основі власних спостережень.

В цій самій енциклопедії дається також визначення поняття офі­ційна документована інформація, як така, що створюється в проце­сі поточної діяльності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.

Чинне законодавство встановлює й способи доведення офі­ційної інформації до відома зацікавлених осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформацій­ними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні засоби; безпосереднє доведення до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами); на­дання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо.

Законодавче врегулювання цього питання здійснюється відпо­відно до законів «Про інформацію, «Про звернення громадян», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової ін­формації» [6, 12, 13].

В Україні у законодавчому порядку забезпечене право грома­дян, юридичних чи неюридичних осіб, об'єднань громадян та державних органів на отримання, ознайомлення з офіційними документами шляхом звернення до органів державної влади, по­дання інформаційного запиту на отримання чи ознайомлення з офіційними документами, подання запиту щодо надання пись­мової або усної інформації. Термін розгляду документів держав­ними органами у всіх трьох випадках (звернення громадян, ін­формаційного запиту чи запиту на отримання інформації) не по­винен перевищувати 10 календарних днів із дня реєстрації.

Службовими документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюють­ся управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сфе­рах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інфор­мація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагльнення, а також ма­теріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль в спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий до­кумент. Залежно від призначення документа, вміння відправни­ка вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановле­них вимог, знання правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків.

Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працю­вати: зареєстувати (для того, щоб у разі потреби отримати довід­ку), передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони да­ють змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Управлінський документ — це службовий документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своє­рідний «матеріал», «сировина для обробки» перед прийняттям кеівником рішення.

Ця «сировина» повинна бути доброякісною: швидко й про­дуктивно надавати релевантну інформацію. Зазначене стосується передусім цифрової (планової, фінансової та облікової) докумен­тації, сучасна обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де перева­жає словесний текст.

Частина управлінських документів — планування, звітність, ділове листування — призначені для безпосередньої управлін­ської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконува­ти свої функції, для яких був створений, але зберігається або під­лягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника як об'єкт рухомого майна [82].

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповід­ною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню, відноситься до Національного архівного фонду, що є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і мате­ріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням нації.

Формується Національний архівний фонд з архівних докумен­тів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їхніх об'єднань.

Серед документів Національного архівного фонду особлива увага приділяється унікальним документам, що становлять винят­кову культурну цінність, оскільки мають важливе значення для формування національної свідомості українського народу і визна­чають його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Умови для зберігання, примноження та використання Націо­нального архівного фонду гарантуються державою, яка повинна сприяти досягненню світового рівня в розвитку архівної справи та веденні діловодства.

Постановою Кабінету Міністрів України від 1 люэто 2006 року № 92 затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010 роки [50], де передбачено цілий ряд заходів із вирішен­ня назрілих проблем в архівній справі й діловодстві, в тому числі уніфікації законодавства щодо роботи з документами й запровад­ження сучасних інформаційних технологій.

Електронний документ (electronicrecord) — документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної сис­теми.

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» [20] зазначено, що електронний документ (ЕД) — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Юридична си­ла електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник докумен­та з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним циф­ровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження щодо концепції ЕД, його відмінностей та особли­востей порівняно з традиційним документом на паперовому носії.