Внутримашинное информационное обеспечение

Организация информационных процессов в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании ЭИС. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. От состава и организации информационной базы зависит эффективность работы с ней, возможность решения функциональных задач, особенности построения прикладных программ.

При выборе рационального варианта организации информационной базы, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, проектировщики сталкиваются с противоречивостью отдельных требований к организации файлов. К ним относятся, например, следующие:

-полнота представления данных – данные информационной базы должны достаточно полно отражать функционирование объекта управления, обеспечивая решение задач управления;

-минимальность состава данных информационной базы;

-минимизация времени выборки данных при решении задач управления;

-независимость структуры файлов от программных средств их организации;

-динамичность структуры информационной базы, под которой понимается возможность ее наращивания и обновления без реорганизации структуры файлов.

Основные подходы к построению информационной базы:

-проектирование файлов как отражение содержания отдельного документа;

-проектирование файлов для отдельных задач;

-проектирование файлов для комплексов решаемых задач или отдельных подсистем ЭИС;

-проектирование базы данных в целом.

Реализация внутримашинного информационного обеспечения (внутримашинной информационной базы) предполагает:

-организацию и ведение массивов информации;

-организацию и ведение баз данных на машинных носителях.

Фактически это - внемашинное информационное обеспечение, перенесенное в память компьютера, поэтому содержательно элементы этих двух видов обеспечения соответствуют друг другу.  

Внутримашинное информационное обеспечение  может быть организовано в форме:

- файлов,

-базы данных,

-хранилищ данных,

-баз знаний.

 Возможны два способа его организации :

1. Оно может быть представлено совокупностью локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ. Этим достигается более быстрое время обработки данных и в этом – основное достоинство метода. Однако здесь не исключено дублирование данных и, как следствие, несогласованность данных в разных приложениях и негибкость доступа к информации. В результате достоинства метода нивелируются.

2. Оно может быть представлено в виде автоматизированной базы данных, основанной на использовании. СУБД.

Все файлы экономической информационной системы можно классифицировать: 

-по этапам обработки - входные, базовые, результативные;

-по типу носителя – файлы на промежуточных носителях (гибких магнитных дисках) и на основных носителях (жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках);

-по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способами доступа);

-по способу логической организации (реляционные, табличные, файлы с иерархической структурой записи);

По составу информации (кроме вышеназванного подразделения на файлы оперативной и условно – постоянной информации) файлы делятся на :

-файлы общесистемной информации (справочник по работающим, таблица календарного фонда времени, тарифно- квалификационный справочник);

-файлы, содержащие информационную базу аналитического учета;

- файлы, содержащие информационную базу сводного учета;

-файлы информации, переходящей с предыдущих отчетных периодов

Тема  2. Программное обеспечение систем бухгалтерского учета

Особенности, принципы построения и способы внедрения  систем автоматизации бухгалтерского учета

-программные средства позволяют автоматизировать все участки бухгалтерского учета, могут использоваться на любых предприятиях, что характеризует их универсальность;

-программы предназначены для работах в различных операционных средах. В зависимости от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под DOS, Windows 95, Windows 98, Windows NT, OS/2;

-пользователям предлагается стандартная настройка программ, включающая: настройку плана счетов бухгалтерского учета, справочников аналитического учета, первичных документов и стандартных форм отчетности;

-учет в программах основан на регистрации бухгалтерских проводок, отражающих совершаемые хозяйственные операции;

-программы обеспечивают ведение синтетического и аналитического учета (в количественном и суммовом выражении);

-для организации аналитического учета предусмотрено использование любого количества справочников объектов аналитического учета;

-для работы с первичными документами предусмотрен большой набор стандартных первичных документов;

-имеется набор готовых к использованию стандартных форм бухгалтерской отчетности;

-программы располагают сервисными возможностями адаптации к изменяющемуся законодательству, структуре производства и другим изменениям..

Принципы построения систем автоматизации бухгалтерского учета:

-большая часть программ охватывает все участки учетной работы;

-в каждом из модулей собраны все функции по соответствующему участку учета. В результате каждый АРМ обеспечивает выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в другой АРМ. Во всех программах существует АРМ Главного бухгалтера;

-АРМ группируются по выполняемым действиям (формирование первичных документов, независимо от участка работы, формирование проводок, формирование отчетов);

-в программах реализован принцип привязки к журналу хозяйственных операций( программы фирмы «1:С», «Турбо – Бухгалтер»);

-имеются системы с гибким механизмом построения (система «Интегратор», содержащая средства создания новых АРМ).

В условиях автоматизированной обработки бухгалтер должен уметь:

-пользоваться справочниками оперативной информации, что облегчает заполнение документов;

-вносить изменения в предлагаемый системой типовой план счетов бухгалтерского учета с выделением аналитических счетов и субсчетов;

- формировать и вводить в систему новые, отсутствующие формы бухгалтерских документов;

-осуществлять кодирование позиций номенклатуры и др.

Способы внедрения АСБУ

Создание на предприятии автоматизированной системы бухгалтерского учета оказывает разной степени влияние на организационную структуру предприятия и бухгалтерии.