ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, документи сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонуванню закладів, підприємств чи організацій і є одночасно підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження.

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службо-вими особами згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

ОФОРМЛЕННЯ СТОРІНКИ

У діловодстві є певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші форматом А4 (297×210 мм) та А5 (148×210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Нумерація  сторінок.  Документ, який займає одну сторінку, не нуме-рується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається із другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не ставимо жодних позначок чи символів.

Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позна-чаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.

ТЕКСТ І ЙОГО ОФОРМЛЕННЯ

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору й ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацювання й уникнення плутанини.

Рубрикація –  це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює тему абзацу - зміст);

- фраза (містить основну інформацію абзацу);

- коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

Згідно з ДСТУ 3008-95 слід пам’ятати, що для системи буквеної рубри-кації літери Ґ(ґ),  Є (є),  З (з),  І (і),  Ї (ї),  Й (й),  О (о),  Ч (ч),  та  Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Система  арабських  цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.