Преимущества использования компьютерных программ в деятельности торгового предприятия

Преимущества автоматизации бизнес-процессов:

1. Сокращение времени бизнес-процесса «заказ-поставка» от начала формирования заказа до его поставки.

2. Наличие исчерпывающей информации о взаимоотношениях с поставщиком: заказах, поставках, ценах, возвратах в каждом магазине розничной сети.

3. Возможность производить по централизованной схеме и прямые поставки товара в торговые точки.

4. Ценообразование становится проще: цена назначается один раз на один товар, причем эту операцию делают в центральном офисе.

5. Экономия высококвалифицированных кадров занятых в маркетинге, логистике и бухгалтерии за счет высокой автоматизации основных процессов и разделения персонала на аналитиков и операционистов.

Бизнес-процесс « Заказ товара».Автоматизация данного бизнес-процесса поможет менеджерам по заказу товара более оперативно решать вопросы по поставке нужного товара и необходимого его количества в магазин. Ведь ему не придется самому пересчитывать остатки, прикидывать, на сколько дней торговли их хватит и при этом еще и не перегрузить складскую площадь, так как ее как всегда мало. Эту работу за менеджера сделает автоматизированная система по управлению товарными запасами и предоставит ему данные в виде «Анализа оборачиваемости товаров», из которого можно получить следующие данные: - средневзвешенный остаток за период; - товарооборот (расход товара) за период; - коэффициент оборачиваемости; - средний срок хранения товара в днях.

Нормативы минимальных запасов используются для контроля уровня запасов и являются основой для формирования автозаказов. При использовании автозаказов менеджер закупки только будет корректировать заказы перед праздничной торговлей или при ситуации невозможности своевременной оплаты поставщику (такое иногда случается). Пока в таких ситуациях АСУ бессильна и здесь необходим только человеческий опыт и знания. При внедрении системы обмена электронными документами с поставщиками автоматически формируются заказы на товар и хранятся в БД для контроля за работой менеджеров закупки. Для этого достаточно установить у каждого поставщика специальное программное обеспечение, связывающее его с отделом закупок розничной сети. Система автоматически проверяет уровень складских запасов и формирует примерный список заказов. Менеджеру остается просмотреть список, при необходимости – откорректировать его и отправить заказ Поставщику. При этом система исключает возможность неверного оформления заказа, поскольку данные, введенные Заказчиком, автоматически трансформируются в стандартизованный вид. Поставщики в течение короткого времени узнают о том, какой товар, в каком количестве и когда нужно доставить, а также имеют возможность подтверждения заказа с указанием точного количества товара, который они могут привезти в указанные в заказе сроки. Это позволяет менеджерам по закупкам не заниматься составлением заказов вручную, что позволяет более эффективно заниматься управлением ассортиментом: анализировать, мониторить, конкурентов, искать новые товары и поставщиков.

Бизнес-процесс « Прием и возврат товара». Приемка товара с помощью терминала сбора данных (ТСД) позволяет уже в зоне приемки контролировать выполнение заказа Поставщиком, тем самым, исключается возможность принять не нужный магазину товар. Важно и то, что исключается возможность приема товара, по завышенной цене. Ведь не секрет, что поставщики зачастую пользуются моментом и поставляют товар по завышенной цене от согласованного прайса. Если товар принимается без применения ТСД, то несоответствие входной стоимости товара выявится только после того, как поставщик уедет. И начнутся долгие согласования с коммерческим отделом или товароведами по установлению розничной цены. Кроме вышеперечисленных преимуществ, значительно сокращается время от приемки товара до его реализации. Ведь оператору уже не нужно тратить время на сканирование образцов товара, перекладывание их из тележки в тележку и т.д. Только в случае приемки товара с установленными сроками реализации – оператору нужно будет ввести информацию по окончанию этого срока в базу данных, сформировать приходную накладную и распечатать ценники. Кроме того, автоматизация этого процесса позволит сократить количество операторов, т.к. менеджер по приему товара частично выполнит его работу. Фактически при автоматизации приемки товара объединяется два бизнес-процесса: приемка товара и его оприходование в БД в один. Наглядный пример оптимизации бизнес-процессов. При осуществлении бизнес-процесса по возврату товара, использование ТСД также ускоряет процесс формирования сопроводительных документов и фактический возврат товара поставщику. Автоматизация данного процесса не исключает возможные ошибки со стороны исполнителей. Случайные они или умышленные – это второй вопрос. Поэтому руководителю не стоит забывать про организацию контроля приемки и возврата товара. Проверка принятого товара соответствию накладной поставщика и отметка со стороны сотрудников охраны не помешает. Известно, что зона приемки товара является особой зоной риска в плане хищения ТМЦ. К сожалению, никакая автоматизация от хищений при приемке товара, возможного сговора с экспедитором или с тем же охранником, Вас не обезопасит. Необходимо разрабатывать дополнительные меры по предотвращению возможных хищений ТМЦ в момент их приемки.

Бизнес-процесс Оприходование товара в базу данных. Частично мы уже рассмотрели преимущества автоматизации данного процесса в предыдущем пункте. Здесь стоит упомянуть о преимуществах автоматической загрузки кассовых аппаратов и весового оборудования (в продовольственных магазинах) после формирования приходной накладной и установления розничных цен. Если несколько лет назад еще требовался системный администратор для загрузки информации, то теперь ее можно загрузить не только с рабочего места оператора, но и в режиме удаленного доступа из центрального офиса. Автоматизация данного процесса позволяет получать ежедневные товарные отчеты по магазину, соответственно, директор магазина оперативно получит информацию о товарных остатках.

Бизнес-процесс « Ценообразование». Помните, было время, когда процент наценки и розничные цены устанавливали вручную на накладной поставщика? Для этого искали предыдущую накладную, чтобы посмотреть процент наценки и не промахнуться с ценой. Сейчас это уже невозможно себе представить! И все благодаря автоматизации данного процесса. Стоит только изначально менеджеру, отвечающему за ценообразование, установить уровень наценки по разным группам и подгруппам товара. Все остальное – как говориться, «дело техники». При оприходовании товара в базу данных цена на него формируется автоматически. Автоматизация данного процесса позволяет получать:

· аналитическую информацию по изменению цен;

· осуществлять контроль входящих цен на товар от поставщиков;

· контролировать доходность любой группы товара.

Бизнес-процесс «Перемещение товара со склада в торговый зал. Если в магазине ведется раздельный учет склада и зала, то автоматизация процесса перемещения товара в торговый зал, безусловно, сокращает время поступления товара на полки. До появления ТСД кладовщик набирал образцы товара, маркировал их с указанием количества, которое необходимо передать в торговый зал и отправлялся с тележкой этих образцов к оператору. А оператор занят оприходованием поступившего товара и не может сформировать внутреннее перемещение, пока не закончит предыдущую операцию. С применением ТСД кладовщик сам может справиться с перемещение товара в торговый зал, отсканировав штрихкоды и указав нужное количество. Занести в базу данных информацию с ТСД и распечатать накладную перемещения и ценники – минутное дело.

Бизнес-процесс «Реализация товара». Применение кассовых аппаратов с программным обеспечением дает возможность анализа продаж всех товарных категорий, количества покупателей, стоимости покупки, эффективности использования торговых площадей. Эта информация является ключевой для анализа деятельности и планирования развития торгового предприятия. Кроме того, при автоматизации кассовых операций увеличивается пропускная способность покупателей, появляется возможность внедрения программ лояльности для покупателей:

· обслуживание по кредитным картам;

· дисконтные программы, поздравления с праздниками и днем рождения;

· розыгрыши призов для покупателей;

· оплата услуг мобильной связи.