Нумерація розділів,  підрозділів, пунктів,  підпунктів

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:

1, 2, 3 й т. д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.

Після номера підрозділу крапку не ставлять:

1.1, 1.2 й т. д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:

1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти й далі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1.3, 1.2.1 й т. д.

Після номера підпункту крапку не ставлять.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в доку-менті, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наво-дяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5.3» - третя таблиця п’ятого розділу).

Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008-95 і спрощує обробку документів (навіть на комп’ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):

- вступна  (причинова)  – у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);

- доказова (фактологічна)  – у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);

- закінчення  (висновкова)  – містить пропозиції, рішення, висновки, коментарі тощо (формулюється кінцева мета документа).

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності зале-жить від конкретного документа, його змісту й мети.

ВИМОГИ ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ МОВНИХ ЗАСОБІВ У ТЕКСТІ ДОКУМЕНТА

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

- автобіографія (Я, …, народилася, … навчаюся…);

- заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);

- наказ (Наказую…);

- скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…);

- службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

- акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);

- трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується);

- інструкція (АТ «Довіра» встановлює…, кожен акціонер стає…);

- запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

- коли підмет передує присудкові;

- коли означення стоїть перед означуваним словом;

- коли додаток стоїть після керуючого слова;

- коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксич-них конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати немилозвучності, однозвучності (співзвучності) з іншими скороченнями.

10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру, символів, знаків: §, %, №, $,  якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу мате-ріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

12. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

13. Пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Запитання для самоконтролю:

1.На папері якого формату оформляються організаційно-розпорядчі документи?

2.Яких правил слід дотримуватись, нумеруючи документ?

3.Назвіть технічні вимоги укладання тексту документа.

4.Що таке рубрикація? Які засоби рубрикації ви знаєте? Охарактеризуйте їх.

5.Які існують системи нумерації рубрик тексту? Охарактеризуйте їх.

6.Які правила нумерації таблиць ви знаєте?

7.Назвіть основні логічні елементи тексту. Чим вони зумовлені?

8.Яких мовних правил слід дотримуватись, укладаючи текст документу?

9.Пригадайте основні риси офіційно-ділового стилю. Використання яких мовних засобів у тексті документа забезпечує їх дотримання?

Практичні завдання:

1.Пригадайте, що таке багатозначні та емоційно забарвлені слова, образні вислови, мовні кліше, канцеляризми. Які конструкції можуть передавати суб’єктивне ставлення до викладеного? Із відповідних зразків текстів випишіть по 5 прикладів кожного із вищезгаданих мовних явищ.

2.Охарактеризуйте сферу та мету їх використання.