Пример оформления гарантийного письма

ООО «Асконт»       Директору ООО «Балу»

Лиговский пр., д. 5, Г. И. Сидорову

г. Новосибирск , 190050      

Тел./факс (812) 310-56-28

ОКПО 25968456

ОГРН 1127600380785

ИНН/КПП 7807032140/781001002

10.06.2014        №  145

О поставке продукции

Просим вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1509 от 05 июня 2014 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 24 июня 2014 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Авангард», г. Новосибирск

Р/с № 40702810000080100058

К/с 30101810000000000504

БИК 044525202

ИНН 7412573246

КПП 741251001

Директор подписьИ.И. Сомов

Главный бухгалтер подпись И.П. Голубева

М.П.

Приложение 21

Пример оформления письма-ответа

ООО «Асконт»                                           Директору ООО «Янтарь»

Лиговский пр., д. 5, Ф. М. Сидорову

г. Новосибирск , 190050      

Тел./факс (812) 310-56-28

ОКПО 25968456

ОГРН 1127600380785

ИНН/КПП 7807032140/781001002

10.06.2014 № 145

на № 55 от 02.06.2014 г.

Об участии в тендере

Уважаемый Федор Максимович!

Спасибо за Ваш интерес к нашей фирме и приглашение принять участие в тендере на проведение капитального ремонта кровли здания по адресу: ул. Калинейка, 65. С сожалением вынуждены сообщить, что в связи с наличием уже имеющихся нескольких незавершенных проектов в текущем году, мы не имеем возможности принять ваше предложение.

Надеемся на сотрудничество в будущем.

С уважением,

Генеральный директор                           подписьК.С. Олешко

М.П.

Приложение 22

Пример оформления письма-напоминания

ООО «Асконт»                                           Директору ООО «Янтарь»

Лиговский пр., д. 5, Г. И. Сидорову

г. Новосибирск , 190050      

Тел./факс (812) 310-56-28

ОКПО 25968456

ОГРН 1127600380785

ИНН/КПП 7807032140/781001002

10.06.2014        №  145

на № _________ от _____

О задержке поставки мебели

Уважаемый Георгий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.05 2014 № 90 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Директор                                       подпись    Л. В. Корин

                                 М.П.

А. Н. Рудницкая

31-56-30

Приложение 23

Пример оформления письма-уведомления

ООО «Темп»                                           Генеральному директору

пр. Мира, д. 22,                                                  ООО «Смайл»

г. Омск, 644099                                                   А. И. Иванову

Тел./факс (812) 510-16-20

ОКПО 25968457

ОГРН 1127600380758

ИНН/КПП 7807032160/871001001

15.06.2014 №  82

Об изменении реквизитов

В связи с изменением реквизитов нашей организации, оплату за аренду помещения по адресу Измайловский пр., д. 15, к. 3 за июль 2014 года просим производить по следующим реквизитам.

Получатель:

ООО «Темп»

ИНН/КПП 7807032160/871001001

р/сч 4070108100000000004

в ОАО «ВТБ 24»

к/сч 30100000219000055

БИК 30100055

Генеральный директор    подпись П. Н. Сергеев

Гл. бухгалтер          подпись Т. Н. Мишина

М.П.

Л. М. Попова

51-16-20

Приложение 24

Пример оформления письма-претензии (рекламации)

 о замене товара в магазине

Директору магазина «Freedom»

от С. Ю. Селезневой,

проживающей по адресу:

ул. Ленина, 254, кв. 122,

г. Москва,142784

ПРЕТЕНЗИЯ

05 ноября 2011 года в Вашем магазине я купила пылесос "Vitek", через 3 месяца, во время гарантийного срока, он сломался.

Я обратилась в сервисный центр с просьбой осуществить ремонт пылесоса. Необходимых деталей в наличии не было, поэтому мастер не смог его отремонтировать. Нужные детали в течение месяца в сервисный центр так и не поступили. Таким образом, дефект не может быть устранен без больших затрат времени и относится к существенным, и я имею право на замену пылесоса другой марки.

В соответствии с п.1 ст. 18 Закона РФ "О защите прав потребителей" прошу заменить неисправный пылесос на пылесос "Samsung" с перерасчетом покупной цены.

Прошу рассмотреть мою претензию в течение 7 дней. В случае игнорирования моих требований я буду вынуждена обратиться в суд. В исковом заявлении я также буду требовать о взыскании с Вашего магазина компенсации морального ущерба.

Приложение:

1) копия чека о покупке пылесоса;

2) копия гарантийного талона;

3) копия акта осмотра пылесоса.

20 марта 2014 года                         подпись С.Ю. Селезнева

Приложение 25

Образец номенклатуры дел

ООО «Бизнес-сервис»         УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛДиректор «ООО Бизнес-сервис»

21.12.2014 № 1подписьА. П. Корнеев

г. Омск24.12.2014 г.

на 2015 год

Начальник общего отдела подпись                               И. О. Ф.

Ответственный за архив

подпись И. О. Ф.

20.12.2014

Словарь терминов

Автор документа– физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Администрация – органы или должностные лица уч­реждения (руководитель, его замес­тители, коллегиальные и совеща­тельные органы, руководители структурных подразделений), осу­ществляющие исполнительно-рас­порядительную деятельность.

Адресат – 1) получатель документа; 2) рекви­зит документа, включающий наиме­нование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт – 1) обобщенное наименование доку­ментов, имеющих правовое значе­ние и оформленных в установлен­ном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный доку­мент, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).

Анкета– 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма пред­ставления текста документа, постро­енная по принципу «вопрос-ответ».

Аппарат управления – 1) система органов государственно­го управления, совокупность учреж­дений и организаций, обеспечиваю­щих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность ра­ботников (руководителей, специа­листов, технических исполнителей) учреждения или организации, вы­полняющих управленческие функ­ции.

Архив – 1) учреждение или его часть, храня­щая документы; 2) совокупность доку­ментов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, органи­заций.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с рекви­зитами, идентифицирующими авто­ра официального письма или доку­мента.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором вос­произведена должность автора до­кумента.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов опреде­ленного вида.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа – принадлежность письменного доку­мента к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должност­ного лица с содержанием документа.

Внутренний документ– документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – документ, поступивший в учрежде­ние.

Входящий номер документа – регистрационный номер входящего документа.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заве­ренная в установленном порядке.

Гарантийное письмо – 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставле­ния услуг; 2) во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые при­нимает поручитель по части опреде­ленных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмот­ренным условиям.

Графа таблицы – часть таблицы в виде столбца, пред­назначенная для заполнения рекви­зитами-основаниями.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Россий­ской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муни­ципального образования.

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполи­тической, экономической, разведы­вательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельнос­ти, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабаты­ваемый на продукцию, работы и ус­луги, имеющие межотраслевое зна­чение, содержащий требования и основные характеристики продук­ции, работ и услуг.

Гриф ограничения – реквизит официального документа, доступа к документу свидетельствующий об особом ха­рактере информации, ограничиваю­щий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося ав­тором документа, с его содержани­ем.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или пра­вовой характер его содержанию.

Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или при­нятия.

Дело –совокупность документов (доку­мент), относящихся к одному вопро­су или участку деятельности, поме­щенных в отдельную обложку.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоя­ние между двумя корреспондента­ми, которыми могут быть и юриди­ческие, и физические лица.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечиваю­щая документирование и организа­цию работы с официальными доку­ментами.

Доверенность– документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение ка­ких-либо действий от имени дове­рителя.

Договор – документ, фиксирующий соглаше­ние двух или более сторон об уста­новлении, изменении или прекра­щении правоотношений.

Доклад– 1) письменный документ, содержа­щий изложение определенных воп­росов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выс­тупление на заседании.

Докладная записка –документ, адресованный руководи­телю, излагающий какой-либо воп­рос с выводами и предложениями составителя.

Документ(документированная информация) –зафиксированная на материальном носителе информация с реквизита­ми, позволяющими ее идентифици­ровать.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обя­занностей.

Документ на машинном носителе (машиночитаемый документ, электронный документ) – документ, созданный с использова­нием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин­формации компьютером.

Документационное обеспечение управления –см. делопроизводство.

Документация –совокупность документов по опре­деленному предмету.

Документация по личному составу – приказы по личному составу, лич­ные дела и карточки, записки о пе­реводе, характеристики и др..

Документирование – научная дисциплина, разрабатыва­ющая способы создания докумен­тов, принципы.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным прави­лам.

Документооборот – движение документов в организа­ции с момента их создания или по­лучения до завершения исполнения или отправки.

Дубликат документа –повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Досье –документы, относящиеся к какому-нибудь делу или вопросу.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соот­ветствии с установленным поряд­ком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовочная часть документа –часть документа, содержащая наи­менование вида документа, краткое содержание и периодичность, а так­же наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ.

Заголовок к тексту документа– реквизит документа, кратко излага­ющий его содержание

Заказ– документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство ка­ких-либо работ.

Заключение – документ, содержащий мнение уч­реждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или воп­росу.

Записка –см. докладная объясни­тельная записка, пояснительная записка.

Заявка – документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Заявление – официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию.

Знак обслуживания – см. товарный знак, эмблема.

Извещение – разновидность служебного письма, содержащего информацию о пред­стоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела – цифровое обозначение дела в но­менклатуре дел учреждения, нано­симое на его обложку.

Инициативный документ – документ, послуживший основани­ем для решения какого-либо вопро­са и формирования дела.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определен­ной сфере деятельности.

Исходящий документ – документ, отправляемый из органи­зации.

Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных докумен­тов и (или) содержащее методичес­кие положения по их применению.

Информация– сведения о лицах, предметах, фак­тах, событиях, явлениях и процес­сах независимо от формы их пред­ставления.

   Информационно-справочная документация – письма, телеграммы, телефонограм­мы, факсы, акты, протоколы и др.

Информация о гражданах (персональные данные)– сведения о фактах, событиях и об­стоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Канцелярия– структурное подразделение органи­зации, ведающее делопроизвод­ством.

Картотека по личному составу – каталог документальных материа­лов, содержащих сведения о трудо­вом стаже, образовании, зарплате отдельных лиц.

Классификация документов

–деление документов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия.

Ключевые слова – слова, каждое из которых необходи­мо, а все вместе достаточные для выражения содержания документа.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обо­значения классификационной группировки или объекта класси­фикации.

Код организации– идентификатор организации, уч­реждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифро­вого обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являю­щийся условным цифровым обозна­чением.

Коммерческая тайна– информация, имеющая действи­тельную или потенциальную ком­мерческую ценность в силу неиз­вестности ее третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа на законном основании.

Контракт– документ об установлении, измене­нии или прекращении правоотно­шений.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа– документ, полностью воспроизводя­щий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент– учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Макет– модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Машинописный документ

– письменный документ, при созда­нии которого знаки письма наносят­ся техническими средствами

Машиночитаемый документ –см. документ на машинном носите­ле.

Наименование документа

– обозначение вида письменного до­кумента.

Незаверенная копия – копия письменного или графическо­го документа, которая ввиду отсут­ствия на ней необходимых реквизи­тов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установ­ленном порядке.

Нормативный документ – документ, устанавливающий прави­ла, общие принципы или характери­стики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Носитель информации– материальный объект, используе­мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобра­зительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обзор– документ, составленный в целях ин­формирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота– количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка                         – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представ­ляемый руководителю.

ОКПО– общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД– общероссийский классификатор уп­равленческой документации.

Опись– юридически оформленный пере­чень документов.

Описание документов – изложение сведений о составе и со­держании документов в архивных справочниках и на обложках дел.

Организационная документация– положения, уставы, инструкции, правила.

Организация работы с документами– создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение доку­ментов в документационном обес­печении управления.

Оригинал документа – экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копиро­вания.

Отметка для автоматического поиска документов –реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения элект­ронной копии документа.