Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

–реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном со­ставителе документа.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии докумен­та.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельству­ющий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняю­щих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию– реквизит документа, содержа­щий сведения о дате поступления документа в учреждение и его реги­страционном номере.

Отчет– документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, ко­мандировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему уч­реждению или должностному лицу.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор.

Официальный документ                      – документ созданный юридическим или физическим лицом, оформлен­ный и удостоверенный в установ­ленном порядке.

Оформление документа –проставление необходимых рекви­зитов, установленных правилами документирования.

Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию.

Переписка – письменные сообщения информаци­онного характера, оформленные в соответствии с правилами докумен­тирования, передаваемые по кана­лам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждения­ми, предприятиями и частными ли­цами (см. письмо, телеграмма, те­лефонограмма, телекс, электронное сообщение).

Перечень – систематизированный список доку­ментов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распростра­нения на них определенных норм или требований.

Персональные данные –см. информация.

Печать– вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удосто­верения чего-либо, сам оттиск.

Письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

Письмо –1) почтовое отправление в виде по­чтового конверта с письменным со­общением; 2) обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подлинник документа – первый или единственный экземп­ляр официального документа.

Подпись –реквизит документа, представляю­щий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Поисковые данные документа – сведения о месте хранения докумен­та, включающие архивный шифр и ссылку на номер страницы докумен­та.

Положение– 1) документ, устанавливающий ста­тус, задачи и функции, права, поря­док деятельности организации, орга­на управления, структурного управления; 2) правовой акт, содер­жащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление– правовой акт, принимаемый органа­ми коллегиального управления в це­лях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установле­ния норм, правил.

Постоянный реквизит документа– реквизит документа, наносимый на бланк при его изготовлении.

Поток работ – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Почтовый индекс– условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществ­ляющему прием и доставку почто­вых отправлений.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий отдель­ные положения основного докумен­та (плана, отчета, проекта).

Правила –правовой акт, содержащий свод обя­зательных для выполнения требова­ний, норм, положений.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливаю­щие порядок создания документов.

Претензионные письма– письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и раз­ного рода обязательств.

Приказ – правовой акт, издаваемый руково­дителем организации (ее структур­ного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения ос­новных и оперативных задач в дея­тельности организации.

Протокол заседания – документ, содержащий последова­тельную запись обсуждения вопро­сов и принятия решений на за­седаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, перегово­рах.

Распорядительная документация– приказы, распоряжения, постанов­ления, решения, указания.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для вне­сения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое доку­менту в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп – штамп, проставляемый на входящем документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа– фиксация факта создания или полу­чения документа путем присвоения ему регистрационного номера и за­писи сведений о документе в реги­страционные формы.

Регламент– правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата уп­равления, коллегиального или сове­щательного органа.

Реестр – список (перечень) каких-либо объек­тов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях.

Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Рекламация– коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.

Решение – 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совеща­тельными органами в целях реше­ния наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неодно­родными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государ­ственными и общественными, и др.).

Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Система документации – совокупность документов, взаимо­связанных по признакам происхож­дения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД)– система документации, фиксирую­щей решения административных и организационных вопросов, вопро­сов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования дея­тельности органов власти, учрежде­ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Система электронного документооборота (СЭД)– компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. п.).

Служебная записка – см. докладная записка.

Служебная тайна – см. коммерческая тайна.

Сопроводительное письмо

– письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список – документ, содержащий перечисле­ние лиц или предметов, составлен­ный в целях информации, регистра­ции или учета.

Справка – 1) документ информационно-спра­вочного, аналитического или отчет­ного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтвер­ждающий сведения биографическо­го или служебного характера.

Справочно-информационная документация – см. информационно-справочная документация.

Стандарт – нормативный документ, содержа­щий комплекс норм, правил, требо­ваний к объекту стандартизации.

Стандартизация– возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных пра­вил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа – информация, зафиксированная ка­ким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, пред­ставляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, пере­даваемое средствами телеграфной сети.

Телефонограмма– обобщенное название различных по содержанию документов, передава­емых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническая документация

– обобщающее название документов, отражающих результат строитель­ного и технологического проектиро­вания, конструирования, инженер­ных изысканий и других работ по строительству зданий и сооруже­ний и изготовлению изделий про­мышленного производства.

Типовые документы– 1) документы, отражающие одно­родные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) норматив­ные и распорядительные докумен­ты, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типо­вая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являю­щиеся образцами для составления учреждениями одноименных доку­ментов с учетом специфики их дея­тельности.

Трафаретный текст документа– текст документа, отпечатанный на бланке при его изготовлении, со свободными местами для последую­щего их заполнения

Товарный знак (знак обслуживания, эмблема) – обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги од­них юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физичес­ких лиц.

Трафаретный текст – унифицированный текст документа, содержащий постоянную информа­цию и пробелы для внесения пере­менной информации, характеризу­ющей конкретную ситуацию.

Указ– правовой акт, издаваемый Прези­дентом Российской Федерации.

Указание – правовой акт, издаваемый руково­дителем организации или его заме­стителями преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера, а также по во­просам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация– сокращение неоправданного много­образия разновидностей докумен­тов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хра­нению.

Унифицированная система документации (УСД)– рационально организованный комп­лекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требов­аниям, применяемым в определен­ной сфере деятельности.

Управленческая документация – совокупность документов, применя­емых при оформлении действий ор­ганов управления во всех сферах народного хозяйства. Из этого мно­жества по определенным призна­кам могут быть выделены подмно­жества - отдельные системы документации: плановая, учетная, организационная и т. д.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер де­ятельности предприятия, организа­ции.

Учредительный договор – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созда­нию юридического лица.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, гра­фического, изобразительного), пе­реданного по каналам факсимиль­ной связи.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяю­щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на дело­вых документах.

Формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела – отнесение документов к определен­ному делу и систематизация доку­ментов внутри него.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последова­тельности.

Характеристика– официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, командирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.).

Циркулярное письмо – направленное из вышестоящего органа управления в несколько ад­ресов.

Шаг письма – расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатков знаков.

Шаг строки – расстояние между основаниями смежных строчек.

Штамп – вид печати прямоугольной формы.

Штамп бланка – группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизводимых на бланке документа в виде единого блока.

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Экспертиза ценности документа – определение научного, хозяйствен­ного, социально-культурного и ино­го значения документа в целях отбо­ра его для хранения и установления сроков хранения.

Эмблема организации– символическое графическое изоб­ражение, отражающее суть деятель­ности организации (фирмы).

Электронное сообщение– документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Электронный документ– это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т. п.).

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Юридическая сила (статус) документа –свойство официального документа, сообщаемое ему действующим за­конодательством, компетенцией из­давшего его органа и установлен­ным порядком оформления.