Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання оформляють за встановленою формою.

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначаються повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурного підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секретності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та нарад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі документи, які мають важливе значення, складається анотація.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, які передували рокові утворення справи, під датою робиться запис:

(знаходяться документи за_роки).

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати містить число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назву місяця — словом.

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописують нову назву.

Документи постійного й тимчасового зберігання (10 та більше років) підшиваються або переплітаються в обкладинки з твердого картону. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати у м'які обкладинки.

Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чо-тири проколи або переплітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів виймаються скріпки.

Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методичною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил [59]:

♦ номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з додаванням великої (початкової) літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

(Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 р., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09 та 5К-09);

♦ графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справі тривалого зберігання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

♦ графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

♦ систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

♦ кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

♦ у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

♦ справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за_____рік, №__».

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії опис розглядається і затверджується нею.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один із них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведений опис справ постійного зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Опис справ підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі чотири примірники описів, один із яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі.

Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само, як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.