Глава4. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие организационные документы: устав, инструкции,штатное расписание.Также существуют распорядительныедокументы: приказы,инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

4.1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ,

ПРАВИЛА ЕЕ ОФОРМЛЕНИЯ

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности[2, с. 175].

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, какобщие положения, основные функции, права и обязанности, руководство,взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия,реорганизация или ликвидация.В зависимости от формы частной собственности (общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрыто­го или открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добав­ляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный ка­питал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формиро­вание фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в це­лях установления правил, регулирующих организационные, науч­но-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инст­рукции издаются также в целях разъяснения и определения поряд­ка применения законодательных актов и распорядительных доку­ментов (например, приказов).

Распространенным внутри предприятия организационным документом является должностная инструкция.Должностная инструкция–это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (прил. 7).

Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:

– рациональное распределение труда;

– оптимальное использование кадров;

– повышение эффективности деятельности организации;

– создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

– повышение ответственности сотрудника за результаты своеготруда;

– обеспечение объективности при аттестации работника;

– соблюдение объективности при поощрении и взыскании;

– разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций используют квалификационные требования к должностям служащих. Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно ру­ководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок вве­дения инструкции, перечисляются необходимые организацион­ные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на­пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Ад­министрации Новосибирской области», «Должностная инструкция ин­спектору по контролю...»).

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ, выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения, с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

– законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

– методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;

«Требования к квалификации» определяют:

– уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения должностных обязанностей;

– требования по стажу работы.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т. д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает меру ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей.

Например.  «Главный инженер несет ответственность за: …».

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом[3, с. 163].

Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителями организации или с помощью распорядительного акта (приказа, распоряжения).

Изменения в инструкцию можно внести только посредством приказа или другого распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под расписку.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д.

Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, т. к. «зона адресата» – правый верхний угол – будет отведена для реквизита «Гриф утверждения».

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации (прил. 8).

4. 2.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ,

ИХ ВИДЫ И ЗНАЧЕНИЕ В РАБОТЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием. Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: решения, распоряжения, указания, постановления, приказы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Приказ – правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников (прил. 9).

Приказы подразделяют на две группы: по основной (производственной) деятельности; личному составу (кадрам) организации.

Приказы по основной деятельностииздаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу были рассмотрены в гл. 2., они регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа. Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации для решения поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к составлению проекта документа.

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – введение в суть рассматриваемого вопроса, а также разъяснение, чем вызвано распоряжение. Эта часть необязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: без кавычек, с двоеточием; печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа[1, с. 98].

Ответственному исполнителю для выполнения работы не всегда требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него.

Выписка из приказа – это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего приказа, к примеру, работнику для подтверждения стажа при начислении трудовой пенсии, для представления её в вышестоящую организацию. Такой документ позволяет передать копию части текста, касающуюся поставленного вопроса, и сохранить конфиденциальность остальной части приказа.

По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа. В выписке вместо слова ПРИКАЗ пишется название документа «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнения.

После текста указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа. Далее необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать).

Например.
                    ОАО «Дельта»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

19.05. 2014 № 38
г. Омск

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по проведению экспертизы ценности документов ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.05.2014 г.

Директор подпись Д. А. Молочкова

Верно
Секретарь

подпись О. Е. Шкваркина
20.05.2014

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов (прил. 10).

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителем. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц (прил. 11).

Распоряжения издают также главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений) [3, с. 170].

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Указание –правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же состав и расположение рек­визитов. Указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» (прил. 12).

Постановление– правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. В тексте распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ". Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись(прил. 13).

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. С помощью ОРД устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Вопросы для самопроверки

1.Что представляет собой устав организации и каковы его основные требования к содержанию и оформлению?

2. Как правильно оформить штатное расписание?

3. Что такое инструкция, каково ее содержание и оформление?

4. Какие виды приказов существуют?

5. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

6. Как оформить выписку из приказа?

7. Как оформить распоряжение?

8. Как оформить указание?

9. Назовите реквизиты решения.

10. Как оформить постановление?

Задания

Задание 1.Написать указание, составленное на предприятии ЗАО «Юнис», в котором руководитель предприятия обязывает всех сотрудников пройти полный медицинский осмотр и сдать результаты осмотра в отдел кадров.

Задание 2. Составить указание об организации работы сотрудников ООО «Образ» в праздничные дни.

Задание 3. Составить решение, подготовленное советом директоров ЗАО «Кристалл» от 10.05.2014 г. в связи с предстоящей выставкой. Назначить ответственным за подготовку к мероприятию начальника отдела рекламы Давыдову Е. М., которой поручить подготовить набор экспонатов к выставке согласно указанным критериям, не позднее 17.05.2014г.

Задание 4.Составить решение совета директоров ОАО «Витязь» о подготовке к конкурсу «Менеджер года», проводимого в декабре. Ответственным за подготовку назначить секретаря Петровскую Г. П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.Написать распоряжение директора ООО «Ника» о проведении капитального ремонта здания, где расположены сборочный и литейный цеха, в связи с аварийным состоянием. Ответственным за выполнение работ назначить Голодова А. А. (начальника сборочного цеха). Все работы необходимо провести до 01.05.2014 г. О ходе выполнения работ сообщать лично руководителю предприятия Горину О. Д.

Задание 6. Составить приказ по ОАО «Новострой» об утверждении инструкции по делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией предприятия разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Задание 7. Составить проект приказа по ОАО «Химпром» об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 8.Написать проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах доку-ментальной ревизии работы предприятия с 01.02.2014 г. по 01.09.2014 г. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л. Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования. Другие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 9. Составить приказ по строительному предприятию ЗАО «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части указать, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

Задание 10. Составить приказ по ООО «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части указать, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Задание 11. Написать проект приказа директора ООО «Колос» о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты указать самостоятельно.