Глава 2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Документы в качестве основного вида делового языка и носителя информации, являются способом засвидетельствования и основой для принятия решений или для доказательств, т.е. имеют большое правовое значение. Документы должны быть правильно оформлены по форме и содержанию, с соблюдением соответствующих реквизитов и имеют, в соответствии с действующим законодательством, юридическую силу.

2.1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ

 ДОКУМЕНТОВ

В управленческой деятельности предприятий используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность – управленческой документацией.

В оформлении документов должны использоваться обязательные элементы оформления, которые называются реквизитами (например, дата, подпись, печать и т. д.). Набор используемых реквизитов частично различается для каждого типа и вида документов. Каждый реквизит имеет стандартное место расположения и правила оформления. Реквизит от лат. requisitum – требуемое, необходимое. Совокупность реквизитов документа отражает его форму и называется формуляром.

При оформлении документов должны использоваться стандартные бланки. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. Существуют следующие типы бланков:

• официальный бланк, используемый для переписки с организациями РФ, при пересылке официальных документов российским партнерам и органам власти (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.). В соответствии с законодательством РФ название организации, а также все реквизиты должны указываться только на русском языке. Возможно использование официального бланка, переведенного на иностранный язык, для переписки с зарубежными организациями, (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.).

• бланк для внутренних документов – не содержит реквизитов, необходимых для использования сторонними организациями (почтового адреса, номера телефона и т.п.).

Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Изготавливаются бланки двух форматов – А4 и А5.

Бланки каждого вида проектируются на основе продольного и углового расположений реквизитов. При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Дата», «Номер документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу (рис. 1).

Рис. 1. Угловое расположение реквизитов на бланке

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Резолюция» и др.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа», и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются (рис. 2). Продольные бланки используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Рис. 2. Продольное расположение реквизитов на бланке

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм –верхнее; 20 мм – нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30–35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

2.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система документации». В данном государственном стандарте 30 реквизитов[11].

Обязательными реквизитами документа являются: название организации (автора документа), название документа (не указывается при оформлении писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Перечень реквизитов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации – составителя документа.

09. Справочные данные об организации.

10. Название документа.

11.Дата документа.

12. Регистрационный номер документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения документа.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Виза.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии документа.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении документа.

30. Идентификатором электронной копии документа.

Схема расположения реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов) по ГОСТ 6.30-2003 приведена в прил. 1. Далее более подробно рассмотрено заполнение каждого реквизита.

01. Изображение Государственного герба РФпомещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. На бланках с угловым рас­положением реквизитов герб помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

02.Герб субъекта РФпомещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положениемоб организации).Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке. Она должна быть размером не более 2,5×2,5 см.

04.Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)проставляют в верхней части документа.

Пример.

ОКПО 44465533

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и в сложных названиях организаций.

05.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицапроставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Пример.

ОГРН 1127600380758

06.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Пример.

ИНН/КПП 7807032160/871001001

07.Код формы документапо Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Каждый документ имеет свой код.

Пример.

Код КЧ Наименование документа

0200000 2 Унифицированная система организационно-

распорядительной документации

0211231 2 Устав

08.Наименование организации– составителя документа. Наименование организации должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте.

Пример.