Лабораторна робота №3. Формування схеми комунікацій підприємства та оцінювання рівня ефективності системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД

Методичні вказівки

Основним призначенням системи комунікацій підприємства є забезпечення необхідного і достатнього інформаційного обміну між структурними елементами організації. При цьому повинна забезпечуватись достатня швидкість обміну інформацією, мінімальні втрати та спотворення повідомлень і необхідний рівень захисту конфіденційних даних. Система комунікацій повинна бути забезпечена вхідними ресурсами, технологіями та взаємодіями між внутрішніми елементами. Хоча ці елементи є варіативними і компонуються по-різному, доцільно виділити основні з них Кожен з елементів системи комунікацій володіє своїми унікальними характеристиками, які можна оцінити за допомогою спеціальних та інтегральних показників (табл. 3.1).

Якісна система комунікацій повинна спиратися на збалансовані групи елементів, які утворюють соціальну, технічну, інформаційну та управлінську складові. Однак на практиці часто одна з названих складових не відповідає встановленим критеріям. Якщо слабка технічна база, то управління комунікаціями сповільнюється. Таке зустрічається на підприємствах, які недавно працюють на ринку і втримують конкурентоспроможність за рахунок ентузіазму колективу та відносно невеликих потреб у вхідній інформації.

Таблиця 3.1

Елементи системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД та їх характеристики

СОЦІАЛЬНА СКЛАДОВА		ТЕХНІЧНА СКЛАДОВА
Елементи	Характеристики	Елементи	Характеристики
Кваліфікація персоналу (загальна професійна)	Освіта, стаж (досвід) роботи, результати атестації, самоосвіта, підвищення кваліфікації	Апаратне забезпечення	Кількість та моделі комп’ютерів, знос, ступінь завантаження, фондовіддача
Кваліфікація персоналу (щодо інформаційних технологій)	Знання ПК, мов програмування, пакетів прикладних програм, операційних систем	Програмне забезпечення	Кількість, види, вартість, прогресивність, віддача, безпека
Психологічні особливості	Адаптивність, готовність до змін, лояльність, сприйняття корпоративних цінностей, комунікабельність, відкритість, емоційність, відповідальність	Канали зв’язку	Види, завантаженість, пропускна здатність, швидкодія, збої, шуми, захист
Соціальні взаємодії	Конфліктність, виконавчість, зворотний зв’язок, згуртованість	Мережі	Види, ступінь захисту, достатність
ІНФОРМАЦІЙНА СКЛАДОВА		УПРАВЛІНСЬКА СКЛАДОВА
Елементи	Характеристики	Елементи	Характеристики
Інформаційне забезпечення внутрішнє	Швидкість доступу, ступінь використання, спосіб доступу до баз даних, актуалізація	Функції менеджменту	Чіткість планування, відповідність системи стимулювання потребам комунікацій, якість контролю, реакції на збої в системі (регулювання)
Інформаційне забезпечення зовнішнє	Швидкість і вартість доступу, достатність інформації	Методи	Рівномірність розподілу завдань, реакція на ін­формаційні переванта­ження, жорсткість ієрарххії, ступінь доступу до інформації

Для того, щоб вчасно усувати дисбаланси в системі комунікацій підприємства, повинна бути створена система діагностування та комплекс заходів з вдосконалення процесів обміну інформацією. Базою для діагностування та управління комунікаціями слугуватиме система показників та нормативів, розробка і вдосконалення яких здійснюється на всіх рівнях управління для кожного з названих елементів чи їх груп.

Управлінська, технічна та інформаційна складові системи комунікацій утворюють інформаційну систему підприємства. Поняття системи комунікацій є ширшим від поняття інформаційної системи, оскільки включає соціальну складову, яка суттєво впливає на ефективність обміну інформацією як всередині підприємства, так і з зовнішнім середовищем. Система комунікацій – це сукупність взаємопов’язаних елементів, які забезпечують обмін інформацією всередині підприємства та з зовнішнім середовищем і утворюють технічну, інформаційну, соціальну та управлінську підсистеми (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Система комунікацій підприємства в умовах ЗЕД

Слід визнати, що для потреб інформаційного обміну внутрішнього і зовнішнього характеру необхідні різні характеристики елементів системи комунікацій підприємства. Крім того, зовнішні інформаційні потоки, хоча і є двонаправленими, але їх інтенсивність неоднакова. Так, якщо технічна підсистема отримує з зовнішнього середовища інформацію про існуюче ПЗ, новинки в галузі ІТ та апаратного забезпечення, то назовні майже ніяка інформація про стан технічного забезпечення системи комунікацій підприємства не потрапляє. Винятком є зворотній зв’язок з сервісними організаціями, дилерами та розробниками прикладного ПЗ тощо.

Щось подібне відбувається у соціальній підсистемі. З зовнішнього середовища персонал отримує інформацію про ринок праці, трудове законодавство, прогресивні системи стимулювання, можливості підвищення кваліфікації. Зворотній потік є набагато вужчий. Більше того, часто дуже небажано, щоб персонал підприємства видавав назовні будь-яку інформацію, що стосується його внутрішніх бізнес-процесів чи технологій управління.

Зовсім інакше співвідношення вхідної і вихідної інформації в управлінській та інформаційній підсистемах. На вхід інформаційної підсистеми надходять дані про ринки, споживачів, постачальників, законодавчі акти, розпорядження державних органів влади тощо. Назовні йде інформація щодо обсягів і термінів поставок, якості і техніко-економічні характеристики товарів, ціни тощо. Щось подібне відбувається і з управлінською підсистемою, яка видає назовні інформацію про політику і стратегію підприємства загалом, формує рекламні повідомлення, повідомляє про себе державним органам влади і суспільству. Натомість ззовні в управляючу підсистему надходять дані про ставлення соціуму та влади до діяльності підприємства, місце у галузі та конкурентній боротьбі, тенденції розвитку економічної системи тощо.

Побудова системи комунікацій підприємства повинна відбуватися паралельно по всіх підсистемах, хоча в певні моменти часу уникнути відчутного дисбалансу не вдасться. Із розширенням виробництва та розвитком організації неминуче доведеться покращувати технічну інфраструктуру, розширювати та оптимізувати інформаційне забезпечення, підвищувати кваліфікацію персоналу та впроваджувати сучасні методи управління. Є лише одне застереження: не допустити, щоб система комунікацій стала надмірною і почала розширюватися для обслуговування самої себе.

Завдання

Виходячи з результатів виконання попередніх завдань (побудова ОСУ (див. рис. 1.1) та SADT-діаграм (див. рис. 2.2) слід побудувати схему комунікацій підприємства, на якій слід показати основні вхідні та вихідні інформаційні потоки. Приклад схеми комунікацій наведено на рис. 3.2, однак враховуючи відносну складність комунікацій підприємств в умовах ЗЕД, на цьому рисунку доцільно зображати лише основні зв’язки, а їх опис звести у формі таблиці 3.2.

Рис. 3.2. Фрагмент схеми комунікацій підприємства в умовах ЗЕД

Таблиця 3.2

Опис вхідних та вихідних інформаційних потоків підприємства в умовах ЗЕД

Контрольні запитання

1. Що таке система комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

2. Які основні властивості системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

3. Які є елементи системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

4. Які характеристики визначають соціальну складову системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

5. Які характеристики визначають управлінську складову системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

6. Які характеристики визначають технічну складову системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

7. Які характеристики визначають інформаційну складову системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

8. Чим відрізняються між собою інформаційна система та система комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

9. Що таке інформаційні потоки? Які вони бувають?

10. Яке співвідношення вхідних та вихідних інформаційних потоків у різних підсистемах системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

11. Яка послідовність побудови системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?

12. Які основні напрямки модернізації системи комунікацій підприємства в умовах ЗЕД?