Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

НА ПРЕДПРИЯТИИ

В составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится к зоне ответственности службы делопроизводства, может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой организации чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Во всех организациях, независимо от формы собственности происходит документооборот–движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативныеакты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

Формирующиеся вразных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции. Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей междуруководителями и исполнителями, определяется последовательностьподписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения(резолюции) основных документов[3, с. 112].

Практика выработала три формы организации работы с до­кументами в любом управленческом аппарате – централизован­ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованнаяформа организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо­ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея­тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – са­мая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других –децентрализованно (в структурных подразделениях).

Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования – если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы –по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу.

Использование новейших компьютерных технологий, нали­чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком­пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту­пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку­менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де­лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро­са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод­ства.

В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации, от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами.Регламентация выбранной формы работы с документами за­крепляется в инструкции по делопроизводству.

Структура службы делопроизводства должна определять оп­тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей­ствие, характер подчинения.

Канцеляриясоздается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа­циях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обыч­но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в ис­полнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ­рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразде­лений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями доку­ментирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполня­ет всю работу с документами в небольших учреждениях и органи­зациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру­ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст­венной службы государственных учреждений и предприятий. Ре­шение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство органи­зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле­ние; в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

7.2. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно канцелярией или специально выделеннымдля этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Онвносится в регистрационный журнал. При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма ит. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

В журнал регистрации входящих документов могут быть добавлены графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения[3, с. 119].

Пример.

Таблица 2. Примерная форма журнала регистрации

входящих документов

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения.

Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» вскрывается лицом, указанным в адресате документа. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции.

Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или емуо них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицопри необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Этозначительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляетсяв виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно илиодновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются исполнителю под подпись.

7.3. РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

· разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

· определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

· оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

· наличие необходимых виз согласования;

· подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;

· использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;

· наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;

· правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

· документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,

· однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

· исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);

· приказы по основной деятельности;

· распоряжения по основной деятельности;

· приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);

· докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);

· иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер).

Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Пример.

Таблица 3.  Примерная форма журнала регистрации

исходящих документов

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но согласно современного времени необходимо вести его в электронном виде (в Word или Excel), обеспечив себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию[1, с. 136].

7.4.ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ

ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию. Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного хране­ния;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура делпредставляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме[1, с. 251].

Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение. Образец примерной номенклатуры дел приведен вприл. 25.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3(см. прил.25) с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

– подписание руководителем службы делопроизводства;

– визирование ответственным за архив организации;

  – согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

  – рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);

   – утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года.

Например.

АДМИНИСТРАЦИЯ         УТВЕРЖДАЮ

Центрального района              Глава администрации

г. Омска Центрального района г. Омска                                                

СВОДНАЯ                                                    подпись       И.О.Ф.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                       30.12.2014

30.12.2014 № 1

на 2015 г.

Управляющий делами

(зав. общим отделом)             подпись      И.О.Ф.

СОГЛАСОВАНО

Зав. госархивом

Центрального района             подпись    И.О.Ф.

30.12.2014

Далее документы формируются в дела. Формирование дел – это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело – со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности: входящий документ; приложение к нему (если имеется); документ во исполнение входящего; приложение к нему (если имеется); другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра­боты данного лица в учреждении; учебная документация, со­здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На­пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока­та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп­пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру­гие документы.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив структурными подразделениями. Если в фор­мировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить[3, с. 140].

Образец формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 5

Итого_____________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Должность лица, составившего

внутреннюю опись документов

дела                                   подпись И.О.Ф.

дата

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

7.5. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ

Существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну.

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организацияхразрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этойкатегорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж осохранении секретной информации. Руководитель предприятия своим приказом назначает должностное лицо, отвечающее за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа. Это может быть ответственный работник, для которого выполнение этих функций составит дополнительную нагрузку.

Гриф конфиденциальности означает, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежащий предприятию.Если информация, которая составляет коммерческую тайну, содержится в документах, которые принадлежат предприятиям-партнерам, тогда, о ее неразглашении должно быть указано в тексте договора между этими предприятиями.

Если на документе не проставлен гриф и в тексте нет указаний о конфиденциальности, то это означает, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусматривали все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Все документы, поступающие с грифом «КТ» (коммерческая тайна), получает ответственное лицо или секретарь-референт, которая обязательно проверяет корреспонденцию на целостность. Документы с грифом «КТ» формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка «Коммерческая тайна». На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами, внесенными в определенной дела.

Такие дела хранятся в сейфе, который опечатывает должностное лицо, ответственное за их сохранность. Доступ к этому сейфа другим сотрудникам запрещено.Документы с грифом «КТ» выдают только тем работникам, которые имеют право пользоваться этими документами. Выдачу документов с грифом «КТ» регистрируют в специальном журнале.

Документы, имеющие гриф «КТ», выдают и принимают под подпись. Во время хранения и использования документов с грифом «КТ» запрещено:

– изымать из дела или переносить в другую дела документы без разрешения руководителя и пометок в «Журнале регистрации документов с грифом« КТ »;

– выносить документы из помещения без специального разрешения руководителя;

– размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят в номенклатуру дел предприятия[3, с. 340].

Передавая дело в архив, составляют отдельный опись документов с грифом «КТ». В помещении архива такие документы сохраняют в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещен.

Обязательное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.

7.6. ЗНАЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ДЛЯ СОВРЕМЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Существует множество определений того, что такое электронный документ.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т. д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (ElectronicDocumentManagementSystems) – система управления электронными документами.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

–сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

–при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

–подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

–электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронный документооборот – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т.д.

Системы электронного документооборота (СЭД) применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

СЭД позволяет видеть руководителю, на каком сотруднике «застрял» документ и вовремя «подтолкнуть» его. Система позволяет контролировать сроки исполнения задания, что облегчает оценку работы конкретного сотрудника.

Использование электронного документооборота облегчает планирование текущей работы компании.Кроме того, все документы хранятся в едином электронном архиве.

Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на активное хранение).

Технология работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Знание обязанностей повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Вопросы для самопроверки

1. Определить, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

2. Что такое документооборот?

3. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

4. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

5. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

6. Каковы сроки хранения документов в организациях?

7. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

8. Что такое служебная тайна на предприятии?

9. Дать определение номенклатуры дел. Что такое сводная но­менклатура дел, как она составляется?

10. Как формируются документы в дела? Почему не рекоменду­ется формирование и хранение дел у исполнителя?

11. Пояснить порядок работы с исходящими документами.

    12. Пояснить понятие электронного документооборота.

Заключение

Как бы разнообразна ни была деятельность организации, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обоб­щения существующей практики работы с документами. Использованы исследования известных авторов в области делопроизводства АндреевойВ.И., Басакова М. И., Быкова Т. А., Кузнецо­войМ.В.,Кирсановой М. В.

В пособии использованы общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), –постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Делопроизводство подразделяется на три стадии: создание документов (документирование); организация движения и учёта документов (документооборот); хранение документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве – это наиболее слабое место в работе организаций.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документови их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

· документирование деятельности;

· организация работы с официальными документами.

Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, необходимоиметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать нетолько структуру самого документа, но и понимать, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Данное издание поможет студентам понять организацию документооборота на предприятии, а также ознакомиться с правилами оформления управленческих документов в организации.

Итоговые тесты

1. Реквизит документа – это:

1.1. Его отдельный элемент.

1.2. Часть служебного письма.

1.3. Фирменный бланк.