Лекция 1. Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием

Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия. Бухгалтерские информационные системы служат связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. В них осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается автоматизированная система управления предприятием, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления предприятием. Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельности предприятия, как планирование, контроль и анализ. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время.

Бухгалтерская информация должна удовлетворять определенным требованиям:

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. То есть, нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. То есть, если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упросить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом — к МБП и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

Для БУИС свойственны специфические черты:

1. В БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного , бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

2. Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

3. Для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм учета еще и автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требованиям использования вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

1. Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка – главная книга – баланс». В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Хотя базовые компоненты недоступны пользователю, функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации. Это предоставляет пользователям возможность быстро и эффективно модифицировать конфигурацию, с которой работает предприятие, вводить в нее новые задачи, документы, системы учета, подстраиваться под изменение законодательства.

2. Корпорация «Галактика – Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово – хозяйственную деятельность предприятия.

3. Система «БЭСТ» является в первую очередь торговой системой, но, тем не менее, обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему, большинство настроек может быть выполнено самостоятельно пользователем, без привлечения специалистов фирмы – разработчика.

4. Облачные технологии - хранение и обработка информации на серверах в сети Интернет. Данные хранятся и обрабатываются в так называемом облаке, которое представляет собой, с точки зрения клиента, один большой виртуальный сервер. Физически же такие серверы могут располагаться удаленно друг от друга.

Преимущества облачных технологий.

1. Можно арендовать различные программы, в том числе для учета и управления предприятием, не приобретая лицензионные программы. Исчезает проблема использования «пиратских» программ.

2. Не надо заботиться об установке, настройке, администрировании и обновлении версий программ. Многие фирмы предлагают квалифицированное обслуживание программ, сдаваемых в аренду. Это и настройка программы, и настройка связанного с ней торгового оборудования. Но надо иметь в виду, что не все оборудование работает при такой модели подключения.

3. Не нужно покупать мощные компьютеры и серверы, другое оборудование. Для работы достаточно недорогих компьютеров и доступа в Интернет. Клиент платит только за то место в хранилище, которое фактически использует, но не за аренду сервера, все ресурсы которого он может и не использовать.

4. Не нужно заниматься приобретением, поддержкой и обслуживанием собственного хранилища данных. Все процедуры по резервированию и сохранению целостности данных производятся провайдером облачного центра.

5. Легкость масштабирования решений - можно легко увеличивать и уменьшать количество пользователей, добавлять новые решения. Легко подключить внешних пользователей (поставщиков, клиентов), так как установка программного обеспечения не требуется.

6. Мобильность - сотрудники могут легко перемещаться внутри организации и между офисами. Сохраняется возможность пользоваться программой из разных мест (дома, на работе и т.д.).

Клиент территориально не привязан к организации, обслуживающей его бухгалтерскую программу, может выбрать предложение любой фирмы. Уже сейчас множество таких предложений можно найти в Интернете. Разработчикам программ и поставщикам услуг, в общем, становятся не нужны партнеры и представительства в регионах - доступ к облаку возможен из любой точки, где есть подключение к сети Интернет. Но фирма «1С» продолжает поддерживать своих партнеров. Подключиться к их облачному сервису можно только через них.

Возможные недостатки облачных технологий.

1. Безопасность при хранении и пересылке данных во многом зависит от поставщика услуги. Клиентов беспокоит, что материальная ответственность за утерю данных, несанкционированный доступ и распространение данных зачастую не превышает ежемесячной стоимости услуг, что несопоставимо с рисками для клиентов. На этот рынок должны выйти страховые компании и предложить свои услуги по страхованию таких рисков.

2. Надежность и своевременность получения и доступности данных в облаке зависит от доступа к Интернет и качества работы интернет-провайдеров. При необходимости клиент должен подстраховаться, обеспечив резервный канал доступа в Интернет, например, мобильного сотового оператора.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что прежде чем руководству организации, принимать решение о приобретении информационной системы, необходимо учитывать все критерии, а также выгоды от приобретения и внедрения для ведения бухгалтерского учета.