Кодирование в бухгалтерских программах

Кодирование организаций

В программах фирмы «1-С:» кодирование организаций производится на первом уровне субконто, код является одним из его параметров, и состоит из 5 условных символов. (табл. 4.5 )

Таблица 4.5

Структура кода организаций

Кодирование товаров

Кодирование товаров производится на третьем уровне субконто (первый уровень - название номенклатуры, второй - размерный ряд, третий уровень – партия поставки) и состоит из 25 условных символов. Код позволяет отследить факт и проверить правильность поступления товара,  быстро разобраться в поставках и ценах, поскольку цены на одну и ту же номенклатуру, в зависимости от сезона, условий рынка и поставщика могут быть разными (таб. 4.6)

Таблица 4.6

Структура кода товаров

Вид документа, сформировавшего проводки	Номер документа	Код поставщика	Дата составления документа	Происхожде- ние товара	Раздел продукции в прайсе предприятия
Число знаков –два буквенных символа	Число знаков – четыре числовых символа	Число знаков – пять числовых символов	Число знаков – шесть числовых символов	Число знаков -три буквенных символа:	Число знаков –два числовых символа
«АИ» - Акт инвентаризации, «АН» - Акт недостачи, «ПН»- Приходная накладная				«РОС», Россия, «ИМП»- импорт
Пример кодировки товара– «ПН00328 от 00602/00129РОС05»

Оперативные документы. Виды, классификация

Документы это – основа  бухгалтерского учета, обеспечивающая сплошное, непрерывное отражение всех хозяйственных операций, проводимых организацией. Документы имеют правовое значение  (используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами) и контрольное значение (позволяют исключить случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок и анализа работы предприятия).

Особенности российской технологии работы с документами:

-на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности – канцелярии, экспедиции и другие;

-функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами;

-для отслеживания потоков документов ведутся регистрационные журналы и карточки (журналрегистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных фондов, нормативных документов и др.);

-движение документальных потоков производится преимущественно по вертикали – от руководителя к исполнителям и от исполнителей – к руководителю;

-бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются для исполнения в бухгалтерию;

-поступившие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций.

Особенности  западной технологии работы с документами:

-отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия;

-движение документальных потоков происходит преимущественно по горизонтали, документы регистрируются их непосредственными исполнителями и система изначально ориентирована на высокую исполнительскую дисциплину работников;

-имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей.

По своему функциональному назначению используемы документы подразделяются на организационные, распорядительные, оправдательные  (исполнительные), документы бухгалтерского исполнения и коммерческие. 

Виды документов

С точки зрения требований к автоматизированной обработке управленческие документы делят на три группы:

-входные оперативные ( в них фиксируются факты производственно – финансово – хозяйственного характера);

-нормативно-справочные (условно-постоянные) документы – это наиболее объемная часть документов, содержащих  материальные и трудовые нормы на изготовление продукции;

-результирующие документы – это ведомости, отчеты, таблицы, содержащие результаты решения задачи (в них содержится информация предварительно сгруппированная и обработанная.

Требования к документам бухгалтерского оформления:

- содержание и формы документов должны учитывать специфику предприятий, для которых они разрабатываются, информация на бланке документа должна располагаться в соответствии с правилами, определенными стандартом;

-число используемых документов должно быть минимальным, введение в систему нового документа - обоснованным;

-документы должны обеспечивать отражение фактов хозяйственной деятельности, исходя не только и их правовой формы, но и из их экономического содержания;

-должно обеспечиваться тождество данных синтетического и аналитического учета, отсутствовать дублирование документов в различных службах предприятия

Оперативные бухгалтерские документы