Глава 6. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д.В наше время каждый должен уметь писать письма, но не все обладают талантом написания письма. Деловое письмо в основном отправляетсясторонним организациям или лицам с просьбой или информацией о чем-либо. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Поэтому, зная основные правила, можно развить в себе способности для написания хороших и интересных писем.

6.1. СТРУКТУРА И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения или поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Деловые письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора –два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации[3, с. 179].

В левой части письма размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В названии документа слово «ПИСЬМО» – не пишется [11].

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

предлог "о" + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

"по вопросу о" + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей".

Пример

Об изменениях сроков хранения документов на предприятиях

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны поцелям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности, не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие. Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридическойсилы. Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Эта часть является пояснительной.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части.

Например. «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания конференции…».

Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – чтоотражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «ПрошуВас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «Приглашаем».

По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения.

 Например.

«Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!».

Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшимвсеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Письма определенного характера (приглашение, благодарность, просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:

   Пример.

«Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потребителя, она соответствует международным стандартам качества и достойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-приглашении).

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Уважаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся надальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».

Письмо оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату,второй – подшивают в дело.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении. Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» содержатся в главе 2.2 «Правила оформления реквизитов».

Первый экземпляр письма подписывают руководители предприятия, второй – руководители структурного подразделения или его составители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяетсяпечатью предприятия[2, с. 170].

6.2.ВИДЫ ПИСЕМ

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Все виды писем заполняются в одинаковом порядке, рассмотренном в гл. 6.1, изменяется в них только текст, который зависит от смысла заголовка к письму.

Гарантийное письмо –документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Гарантийные письманаправляются с целью под­тверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.(прил. 20).

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов. Также если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Например.

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 25 от 25.05.2014 г. с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1. Договор в 2 экз. (всего на 6 листах);

2. Протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

М.П.

Письмо-подтверждение –документ, который содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например: договор, инструкция и т. п.).

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Пись­мо-подтверждение может заканчиваться дополнитель­ной просьбой или справочной информацией.

Письмо-просьба содержит какую-либо просьбу, пре­дельно кратко и уважительно подчеркивая заинтере­сованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее испол­нению.

Пример текста письма-просьбы

Уважаемый Юрий Петрович!

В связи с расширением производственных мощностей и вводом в эксплуатацию новых линий по производству горно-шахтного оборудования просим Вас выслать в наш адрес номенклатуру производимой Вами продукции.

С уважением,

генеральный директор подпись       И.О.Ф.

М.П.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован(прил. 21).

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия, направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый резуль­тат (прил. 22). В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о воз­можных мерах, которые будут приняты при их невы­полнении.

Письмо-уведомлениесодержит со­общение или утверждение о произошедшем или предстоящем факте или событии (прил. 23).

Информационное письмо – сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем фактов письмо подписыва­ет руководитель организации.

Например.

ООО «Мишель»     Генеральному директору

пр. Мира, д. 22,                                                  ООО «Смайл»

г. Омск, 644099                                                   А. И. Иванову

Тел./факс (812) 510-16-20

ОКПО 25968457

ОГРН 1127600380758

ИНН/КПП 7807032160/871001001

22.11.2014 №  23

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2014 г. с 23.11.2014 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Письма-приглашенияпредлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами:

«Приглашаем Вас»

или

 «Просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно исполь­зовать изготовленные типографским способом трафа­реты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на ко­торое приглашается адресат.

Пример текста письма-приглашения.

Уважаемый Иван Юрьевич!

Фирма «Веллком» совместно с управлением техники безопасности РАО «ЕЭС России» приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Нефтегазстрой – 2014».

Будем рады видеть Вас в павильоне № 5 с 15 по 20 марта 2014 года по адресу:

Москва, ВВЦ.

С уважением,

генеральный директор подпись И.О.Ф.

М.П.

Коммерческие письма составляются от имени юри­дического лица при заключении и выполнении ком­мерческой сделки. По своему назначению они подраз­деляются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет оп­ределенный, указанный в ней срок действия.В тексте оферты излагается само предложение и указываются основные условия сделки.

Например.

«Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т. п.

Рекламация – коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъяв­ляются в отношении качества товара, объемов и сро­ков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора(прил. 24).

Деловое письмо – один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, теле­графа, факса, модемной связи и т.п., – объем переписки многих организаций очень велик. Большое количество писем при однотипности управ­ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. Деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний.

Вопросы для самопроверки

1. Какие виды писем существуют?

2. Кто занимается составлением писем на предприятии?

3. Какой реквизит, в отличие от других документов, отсутствует при составлении письма?

4. Кто подписывает письмо, содержащее финансовые сведения?

5. Назвать отличие информационного письма от письма-приглашения.

6. Пояснить особенность письма-ответа.

7. Пояснить назначение сопроводительного письма.

8. Пояснить расположение реквизита «Адресат» на письме.

9. Чем отличается рекламация от оферты?

Задания

Задание 1.

Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ЗАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.0000 по 00.00.0000.

Задание 2.

Составить гарантийное письмо ОАО «Кедр» в ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

Задание 3.

Составить сопроводительное письмо о направлении подпи­санного договора ОАО «Алекс» в ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.0000.

Задание 4.

Составить письмо-ответ ОАО «Вымпел» для ОАО «Партнер» о раз­работке проекта на строительство жилого дома.

Задание 5.

  Составить письмо-ответ ОАО «Квант» Выставочному центру «Экспо-Бизнес» с просьбой включить предприятие в число участни­ков выставки и выделить для оформления стендов с образцами продукции площадь в 45 кв. м.

Задание 6.

ООО «Маяк» приглашает руководящий состав ООО «Луч» на бизнес-тренинг, который будет проводиться в сроки с 21.06.2014 г. по 28.06.2014г. Составить письмо-приглашение, недостающие данные привести самостоятельно.

Задание 7.

Составить сопроводительное письмо на имя генерального дирек­тора ЗАО «Интерком». В письме содержится просьба рас­смотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том №___ от 00.00.0000, транс №__, по железнодорожной накладной №___) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акта экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.

Задание 8.

Составить письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кеме­ровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудо­вания.

Задание 9.

Составить информационное письмо о продаже предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

Задание 10.

Составить гарантийное письмо о сроках выполнения ремонтных работ. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 11.

Составить гарантийное письмо ОАО «Экосан» для ОАО «Прогресс» об ока­зании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

Задание 12.

Составить договорное письмо о подписании договора ООО «Дельта» с ООО «Алекс» на поставку строительных материалов.

Задание 13.

Составить письмо-ответ типографии издательства «Наука» товарище­ству на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

Задание 14.

Составить письмо в администрацию Омской области о выделении лимита на приобретение железобетонных конструкций предприятием ОАО «Метрострой-Омск» для дальнейшего строительства станции метро «Библиотека им. Пушкина».

Задание 15.

Составить письмо-напоминание об истечении сроков аренды помещения. Недостающие данные указать самостоятельно.

Задание 16.

Составить письмо-просьбу Омской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 250 тыс. р. до начала реализации молодняка птицы населению.

Задание 17.

Составить письмо-отказ производственного управления пассажирс­ких перевозок г. Омска ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Указать при­чину отказа.