Глава 5. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях, являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные, содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся докладные, служебные и объяснительные записки, справки, акты, письма, телеграммы, протоколы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

5.1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Докладные записки – это вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения …».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т. к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя[2, с. 190].

Пример оформления докладной записки

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

И. Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 39

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 г. в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р. В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р. В. объявить выговор.

Начальник отдела подпись Е. С. Любимчикова

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже – ее составитель.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой – излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Пример оформления служебной записки

ОАО «Луч»                          Генеральному директору                                                       

БУХГАЛТЕРИЯ             А. В. Фролову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

20.02.2014 № 12

г. Омск

О выделении оргтехники

Во втором квартале 2014 г. отдел планирует внедрение новой версии компьютерной программы 1: СБУХГАЛТЕРИЯ, которая требует более современного материального обеспечения. Компьютеры класса Pentium 2, используемые в настоящее время, не соответствуют этому уровню.

Прошу Вас выделить нашему подразделению компьютеры класса Pentium 4 – 6 шт., лазерный принтер – 2 шт.

Главный бухгалтер                 подпись                        С. В. Волкова

Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации. Реквизиты для служебной записки те же, что и для докладной записки, изменяется лишь наименование документа.

Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, т. к. документ может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки) (прил. 14).

5.2.ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ

К ОФОРМЛЕНИЮ СПРАВОК

Справка –это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Справки различают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не приводятся. Это отличает ее от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке:

   Например.  «О комплектовании заказа на 2014 год».

Справки, выходящие за пределы организации, оформляются на общих бланках формата А 4. Они подписываются руководителем предприятия и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата ее подписания.

Образец справки по производственной деятельности

Отдел перевозок         Генеральному директору

СПРАВКА          ООО «Тревел»

02.07.2014 № 36         М. М. Савельеву

Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.2014 г.

К началу туристического сезона нашей компании было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Белавиа», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия).

К 01.06.2014 г. численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Белавиа» имеют 180 посадочных мест. Но предоставить большее число мест нашей компании она не имела возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Ст. менеджер        подпись О. Н. Соколикова

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки. Такие справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Образец справки с места работы

ООО «Азот»                                                                Детский сад № 12

СПРАВКА

10.08.2014 № 33

г. Омск

ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела предприятия.

Оклад – 20600 (двадцать тысяч шестьсот) рублей в месяц.

Начальник отдела кадров          подпись                  А.В. Иванов

Главный бухгалтер                  подпись                  С. Е. Жданова

М.П.

5.3. ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (АКТ), основание для его издания, дата, номер, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т. е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации – автора акта. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Основное содержание акта включает заголовок и текст. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже:

Например.  АКТ (чего?) «ревизии кассы».

Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного.

Например.  «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, т. е. указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

  Например.  Основание: приказ директора от 21.10.2014 г. № 45.

Выражение «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт» считается устаревшим. Следует писать: «Акт составлен комиссией в составе…».

Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его составителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делается отметка в тексте[2, с. 195].

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку:

Например. «С актом ознакомлены: (подпись, дата)».

Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. Макет оформления акта приведен в прил. 15, образецоформления акта приведен в прил.16.

5.4. ОФОРМЛЕНИЕ КРАТКОГО

И ПОЛНОГО ПРОТОКОЛОВ

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии[1, с. 190].

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания.

Например. Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т. д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например. 21 – 24.07.2014

Номером протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол – фиксирует только обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (прил. 17).

Полный протокол – содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания. Макет полного протокола приведен в прил. 18, образец полного протокола – в прил. 19.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологией – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

Например: Присутствовали: 156 чел. (регистрационный лист прилагается).

При этом в регистрационном листе делается ссылка на вид документа, № и дату.

Например: Регистрационный лист к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.04.2014 г.

Если приглашенные лица представляют стороннюю организацию, то к их фамилиям добавляют наименование должности и организации. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру при продольном способе оформления протокола. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не рекомендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня.

Например:

1. СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ

Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решения по первому вопросу.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указывают, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня.

Например.

1. СЛУШАЛИ

В.А. Пастухов – доклад прилагается.

Наименование должности и место работы не пишут, т.к. они указаны в первом пункте повестки дня.Выступления, вопросы и ответы, прения фиксируют в разделе «ВЫСТУПИЛИ».

С красной строки пишут инициалы и фамилию выступающих (в именительном падеже) с указанием должности, после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления. Повествование можно вести либо от первого лица («Я предлагаю…»), либо от третьего лица («Фролов сказал, что…»), а также безотносительно к лицу говорящего («Учет, регистрация и хранение документов в канцелярии поставлены хорошо …») или в безличной форме («Степановым было представлено…»).

Если выступающим представлен текст выступления, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается».

При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пишутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости указывают место работы и должность), затем ставят тире, далее пишут вопрос и далее таким же образом оформляется ответ.

Например.

А.А. Смирнов, начальник цеха № 4: В какие сроки предполагается завершить реорганизацию цеха?

П.В. Воронин, зам. директора по производству: Не позднее 20 декабря этого года.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнение – срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования.

Например.

«За» –140 чел. «Против» – 4 чел. «Воздержались» – 2 чел.

Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола (перед повесткой дня).

Например.

Заседание ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен ознакомить каждого выступающего с текстом протокола. Протокол собрания, для ведения которого избирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выпи­сок подобно оформлению выписок из приказа.

Большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или другой организации. Этот тип документов носит вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.

Информационно-справочный документ – документ, регламентирующий и носящий информационные сведения в управленческой деятельности, информация в данных документах может побудить к действию, может быть использована только для принятия к сведению.

Вопросы для самопроверки

1. Назвать документы, входящие в состав информационно-справочных.

2. Кто подписывает справки, содержащие финансовые сведения?

3. Назовите реквизиты докладной, служебной и объяснительной записок. В чем их отличие?

4. Как оформить акт? Его отличие от докладных записок?

5. Какие требования предъявляются к оформлению протоколов и их виды?

Задания

Задание 1.

Составить докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г. И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Задание 2.

Составить докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Задание 3.

Составить докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

Задание 4.

Написать объяснительную записку директору ООО «Такси для Вас» Федоркину Ф. И. о причинах невыхода Вас на работу в течении 5 дней.

Задание 5.

Написать объяснительную записку об опоздании на работу двух сотрудников предприятия. Причину и другие недостающие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 6.

Составить объяснительную записку об отмене преподавателем занятий по делопроизводству из-за отсутствия свободной аудитории. Записку адресуйте на имя декана факультета. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 7.

Составить справку на имя работника предприятия о занимаемой должности и заработной плате. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 8.

 Составить акт о проверке сохранности документов на предприятии ЗАО «Сибирь», в г. Томске с 20 по 29 апреля 2014 г. Председатель комиссии Аркадьев А. А. Члены комиссии – финансовый директор, главный бухгалтер и ст. экономист. Во время проверки обнаружена утрата документов в планово-экономическом отделе. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 9.

Составить акт о проверке наличия лицензионного программного обеспечения в ОАО «Мир». Проверка осуществлялась 12 марта 2014 г. Проверено 23 компьютера, на девятнадцати из которых установлено нелицензионное программное обеспечение. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

Задание 10.

Составить акт ревизии кассы фирмы ревизором контрольно-ревизионного управления. Недостачи и излишки не установлены.

Задание 11.

На основе приказа директора предприятия составить акт о списании товарно-материальных ценностей. В акте должно быть отмечено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы указанные ниже ценности и они подлежат списанию и исключению из учета.

Задание 12.

Составить протокол производственного совещания работ­ников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием деятельно­сти предприятия. В результате было принято решение о необходимости увеличения числен­ности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

Задание 13.

Составить полный протокол общего собрания рабочих ОАО «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. начать работу.

Задание 14.

Составить краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела ОАО «Маяк», на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке финансового плана на 2014г. После обсуждения было принято решение разработать финансовый план на три дня раньше установленного срока. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.