ДОКУМЕНТ ЯК ЗАСІБ СПІЛКУВАННЯ В ОФІЦІЙНО-ДІЛОВІЙ ТА ПРОФЕСІЙНІЙ СФЕРІ

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.

Розрізняють декілька значень поняття «документ»:

1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.).

2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.).

3. Матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін.).

4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.)

Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття  документяк матеріальний об’єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

Запитання  для  самоконтролю:

1.Що таке документ?

2.Які види документів виділяють відповідно до їх класифікаційних ознак?

3.На які види поділяються документи за походженням?

4.Назвіть зразки документів, різних за призначенням.

5.Яка мета укладання типових та індивідуальних документів?

6.Які ви знаєте види документів за стадіями створення? Дайте визначення

кожного з них.

7.Назвіть приклади складних документів.

Практичні  завдання:

1.Складіть класифікацію документів за призначенням, вкажіть зразки.

2.Виділіть основні критерії розрізнення документів за стадіями створення.

3.Використовуючи основну та додаткову літературу, укладіть реферат на  

тему:  «Функції які виконують документи в сучасному світі».

РЕКВІЗИТИ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ

Реквізит - це окрема інформаційно-змістова частина документа.

Кожний документ складається з певних реквізитів.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат / адресант.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається  формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органові.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Структуру більшості документів умовно можна поділити на три частини:

1) заголовна (усі реквізити, що передують текстові);

2) основна (текст і додатки до нього);

3) оформлення (реквізити, що розміщують після додатків).

ІНДЕКС

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання. Три пари арабських цифр індексу           № 07-14/89 для вхідного документа означають:

07 – шифр структурного підрозділу автора документа;

14 – номер справи, де зберігається копія вихідного документа (за номенклатурою для підрозділу);

89 – порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, означають – відділ кадрів.

АДРЕСАТ

Це реквізит, що містить інформацію про особу, якій адресується документ.

Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата.

У  Н. відмінку                         Міністерство у правах захисту

населення від наслідків аварії

на Чорнобильській АЕС

Відділ розселення потерпілих

У  Д. відмінку                          п. Корнієнку В.К.

У документах (циркулярних листах), адресованих декільком однорідним організаціям чи службовим особам, які обіймають однакові посади, можна написати узагальнене значення.

У  Д. відмінку мн.                          Інспекторам у справах неповнолітніх

У  Р. відмінку                                 Тернопільської обл.

Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

У  Д. відмінку                   Директорові

У  Р. відмінку                   Харківської СШ № 14

У  Д. відмінку                   п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

У  Н. відмінку                  вул. Космічна, 194

61049, Харків – 49

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.

У  Н. відмінку                            Вищий арбітражний суд

Відділ листів

У  Д. відмінку                            п. Зленку Я.О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верхньому куті конверта:

1)   Тимошенко Вадим Олегович                 у Н. відмінку

вул. Грінченка, буд. 14-а, к. 31              у Р. відмінку

Донецької області

м. Макіївка – 19                                     у. Н. відмінку

86019

Україна

Адресу одержувача (адресата) – у правому нижньому куті конверта:

2)  у  Д. відмінку                        Козлову Василеві Назаровичу

у  Н. відмінку                       с. Санюки

Єльський район

Мазирська область

Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) – рівнозначно нормативні.

АДРЕСАНТ

Це реквізит, що містить інформацію про особу відправника документа.

Кожний елемент цього реквізиту, як і попереднього, подають із нового рядка під адресатом, тобто у верхньому правому куті.

У  Р. відмінку                                інженера кафедри іноземних мов

(без прийменника ВІД)                Бєлоглазова Петра Дмитровича

Якщо до складу реквізиту входить і поштова адреса, то вона зазначається після прізвища особи адресанта в тому ж порядку, що й на поштових відправленнях.

ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв’язання питань, що викладені в документі. Затверджується документ шляхом видання відповідного розпорядчого документа або ж після підписання документа відповідна особа наносить гриф затвердження.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                   Директор фабрики

                                                   (підпис) В.Ю. Корольов

                                                   26. 04. 2003 р.

Якщо документ затверджується спеціально для цього виданим докумен-том, то гриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

                                                   ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                   Наказ директора

                                                   Харківського тракторного заводу

                                                   № 41-в від 03. 09. 2003 р.

Як у першому, так і у другому випадках гриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа. Цей реквізит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

ПІДПИС

Підпис – обов’язковий реквізит більшості документів, він засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найменування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках його відсут-ності або за відсутності особи, підпис якої зазначено на проекті документа, право підпису належить особі, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У таких випадках не припускається підписання документа з прийменником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Директор коледжу, проф.                                  Ю.І. Пономарьова

В. о. директора, доц.             (підпис)        В.Д. Без’язичний

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послі-довності ієрархії посад:

Ректор академії         (підпис)             С.О. Горобець

Голов. бухгалтер       (підпис)               В.Б. Ванштейн

Голова профкому      (підпис)               Л.А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні:

Проректор з адміністративно-                    Проректор із навчально-

господарських питань                                    виховної роботи

(підпис)             Я.В. Бездітко                       (підпис)       С.Т. Лісник

В актах, висновках та подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов’язків у конкретній комісії. Після підпису голови – за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:

Голова комісії      (підпис)                   Б.О. Єрьомін

Члени комісії       (підпис)                   З.Я. Всеволозький

(підпис)                   Л.З. Луб’янова

(підпис)                   А.І. Сосєдський

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали:

Голова                                                               В.Ю. Дроб’язкін

Секретар                                                          П.С. Ізмаїлова

З оригіналом звірено:

Секретар-референт      (підпис)               О.П. Ілляшкевич

Розшифрування підпису (ініціали та прізвище) в дужки не береться.

Запитання і завдання для  самоконтролю:

1.Розкрийте зміст поняття «реквізит».

Назвіть реквізити документів.

2.Продовжіть речення:

1) Постійні реквізити друкуються …

2) Змінні - фіксуються …

3.Розкрийте зміст поняття «формуляр».

4.Виберіть правильний варіант відповіді:

Штамп - це …

а) сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності;

б) група реквізитів та їх постійних частин, відтворена як єдиний блок;

в) форма документа з відтвореними на ній реквізитами, що містять постійну інформацію.

5.Що таке бланк? Які документи укладаються на бланках?

6.Розгадайте кросворд.

По горизонталі:  1. Матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.  2. Позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юри-дичної сили.  3. Стандартна форма документа, що заповнюється окремо конкретними даними.  4. Напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.  5. Необхід-ний елемент документа.  6. Точне відтворення оригіналу.  7. Другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу.  8. Точна вказівка місця проживання кого-небудь, складена за певною формою. 9. Основний реквізит документа.  10. Відтворення частини документа.  11. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.

Ключ: Якщо кросворд розгадано правильно, то по вертикалі у виділених клітинках має бути назва поняття, що означає організацію роботи з докумен-тами та діяльність щодо створення документів.

7.Назвіть основні реквізити документів за державними стандартами.

8. З’ясуйте, зміст яких понять розкривають запропоновані визначення:

1) Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.

2) Друкована стандартна форма певного документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

3) Обов’язковий реквізит будь-якого документа, що засвідчує його законність.

4) Позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

5) Особа, що відправляє документ.