Пакет прикладных программ Туристский офис

Программный комплекс Туристский офис разработан фирмой Tour Technology.

1. Назначение. Программный комплекс Туристский офис предназначен для комплексной автоматизации туристских фирм (как опера­торов, так и агентств) в пределах офиса с уникальной возможностью их дальнейшего объединения в единое информационное пространство Российской Федерации,

2. Среда разработки и взаимодействия с базами данных. Программный комплекс Туристский офис разработан среде программирования Borland С ++ Builder с использованием библиотек классов OWL и MFC. Программный комплекс Туристский офис может взаимодействовать с прямым доступом к СУБД ORACLE, SYBASE, MS SQL Server, InterBASE (стандартная поставка), Informix, и через ODBC с любой SQL базой стандарта ANSI-92. Система поставляется в различных вариантах, работает как под Windows З.хх, так и под Windows 95/98 или Windows NT. Система изначально является сетевой (многопользовательской), но может работать в однопользовательском (локальном) варианте, с использованием мощного аппарата разгра­ничения доступа к данным.

Защита данных осуществляется как сетевыми средствами, так и специальным модулем, который может устанавливаться по желанию пользователя.

3. Требования к аппаратуре. Для нормального функционирования системы необходим компьютер, совместимый с IBM PC. Для печати подходит любой принтер.

4.Установка программы на компьютер. Программа выполнена на «коробочной» технологии, что существенно упрощает инсталляцию и за­пуск программы для пользователя. С 1997 года при МЭСИ открыты спе­циализированные курсы переподготовки сотрудников туристских фирм по программе Туристский офис.

5. Состав и структура. Программный комплекс Туристский офис состоит из трех основных модулей:

· туристский;

· финансовый;

· управление документооборотом и внешними связями.

6. Модуль Туризм и Туристские финансы позволяет автоматизировать, в пределах офиса, технологические процессы любой туристской структуры — от небольшой фирмы до крупной компании со своими филиалами в разных концах страны, работающие как на «прием», так и на «отправку» туристов.

То, что сотрудники раньше делали, затрачивая огромное ко­личество времени (4), или не делали вообще, — с помощью данной программы можно сделать за считанные секунды. Система анализа позволяет получать любую информацию о туристской деятельности, анализировать загруженность маршрутов, движение наличных, и безналичных денег, проводить анализ рентабельности туристских на­правлений и «стран» в целом. Удобный режим настройки под требова­ния пользователя дает возможность легко создать свои виды отчетов (используя редактор Word for Windows) и сохранять их для дальнейшего использования. Для удобства использования в пакете предусмотрена возможность поучения любых видов графиков и диаграмм.

7. Модуль связи. Используя этот модуль, можно получить доступ к огромным объемам информации в сфере туристского бизнеса как России, так и всего мира. Используя модуль связи, можно организовать:

· отправку или получение документов через обыкновенную факс-модемную рассылку или Internet;

· организовать продажу туристского продукта, взаимообмен туристскими и экскурсионными программами, доступ к работе с распределенными базами данных по странам, гостиницам, авиакомпаниям, услугам туристских фирм и т. д., использующим мультимедийные технологии и хранящим огромные объемы постоянно обновляющейся информации, доступ к информации других глобальных сетей Internet и др.;

· организовать рекламу предоставляемых туристских услуг.

8. Туристский модуль предназначен для реализации следующих функции:

· ведение исходных справочников: стран, городов, отелей, авиакомпаний, авиаперелетов и т. д.;

· внесение в исходные справочники цен на услуги, полученных от партнера;

· подготовка индивидуальных и групповых туров (планирование);

· продажа индивидуальных и групповых туров;

· постановка задачи для операторов по приобретению или продаже авиабилетов, гостиниц, виз, страховок, питания, всего комплекса туристских услуг;

· контроль за объемами продаж (контроль выполнения плана);

· оформление (подготовка и печать) договоров, ваучеров, анкет для nocoльства, формирование всевозможных списков по определен­ным шаблонам.

9. Финансовый модуль:

· настройка на особенности бухгалтерского учета;

· ввод первичных бухгалтерских документов с дальнейшей передачей информации, накопленной в задаче, в определенную бухгалтер­скую программу с целью составления отчета за квартал или за год;

· контроль финансовых взаимоотношений между фирмой и другим агентством, которое предоставляет или пользуется вашими услуга­ми, т. е. контроль взаиморасчетов;

· контрою за первичной или предварительной сметой;

· контроль за фактической туристской сметой;

· анализ и контроль за финансовые состоянием фирмы.

10.Управление документооборотом и внешние связи. Каждый оператор, работая на фирме, имеет доступ к определенным документам, которые либо получает, либо создает сам. При прописывании системы Туристский офис документы выходят к нему на экран. Оператор может оперативно управлять этими документами: сформировать, удалить, внести поправку, создать новый документ по определенному шаблону.

Первый режим — хранение, передача, редактирование документа;

Второй режим — подготовка документа к отправке потребителю, получателю, как по факсу, так и по модему, плюс служебные функции, которые обеспечивают непрерывное действие, включая передачу информации между агентствами, между центральным офисом и отделом продаж.

В исходном виде программа настроена на абстрактно-идеальную тур-фирму с определенными взаимоотношениями и определенной структурой, должностными обязанностями, которые возможно настроить на особенности той или иной фирмы:

· генеральный директор (заключение контрактов, получение опреде­ленных расценок, внесение расценок в справочники и контроль за итоговым финансовь1м состоянием фирмы):

· финансовый директор (контроль за плановой н реальной сметой, контроль взаиморасчетов с партнерами, предварительный анализ финансового состояния, анализ причин неполучения и получения внеплановой прибыли);

· операторский отдел или менеджер-оператор (внесение исходных данных в туристский справочник первого типа, внесение информа­ции в справочники второго типа — с иенами и партнерами, которые эти цены представляют, формирование пакета или групповых туров, которые являются основой в отделе продаж, обеспечение всей деятельности по выполнению тура — приобретению билетов, бро­нирование гостиниц, оформление виз, страховок — выполнение всей работы, которая подразумевается в работе с группой);

· отдел продаж или менеджер по продажам (при общении с клиентом — показать готовые пакеты туров, подобрать индивидуальный тур по своему желанию, сформировать турдокументы типа договора, путевки, ваучера, принять от клиента анкету, исходные данные, предоставив взамен необходимые документы, после чего информация передается в операторский отдел);

· отдел маркетинга или секретарь (занимается подготовкой документов и, используя программу документооборота, может осуществлять рассылку этих документов между всевозможными партнерами, а также бронирование отелей, билетов);

· главный бухгалтер (анализ движения бухгалтерской документации, передача этой информации, бухгалтерский программный комплекс).

11. Связь с бухгалтерией. Основным режимом, являющимся связующим звеном между системой и программами автоматизации бухучета (базовая 1С), является режим Движение денежных средств. В него вносятся бухгалтером или кассиром первичные документы (ПКО, РКО, банковские выписки и так далее), после чего они обрабатываются в системе. По завершении отчетного периода все (или толь­ко выбранные) проводки автоматически переносятся в программы автоматизации бухучета:

· бухгалтер (ввод первичной бухгалтерской документации в задачу, исходная настройка счетов, планов счетов, корректной проводки);

· кассир (принятие наличных денег от клиента или фирмы, ведение документов кассира).

12. Совершенствование и развитие системы. Идеология построения системы воплотила в себя коллективный опыт, собранный за трехлетний период разработки программы; при этом пользователям не назы­ваются жесткие алгоритмы, поскольку богатые функциональные возможности системы [которые можно использовать выборочно) позволяют во многом сохранить традиционные способы ведения дел.

Это принципиально новый продукт, не имеющий на сегодняшний день полноценных аналогов. При доступной любой фирме стоимости некоторые из вышеперечисленных функций реализуют и другие слож­ные специализированные программыi, требующие высококвалифици­рованной настройки и эксплуатации, но этот программный комплекс удачно сочетает решение сложных многофункциональных задач с дружественным интерфейсом пользователя, требующего от оператора знания лишь базовых понятии в своей предметной (профессиональной) области.

Программа Туристский офис рассматривается разработчиком как первый этап в создании единого информационного пространства в России. В программу закладываются возможности, которые позво­ляют каждой туристской фирме развиваться не изолированно, само­стоятельно, а использовать весь накопленный опыт, как российских турфирм, гак и мировой. При необходимости данная программа дает возможность общения не только между турфирмами, но и с центральным офисом Tour Tehnology, который предоставляет определенные услуги, обеспечивает всевозможными электронными справочниками по туристским партнерам, российским или зарубежным, электронными справочниками по городам, по странам, по отелям, справочниками как текстового, так и графического характера. Клиентам предоставляется возможность выбрать информацию из журнала ТУР-Навигатор, в частности информацию по туристским агентствам, постоянно н самую свежую: адрес агентства, имя и фамилию директора, телефоны, факсы, что может серьезно сэкономить время на этапе ввода первичной информации в программу факсовой рассылки.

Цены на программный комплекс Туристский офис - 4.1 указаны в таблице 5.

Таблица 5

Цены указаны в условных единицах, равных 1 USD по курсу ММВБ на день оплаты. В стоимость включены:

· установочный диск;

· руководство пользователя;

· гарантийное обслуживание комплекса в течение 6 месяцев с момен­та установки.

По истечении гарантийного срока обслуживание осуществляется за дополнительную плату.