Принцип специализации юридического отдела на предприятии

Принцип специализации нашел отражение в п. II Типового положения о юридической службе федерального органа исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2002г. №207[46], который предусматривает, что возложение на юридическую службу функций, не относящихся к правовой работе, не допускается.

На данное требование неоднократно обращали внимание исследователи юридической службы. Они отмечали, что очень часто юридические службы недостаточно занимаются вопросами соблюдения законности в деятельности организации и ограничиваются выполнением лишь случайных текущих поручений, не задумываясь над анализом и планированием своей работы, как и над вопросами надлежащей организации правовой работы на фирме или в отрасли (подотрасли) хозяйства. Вследствие такого подхода в значительной степени утрачивается эффективность работы юридических служб.

Статус правовой службы в современных условиях

В целом правовой статус юридических служб в современных условиях характеризуется неопределенностью. Общее положение 1972г. не носит значения непосредственно обязывающего акта для негосударственных предпринимательских и иных организаций. В период после начала рыночных преобразований не было издано актов по этим вопросам.

Как свидетельствует многочисленные данные, утверждаемые руководителями организаций положения о юридических отделах и юрисконсультах отличаются неоправданным разнообразием. Нередко такие положения в организациях вообще отсутствуют. В результате правовой статус юридических служб перестал соответствовать основным целям и содержанию их деятельности. Подобное положение является тормозящим фактором успешной деятельности юристов и осуществления правовой работы в целом.

Структура и штаты юридических служб в настоящее время определяются руководящими органами предпринимательских организаций (ст. 91, 103 ГК РФ и др.). Вместе с тем при решении указанных вопросов им надлежит учитывать рекомендации, содержащиеся в Нормативах численности юридической службы, утвержденных Госкомтрудом СССР, Минюстом СССР и Секретариатом ВЦСПС 11 декабря 1981г.[47]

По установленному порядку введение должности старший юрисконсульт возможно, если работник руководит подчиненными ему исполнителями либо на него возлагается самостоятельный участок работы. На главных и ведущих юристов возлагаются руководство работами по одному из направлений деятельности фирмы и ответственность за их выполнение, например, «ведущий» по договорной работе, либо обязанность по координации и руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах.

В состав юридических отделов могут включаться другие специалисты, выполняющие вспомогательные обязанности по правовой работе.

В настоящее время в крупных фирмах практикуется включение в состав юридических служб специалистов:

- по валютным и таможенным операциям (для обеспечения соответствия условий внешнеторговых контрактов, иной документации валютному и таможенному законодательству);

- бухгалтеров (для составления расчетов убытков и контррасчетов по заявленным искам);

- специалистов группы расследований (для проверки фактов неисполнения договоров, в том числе со стороны контрагентов, причин неплатежей, утраты или порчи товаров, страховых случаев и пр.).

Юридические службы предпринимательских организаций действуют не только в традиционном виде юридического отдела, бюро или юрисконсульта. Практика породила большое разнообразие форм юридических служб. В крупных производственных, торговых фирмах, банках, страховых компаниях создаются юридические управления, департаменты, для общего руководства правовой работой иногда вводятся должности заместителя генерального директора по правовым вопросам или правовой работе. Внутри управлений или департаментов создаются отделы, подотделы либо группы по направлениям работы.

В центральных федеральных органах исполнительной власти согласно постановлению Правительства РФ от 5 ноября 1995г. №1094[48] департаменты могут образовываться при численности сотрудников не менее 35 чел., управления — 20 чел., отделы — 10 чел., отделы в составе департаментов — 5 чел. В состав департамента и управления должно входить не менее чем по 3 отдела. К предпринимательским организациям данные требования не предъявляются.

Функции юридического отдела

Выполняемые задачи и функции, т. е. обязанности, отделов, управлений, бюро определяются положениями о них. Распределение обязанностей между работниками регулируется приказами и должностными инструкциями.

Юридические службы средних и крупных организаций нередко имеют более сложное построение. К примеру, наряду с юридическими управлениями или отделами приходится вводить отдельные должности юрисконсультов в составе других структурных подразделений организации. Так, обычно требуется постоянное наличие специалистов с юридическим образованиями в кадровых службах, договорных отделах, отделах сбыта или реализации, кредитных отделах банков и ряде других.

Юридические работники в этих подразделениях с учетом их интересов и систем поощрения могут назначаться на должности соответствующих специалистов. Однако при необходимости усиления контроля за соблюдением законности могут устанавливаться должности юрисконсультов. В таких случаях функциональное руководство ими осуществляет начальник юридического отдела.

Отдельные должности юрисконсультов могут и даже должны вводиться в территориально обособленных крупных подразделениях фирмы и филиалах организаций. В отношении всех этих работников головная юридическая служба должна осуществлять методическое руководство.

Планирование деятельности юридической службы: понятие,

Стадии

Для надлежащей организации правовой работы необходимо осуществление ряда мероприятий, направленных на соблюдение следующих основных принципов:

- планомерности;

- единства работы;

- координации работы;

- функциональной ответственности.

Под планированием понимается развертывание деятельности по готовому плану в рамках установленных границ; противоположностью планомерности служат бессистемность и случайность. С этим нельзя не согласиться. План представляется эффективным инструментом повышения организационного уровня работы, ее результативности.

М. X. Хескон, теоретик современного менеджмента, говорит о преимуществах планирования следующее: в то время как набор задач отражает «конечные цели» управленческой деятельности, хорошо разработанные планы обеспечивают «средства» их достижения. Планирование действий связано с определением того, что, кто, когда, где и в каком количестве требуется для достижения данной цели. Это практический способ создания связующего звена между постановкой цели и более полной программой ее реализации[49].

Процесс планирования действий дает следующие преимущества: позволяет оценить практические возможности достижения целей, выявить зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий, облегчить поиски лучших и более эффективных путей достижения целей, обеспечить основы оценки затрат и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов, определить то, какие рабочие взаимоотношения и поддержка требуются, выявить непредвиденные обстоятельства, которые следует учитывать для достижения целей.

Этап планирования действий принято разбивать на шесть стадий:

- определение основных задач и мер, необходимых для достижения целей;

- установление имеющих определяющее значение взаимосвязей между основными видами деятельности. Это, по существу, связано с изучением операций с общих позиций и созданием календарного плана их выполнения в надлежащей последовательности;

- уточнение ролей и взаимоотношений и делегирование соответствующих полномочий для выполнения каждого вида деятельности;

- оценка затрат времени для каждой основной операции и подоперации;

- определение ресурсов, необходимых для каждой операции. Существенное значение для руководства имеет определение затрат на достижение целей до практической реализации плана. Потребности в ресурсах обычно определяются и распределяются посредством составления бюджета;

- проверка сроков и коррекция планов действий. После обсуждений с подчиненными и другими руководителями часто оказывается необходимым скорректировать план действий, чтобы сделать его более реалистичным. Сроки окончания работ могут быть перенесены, ресурсы увеличены или уменьшены, графики заданий пересмотрены и т. п.

Указанные положения в полной мере относятся к планированию правовой работы в организации.

С ликвидацией в стране централизованного планирования производства и распределения товаров заметно ослабло внимание к планированию правовой работы и деятельности юридических служб, что нельзя признавать нормальным. План не только обязывает исполнителя, но и облегчает работу, позволяя равномерно распределять ее во времени. Планирование обеспечивает полноту учета всех подлежащих решению задач. При квалифицированном планировании последовательность мероприятий определяется таким образом, чтобы выполнение одних работ создавало возможности для более успешного выполнения последующих пунктов плана.

Центр тяжести в планировании правовой работы ложатся на юридическую службу.

Практика планирования

Традиционно сложились следующая практика планирования.

Во-первых, в планах должны предусматриваться мероприятия:

а) подлежащие проведению собственными силами юридической службы;

б) проводимые ею совместно с другими подразделениями и потому требующие предварительного согласования с ними;

в) мероприятия, организуемые юридической службой.

Во-вторых, целесообразно составлять план основных мероприятий юридической службы на год и представлять его на утверждение руководству организации. На основе этого плана составляются планы работы на каждый квартал. В планах следует указывать конкретных исполнителей, сроки выполнения мероприятий и необходимые результаты их выполнения. При определении исполнителей следует учитывать распределение обязанностей среди сотрудников.

При подготовке плана основных мероприятий на год целесообразно проанализировать отчетные данные организации о результатах хозяйственной и финансовой деятельности. Кроме того, необходимо ознакомиться с имеющимися материалами ревизий, аудиторских проверок, инвентаризаций, решениями балансовых комиссий, а также решениями судов и других органов, поступающими в адрес организации в связи с нарушениями.