Документальный учет поступления материально – производственных запасов на предприятие; документальный учет использования материально – производственных запасов.

      Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

  Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (в двух экземплярах один непосредственно покупателю, другой – через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

  Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению.

  Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъяв­ления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересо­ванной организации. Акт составляют также при приемке мате­риалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправи­тель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расче­тов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.    

Поступление на склад материалов собственного изготовле­ния, отходов производства и др. оформляют требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основани­ем для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направля­ется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и со­оружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонта­же зданий и сооружений.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

  Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют требованиями – накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя – у кладовщика.

  Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования – накладные.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для ана­литического и синтетического учета материалов, второй пере­дается получателю материалов, а третий — в бухгалтерию.

При перевозке материалов автотранспортом вместо наклад­ной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов (вследствие непригодности их к ис­пользованию) оформляют актом на списание материалов, кото­рый составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью пред­ставители цехов-получателей расписываются в получении мате­риалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами.   

На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором ука­зываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин.

Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.