Разработка новых форм документов

Новые формы первичных документов приходится разрабатывать, если нет возможности применить унифицированные формы, при этом можно использовать традиционный, ручной способ их заполнения до ввода в компьютер, либо делать это непосредственно на ПЭВМ. В любом случае первоначально  необходимо спроектировать документ, то есть определить круг  включаемых в него реквизитов, необходимых  для целей управления и определяющих  правовую сторону хозяйственных операций. Если документ выписывается вручную, то следует определить удобное расположение его реквизитов на бланке.

Проектирование форм первичных документов включает этапы:

-определение круга реквизитов, подлежащих включению в документ;

-выбор формы размещения реквизитов на бланке документа;

-редактирование текста документа, уточнение наименования его строк и граф, эстетики формы документа;

-определение размера бланка документа и вычерчивание его формы для передачи в типографию.

Выявленные на первом этапе реквизиты размещаются в трех частях бланка документа, объединяющих шесть информационных зон.

Общая (заголовочная) часть документа включает зоны 1-4., где проставляются: наименование организации или подразделения, код формы документа, наименование документа и его номер.

Пятая зона– это содержательная часть документа, где концентрируется информация о совершаемых хозяйственных операций и их измерителях. Содержание операции отражает ее суть и определяет -  кто, что, откуда получил или кому, за что и сколько заплатил.

Шестая зона – оформительская часть документа, где  находятся подписи лиц, ответственных за факт совершения хозяйственных операций. Расшифровка подписей должностных лиц позволяет точно определить,  кто именно подписал документ.

Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обведены на бланке документа утолщенными линиями.

Пример формы документа –«Требование», разработанного в соответствии с указанными требованиями, приведен ниже.

НЭВЗ                                                                             1Т

Требование №

“____”____________199__г.

Отпустил__________          Получил__________                Разрешил____________

Выходные документы

Документы внутренней отчетности содержат информацию, полученную в результате ее обработки на ЭВМ и представленную в разного рода таблицах и сводках, имеющих законченную форму и на требующих дальнейшей доработки. Это может быть так же информация, выведенная на машинный носитель или дисплей и полученная в регламентном, либо запросном режимах.

В табл. 4.11 приведены виды выходных документов, разрабатываемых по отдельным участкам бухгалтерского учета.

Таблица 4.11