Федеральное агентство Правительства связи РФ

Научно–технический центр «ОРКО»

Сокращенное наименование приводится тогда, когда оно включено в устав этого предприятия. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Омский государственный институт сервиса» (ФГБОУ ВПО «ОГИС»)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования.

Пример.

ЗАО «Пилот»

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывается в том случае, если они участвовали (являются) авторами этого документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации.

Пример.

ООО «Факториал»

Департамент маркетинга

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Пример.

Глава центрального округа

09.Справочные данные об организациивключают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Пример.

Среднеохтинский пр., д. 22,         

Санкт-Петербург, 195279   

тел. 8 (812)5101620

10.Название вида документа(акт, приказ, протокол, справка и т.д.) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Реквизит указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия. Наименование документа указывается заглавными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, КОНТРАКТ, АКТ и т. д. Проставляется во всех документах, кроме писем.

11.Дата документа– дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.Например,дату 5 ноября 2013 г. следует оформлять в левом углу документа, после его названия, независимо от того, угловым или продольным способом оформляется документ.

Пример.

05.11.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

  Пример.

 05 ноября 2013 г.

  А также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

   Пример.

2013.11.05.

12.Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

 Индекс дела по номенклатуре включает условное обозначение подразделения, куда направлен документ или где был создан, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен, например:

Пример.

№ 1-3/115(1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа);

№ ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела, 115 – порядковый номер документа).

На совместно составленных документах номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа слева направо.

Пример.

Совместный документ Центрального банка Российской Федерации (ЦБ РФ) и Государственного таможенного комитета (ГТК) РФ: «01-20-105/11921» (01-20-105 – номер, присвоенный ЦБ РФ, 11921 – номер, присвоенный ГТК РФ).

Во внешнеторговом контракте номер контракта будет состоять из трех групп знаков с двумя разделительными.

Пример.

№ ББ/000000/000 (ББ – две буквы, соответствующие коду страны по международному классификатору, который называется страны мира, остальная часть представляет собой код организации или продавца ОКПО, последняя часть представляет собой порядковый номер организации и покупателя).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документавключает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Пример.

на №__от __

14. Место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

Пример: буква «г.» (город) не проставляется, если в нем использовано слово «город»: Новгород, Волгоград, Санкт-Петербург, но г. Омск.

15. В качестве адресатамогут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например.

16. Гриф утверждения документаставится должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Например.

УТВЕРЖДАЮ

 Генеральный директор

ООО «Большевичка»

 (личная подпись) И. В. Сергеев

                                                12.11.2014

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек. 

Например.

                                                             УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего

собрания акционеров

                                                                 от 15.09.2014 № 4

17. В резолюциидаются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. 

Например.

А. В. Зайцевой, П. С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

                         с ООО «Гермес» к 10.02.2014

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости написания второй и третьей резолюции, они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

18. Заголовок к тексту. Состоит из краткого изложения содержания текста документа, отвечает на вопросы о чем? чего?

Например:

ПРИКАЗ

Об итогах работы за первое полугодие 2014 года

или

ПРОТОКОЛ 

Заседания педагогического совета

Заголовок допускается не указывать, если документ с небольшим текстом или документ формата А5.

19. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

20. Текст – это основная информационная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким. Текст состоит из двух частей. В первой части, констатирующей, указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй,заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может состоять только из заключительной части (в приказах присутствует в основном только распорядительная часть).

Например.

ПРИКАЗЫВАЮ:

  До 14.04.2014г. коммерческому директору Петрову И. В. подготовить отчет о проделанной работе.

Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Более подробно образцы составления текста документов можно увидеть в приложениях.

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Например.

Приложение: на 10 л. в 3-х экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например.

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3-х экз.

2. Смета расходов на 3-х л. в 3-х экз.

22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор Проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управления                       (личная подпись)        Н. А. Сергеев

или

Директор института         (личная подпись)        Н. А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например.

Директор завода            (личная подпись)       В. В. Волков

Главный бухгалтер          (личная подпись)         В. М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например.

Заместитель министра                 Заместитель министра

транспорта РФ                             сельского хозяйства РФ

(личная подпись) А. А. Петров      (личная подпись) А. В. Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии с распределением.

Например.

Председатель комиссии  (личная подпись)   Н. В. Куликов

Члены комиссии:             (личная подпись)   К. М. Артемьева

                                         (личная подпись)   С. П. Матвеев

                                         (личная подпись)   В. А. Филатов

Допускается в реквизите подпись центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например.

Исполнительный директор

  ЗАО «Сибиряк»         (личная подпись)     И. И. Петров

23. Гриф согласованиясостоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Например.

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись  А.В. Соколов   

12.06.2014

Если согласование производится коллегиальным органом или с помощью письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2014 № 10

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2014 № 01-4/27

24.Виза согласования документа включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например.

Начальник экономического отдела

(личная подпись) А. И. Орлов

20.06.2014

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Например.

Замечания прилагаются

Начальник экономического отдела

(личная подпись) А. И. Орлов

20.06.2014

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печатьставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

Руководитель организации утверждает перечень документов и порядок использования печати. В этот перечень целесообразно включить документы, имеющие отношение к трудовым отношениям и деятельности кадровой службы.

Например:

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности.

2. Командировочные удостоверения.

3. Документы, подтверждающие персональные сведения (характеристики работников и др.).

4. Справки с места работы.

5. Акты о приме-передаче дел.

6. Представления и ходатайства.

7. Грамоты, свидетельства, выдаваемые работникам.

8. Служебные удостоверения.

9. Иные документы, требующие особого удостоверения их подлинности.

26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа, ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную подпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку и дату заверения.

Например:

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефонарасполагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например.

Аксенов

22-52-32

28. Отметка об исполнителедокумента и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Пример.

В дело № 55 отправлен факс от 01.06.2014 № 16

Подпись         02.06.2014

29. Отметка о поступлении документарасполагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Пример.

Вх. № 15

04.05.2014

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Пример.

Приказы по личному составу

04.05.2014

В последние годы произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, расширением экономических и культурных связей, появилась необходимость автоматизации обработки документной информации. Основными направлениями совершенствования документации являются стандартизация и унификация.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на ОРД, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (ОРД), вошедшей в состав общероссийского классификатора управленческой документации по классу 02 0000.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Государственным стандартом установлено 30 реквизитов, используемых в документах управления.

Вопросы для самопроверки

1. Раскрыть все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

2. Каким образом оформляется реквизит «Адресат»?

3. Каковы требования к оформлению текста документа?

4. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Гриф согласования»?

5. Что представляет собой регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?

6. Назвать требования к постановке печати на документах.

7. Какие бланки документов используют на предприятиях?

8. Какой размер полей должны иметь документы?

9. На каких документах проставляется виза согласования документа?

10. Назовите отличие визы согласования документа от грифа согласования документа?

Задания

Найти ошибки в оформлении приведенных ниже докумен­тов. Добавить недостающие реквизиты, показать, как правильно они должны оформляться.

Докладная записка

Наименование организации

Адрес

Герб

Директору ООО «Апекс»

                          Н.В. Григорьеву

____________№ ____________

Текст

Генеральный директор

                                           А.И. Белосохов

_________________________________________

Письмо

ул. Труда, 15                                                                             «Горизонт»

г. Омск, 644000                                                                      Петрову И. В.

ОКПО 4444……                                                                            

ОГРН 55…..

ИНН/КПП ……..

26.03.2014г.

 №10  

о направлении подписанного договора

Уважаемый Иван Викторович!

Текст

Директор                                                                                   Иванов Е. А.

Письмо

Герб

Наименование организации

Директору ООО «Симбион»

Борисову В.А.

Копия: главе администрации

К.К. Петрову

Текст

Генеральный директор  А.А. Петруненков         Подпись

Печать

____________________________

4. Выбрать правильное оформление реквизита «адресат», если адресат – частное лицо:

а) Боброву В.С.                           б) В. С. Боброву

ул. Гоголя, 13 – 68                      ул. Гоголя, 13 – 68

г. Москва                                     Москва

в) Боброву В.С.                           

ул. Гоголя, д.13, кв.68                          

Москва, 312446

______________________

5.Эмблема организации оформляется в соответствии со следующими правилами (выберите правильный вариант ответа):

а) площадь не более 2,5*2,5 см², должна быть зарегистрирована в учредительных документах; 

б) должна быть оформлена по образцу;                                      

в) площадь более 5*5 см², должна быть зарегистрирована в учредительных документах;

г) должна отражать основные цели и задачи деятельности организации.

________________________

6.В каком виде ставится отметка о контроле (выберите правильный вариант ответа):

а) «К»                                       б) КОНТРОЛЬ

в) штамп                                   г) любой из трех вариантов

Глава 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

В результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем создаются документы по личному составу. В документы по личному составу входят приказы (распоряжения по личному составу), заявления, трудовые книжки, личные карточки, контракт и трудовой договор. Данные документы имеют различные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. К особым условиям относят помещения, сейфы, шкафы: хранение их осуществляют отдельно от документов производственного характера.

3.1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. До­кументы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и пе­ремещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, со­ставляют группу документов по личному составу. Схемы составления документов о приеме на работу, о переводе на другую работу внутри организации, об увольнении, представлены в прил. 2.1, 2.2, 2.3.К данной группе документов относятся: заявления, трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книж­ки, личные карточки, характеристики.

Назначение кадровых документов –фик­сирование сведений, необходимых для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.Работники, отвечающие за делопроизводство по личному соста­ву, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ [19].

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление – официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию. Заявлениео приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А 4.

Реквизиты заявления: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Образец заявления о приеме на работу

ЗАЯВЛЕНИЕ  Генеральному директору

08.06.2014       ООО «Витязь»

Н. И. Петрову

от Григорьева Сергея

Николаевича

(возможен адрес проживания)

Прошу принять меня с 08.06.2014 года на постоянную работу в планово-экономический отдел на должность старшего экономиста.

Личная подпись С. Н. Григорьев

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно.

Образец заявленияо предоставлении отпуска

Директору ООО «Адрон»

Н. И. Крылову

от гл. бухгалтера

Филимонова И. Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ 

   Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2014 г.

21.12.2013Личная подпись

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом.

Подготовка приказа о приеме на работу сопровождается оформлением ряда других документов: трудовой договор, запись в трудовой книжке, оформление личных карточек (ф. №Т-2, № Т-2ГС), открытие лицевого счета по ф. № Т-54 или Т-54-а).

При оформлении приказа о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.)[22].

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договорам.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, направление в командировку, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.

Обязательные реквизиты: фамилия работника (печатается прописными буквами), имя и отчество (строчными буквами). Затем указывается должность, структурное подразделение организации, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Отличает данный вид документов содержание текста[1, с. 30].

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т. п.

Пример оформления приказа

ЗАО «Рябина»

ПРИКАЗ

12.04.2014 № 36

г. Омск

о приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ

ПРИНЯТЬ Григорьеву Валентину Ивановну старшим экономистом с 14.04.2014г. с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: контракт от 14.04.2014г.

Директор                           подпись                            Н. И. Петров

Трудовая книжка –официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина и его трудовом стаже (ст. 60 ТК РФ) [22].

Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из вооруженных сил – военный билет.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т. д.) профессии, времени обучения на курсах переквалификации и т. д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Соответствующие записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой организации после издания приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2 ГС (государственного служащего).

Титульные листы трудовых книжек содержат идентичные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать организации, выдавшей трудовую книжку, и подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки(табл. 1).

Таблица 1. Пример заполнения трудовой книжки

Если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

Возможна выдача дубликата книжки. Дубликат может быть выдан по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или ее утери.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению работника – копии документов, связанных с его работой.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены. Трудовая книжка заводится один раз. Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта в разделе I «Об­щие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в тру­довой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие по­зиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и проф­союзе).

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная перепод­готовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записыва­ются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих раз­делах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о на­значении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они неред­ко служат основанием для Подтверждения трудового стажа ра­ботника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокра­щений. Личная карточка заводится на работника в одном экземп­ляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, со­держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководите­лей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие докумен­ты (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• копии характеристик;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работ­нику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, со­держит сведения о порядковых номерах документов в деле, их ин­дексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкетаили личный листок по учету кадров содержит биогра­фические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу(прил. 3). При ее заполнении используются

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет;

• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертифи­кат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документы об имеющихся изобретениях.

Трудовой договор– это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт (трудовой договор) (прил. 4).

В статье 56 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) указано, что:

«Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка»[22].

В определении трудового договора заложены такие признаки, которые позволяют отграничить его от гражданско-правового договора, связанного с трудом (например, от договора подряда, поручения, авторского, возмездного оказания услуг). Их разграничение имеет большое практическое значение, чтобы правильно применять законодательство.

По трудовому договору работник выполняет трудовую функцию, то есть работает по конкретной специальности, квалификации, должности, а по гражданско-правовому договору, связанному с трудом, трудящийся (он является подрядчиком или исполнителем, но не работником) выполняет индивидуальное задание, при котором оговаривается конечный результат труда (например, построить дом, написать книгу).

Трудовой договор имеет личный характер в силу того, что выполнение трудовой функции возможно только лично работником, поскольку трудовой способностью может распорядиться ее обладатель. В процессе выполнения трудовой функции работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. В случае нарушения правил работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. В гражданско-правовых договорах в случае невыполнения условий наступает гражданско-правовая ответственность. В трудовом договоре обязанность обеспечивать необходимые условия труда лежит на работодателе. В гражданско-правовых договорах подрядчик либо исполнитель организует работу сам, выполняет ее на свой риск. Существует также специфика вознаграждения за труд. Так, в трудовом договоре вознаграждение выплачивается в форме заработной платы по заранее установленным нормам и не ниже минимального размера оплаты труда.

Трудовой договор – это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. По общим правилам вступить в трудовое отношение может лицо, достигшее шестнадцати лет (статья 63 ТК РФ)[22]. В исключительных случаях с пятнадцати лет: в случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения.

Существуют, установленные трудовым законодательством, особенности заключения договоров с отдельными возрастными категориями граждан, которые более подробно можно изучить в ТК РФ [22].

Содержание трудового договора – это взаимные обязательства (условия), обусловленные сторонами при его заключении.

Условия трудового договора, составляющие его содержание, подразделяются на существенные, то есть условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные, наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.

Существенными условиями, согласно статьи 57 ТК РФ являются:

– место работы (с указанием структурного подразделения);

– дата начала работы;

– наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

– права и обязанности работника;

– права и обязанности работодателя;

– характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

– режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

– виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Факультативные (дополнительные) условия (об установлении испытательного срока; об установлении неполного рабочего времени; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный период времени, если обучение производилось за счет средств работодателя и другое) не влияют на существование трудового договора.

Как необходимые, так и факультативные условия имеют определенную юридическую значимость: они являются обязательными для сторон, влияют в той или иной мере на судьбу трудового договора и возникших на его основе трудовых правоотношений; их невыполнение должно повлечь правовые последствия. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью трудового договора.

Согласно статьи 9 ТК РФ трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если же такие условия включены в трудовой договор, то они не могут применяться. Добровольное согласие работника на условия, ухудшающие его положение, не освобождает работодателя от ответственности, установленной за нарушение трудового законодательства[22].

Порядок вступления трудовых договоров в силу установлен статьей 61 ТК РФ. Согласно указанной статье трудовой договор считается вступившим в силу со дня его подписания сторонами (если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором) либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя).

При этом, фактическое допущение не освобождает работодателя от обязанности оформить (хотя бы с опозданием) трудовой договор и соответствующий приказ.

По общему правилу работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Но если день начала работы не оговорен в договоре, работник обязан приступить к выполнению своих трудовых обязанностей на следующий рабочий день после вступления договора в силу (со дня подписания обоими сторонами). В случае если работник без уважительных причин не приступит к выполнению трудовых обязанностей в установленный срок в течение недели, заключенный трудовой договор аннулируется (статья 61 ТК РФ)[22].

Если же причина, по которой работник не приступил к работе в установленный срок, является уважительной, заключенный трудовой договор считается действующим с момента вступления его в силу. Наличие или отсутствие уважительной причины в каждом конкретном случае устанавливает работодатель на основании объяснений работника и представленных им документов. При наличии разногласий между работодателем и работником по поводу оценки причин, по которым он не смог приступить к работе, вопрос рассматривается судом.

Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя), в этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (статья 67 ТК РФ).

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, командирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.).В зависимости от целей дальнейшего использования, характеристики подразделяются на:

• внутренние – используются только внутри организации (например: при переводе работника из одного отдела в другой; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т.п.)

• внешние – составляются по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляется по месту требования (например: при призыве сотрудника военкоматом, для дальнейшего прохождения военной службы; при получении кредитов; при принятии решений муниципальными или государственными органами, в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различным мер наказаний или награждений и т.п.)[2, с. 109].

Во всех перечисленных случаях характеристика с места работы оформляется исходя из общих правил.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст, подписи; печать (прил. 5).

Состоит из логически связанных четырех частей: анкетные данные (И.О.Ф., должность, ученая степень и звание, если имеется; год рождения, образование сотрудника); данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.); собственно характеристика, т. е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника; его отношения к работе; повышения профессионального уровня, поведения в быту; заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

3.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ АВТОБИОГРАФИИ

И РЕЗЮМЕ

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Составляется в произвольной форме. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4. Форма изложения повествовательная от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись[2, с. 110].

Пример.

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Сушко (Лукина) Виктория Юрьевна, родилась 22 марта 1981 года в г. Брянске. Среднюю общеобразовательную школу № 136 г. Брянска окончила в 1997 году. В этом же году была зачислена в Брянскую архитектурно-строительную академию и в 2002 году окончила данное учебное заведение с присвоением квалификации «Экономист-менеджер» по специальности «Экономика и управление на предприятии».

Затем в 2002–2004 годах я не работала в связи с замужеством и рождением ребенка.

За 2003–2004 годы в БИП «Логос» получила дополнительное образование, присвоена квалификация «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации» (английский язык).

В феврале 2005 года была принята в ООО «Фольга» на должность секретаря-референта, в октябре 2007 года была переведена на должность бухгалтера. В настоящее время продолжаю работать в ООО «Фольга» бухгалтером.

Замужем. В январе 2002 года изменила девичью фамилию Лукина на Сушко в связи с вступлением в брак.

Мой муж – Сушко Валерий Алексеевич, 1979 года рождения, занимает должность менеджера по персоналу в ООО «Камушки».

Дочь – Сушко Алина Валерьевна, 2002 года рождения, посещает 2 класс МОУ Гимназии № 5 г. Брянска.

Проживаем по адресу: г. Брянск, ул. Зеленая, д. 124, кв. 198.

Мать – Лукина Наталья Александровна, 1949 года рождения, отец – Лукин Юрий Георгиевич, 1946 года рождения. В настоящее время оба пенсионеры и проживают: г. Анапа, ул. Скачковая, д. 141.

В последние годы я много путешествовала. За 2008–2014 годы с туристической целью посетила Германию, Италию, Испанию, Францию, Индию, Китай, Таиланд, США, Канаду, Аргентину.

26 декабря 2014 г.

Личная подпись В. Ю. Сушко

В настоящее время существует похожий на автобиографию документ – резюме. Резюме необходимо для того, чтобы заинтересовать работодателя при устройстве на работу.

Прежде чем приступать к составлению резюме, необходимо понять основной принцип его действия. Четко сформулированные мысли помогут заинтересовать специалиста по подбору персонала. Существует стандартизированная форма резюме, рамки которой позволяют соискателю подробно перечислить факты своей трудовой биографии. Принцип составления по определенной схеме приветствует большинство работодателей.

Начинается со слова «резюме», далее пишется фамилия, имя, отчество. Далее надо указать цель резюме – название должности, на которую вы претендуете. Лучше всего, если она будет совпадать с той, что содержится в объявлении о вакансии.

Опыт работы принято перечислять, начиная с последнего, т.е. в обратном хронологическом порядке. В каждом пункте необходимо отразить следующее: время работы с точностью до месяца, название организации, должность и выполняемые обязанности. Фразы должны быть четкими и понятными.

Далее следуют сведения об образовании, также в обратном хронологическом порядке. В данном разделе указывается не только основная специальность, приобретенную в вузе, но и все оконченные дополнительные курсы, семинары, тренинги, особенно если они напрямую связаны с деятельностью организации, куда направлено резюме.

Затем составляется список основных навыков. Чаще всего представителя отдела кадров интересует умение пользоваться компьютером (программы, которыми владеете); немаловажно и знание иностранных языков, наличие водительских прав и т. п.

Итоговый пункт – дополнительная информация о личностных качествах, увлечениях и пр. В данной ситуации необходимо понимать, зачем знакомить работодателя с подобными сведениями. Например, при устройстве дизайнером в отдел рекламы, ваше хобби – художественное фото, необходимо написать об этом. О том, что вы разводите аквариумных рыбок, сообщать не нужно. Кроме того, коммуникативные навыки, кристальная честность, организаторские качества, способность к быстрому восприятию информации, привлекут любого работодателя.

 Далее – контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты. Их можно указать в начале или конце страницы.

Работники, имеющие дело с многочисленными резюме соискателей, довольно часто отмечают сходство ошибок, причем характер недочетов часто не зависит от должности. Одна из основных проблем заключается в том, что претендент пишет свою биографию в свободном стиле, используя длинные фразы описательного характера.

Понять, как правильно формулировать, удастся на простом примере. Вот как одну и ту же мысль можно отразить в документе.

Неправильно:

«...с января 2009-го по июль 2014 года я работал в ООО «Метроном» в отделе технической поддержки. Мы помогали коллегам, если у них возникали проблемы с компьютерами, покупали и устанавливали новое оборудование, ремонтировали компьютеры и другую технику».

Правильно: «...январь 2009 – июль 2014-го: ООО «Метроном»;

Должность: сотрудник отдела технической поддержки;

обязанности: ремонт компьютеров и оргтехники, покупка и установка оборудования, помощь коллегам».

Пример оформления резюме менеджера по продажам автомобилей приведен в прил. 7.

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. В кадровых документах фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами право на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.

Вопросы для самопроверки

1. Какие документы требуются при приеме на работу?

2. Какие сведения о поступающем на работу указываются в личных карточках работника?

3. Каков порядок оформления и заполнения трудовой книжки?

4. Назвать реквизиты трудового договора, изложить его содержание.

5. Назвать последовательность оформления и условия перевода работника на другую должность.

6. Каков состав документации, оформляемой при увольнении работника?

7. Пояснить назначение резюме.

8. В чем отличие резюме от автобиографии?

Задания

  Задание 1.

 Написать заявление о приеме на работу (данные укажите самостоятельно). На основании заявления оформить приказ о приеме на работу.

Оформить запись в трудовую книжку о приеме на работу.

Задание 2.

Составить текст приказов о переводе на другую работу:

1. Секретаря-референта Соловьеву С. Е. на должность эконо­миста планового отдела.

2. Электрика Козлова С. П. вре­менно на должность сторожа (причину укажите самостоятельно).

3. Программиста Симонову Л. Г. в связи с ремонтом поме­щений временно в Калачинский филиал с сохранением сред­немесячного заработка.

Задание 3.

1. Составить приказ по предприятию ОАО «Водолей», содержащий сведения о приеме Ивановой И. И. на должность бухгалтера, увольнении в связи с уходом на пенсию Петрова П. П., командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации с 29.01.2014 г. по 13.02.2014 г.

2. Составить выписку из приказа, содержащую пункт о командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации.

Задание 4.

Написать заявление о приеме на работу на предприятие ОАО «Донбасс» на должность начальника отдела сбыта, с окладом согласно штатному расписанию.

Задание 5.

Написать заявление о предоставлении Вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 Задание 6.

 Составить приказ по личному составу на предприятии ОАО «Штурм», в котором говорится о приеме на работу Дедовой А. М. на должность менеджера по персоналу, на основании ее заявления, а также о необходимости увольнения Кац С. С. за появление на работе в нетрезвом виде, что привело к срыву поставки заказа.

Задание 7.

Оформить запись в трудовой книжке об увольнении Вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

Задание 8.

Составить проект трудового договора при приеме Вас на работу менеджером в ЗАО «Дельта». Все реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составить приказ о переводе на работу внутри организации.

 Задание 10.

 Составить приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Задание 10.

 Заполнить личную карточку работника. Необходимые данные указать самостоятельно.