Вимоги до характеристик, автобіографій, резюме, анкет.

Документи по особовому складу створюються з при­ прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т. д. До таких документів належать: особові картки;заяви;накази по особовому складу;характеристики;автобіографії;резюме;анкети;доручення;розписки; особові справи; трудові книжки.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спе­ціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу)* й виносять у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю та особливостями документування.

Для того, щоб адміністрація мала заочне уявлення про майбутнього працівника він має належним чином оформити та подати наступні документи: характеристику, резюме, автобіографію. Розглянемо правила їх оформлення.

Характеристика— це документ, в якому дається оцінка вих і моральних якостей особи — працівника (учня, студента). Характеристика, оформлена належним чином, вважається цінним документом, її видає адміністрація підприємства (органі установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та в інших випадках.

Характеристики оформляють на загальних бланках або аркушах паперу формату А4.Елементи характеристики:

о назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА)

о текст [Текст характеристики можна поділити на чотири частини. В першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Їх друкують на відстані 2—3 інтервали нижче від слова «ХАРАКТЕРИСТИКА», через 1,0—1,5 інтервал, ступивши від 4-го положення табулятора на 3—4 пробіли. Великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові в родовому відмінку, далі — звичайним шрифтом — посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова «ХАРАКТЕРИСТИКА». В другій частині наводять відомості про діяльність особи: спеціальність, посаду, з якого часу працює на якому підприємстві, відомості про переміщення по службі,  професійної майстерності й т. п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і і моральних якостей особи — її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, взаємовідносини з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. В четвертій частині роблять висновки, а також зазначають, куди ітиметься характеристика. Якщо характеристика складається працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник ще працює або студент навчається, — то в теперішньому часі;

о підпис. Як правило, характеристику підписують керівник підприємства (організації, установи), керівник структурного підрозділу;

о печатка. Відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової

Нижче підпису, на відстані 2—3 інтервалів, від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики.

Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові на) руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала.

Автобіографія (від гр. autos — сам, bios — життя, grapho — це опис свого життя, біографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов'язково. Оформляють Автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінійованому  або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу вступають на навчання. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було дістати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність

Є такі види автобіографій: • автобіографія-розповідь, котру складають в описовій формі; • автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводяться такі відомості:

о назва виду документа «Автобіографія»

о прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);

о число, місяць, рік народження;

о місце народження;

о соціальне походження;

о відомості про батьків [прізвище, ім'я, по батькові теперішні; колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначається останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії];

о освіта й спеціальність за дипломом;

о трудова діяльність;

о останнє місце роботи (місце навчання), посада;

о нагороди й заохочення;

о участь у громадському житті;

о родинний стан і склад сім'ї;

о паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то освітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях т. п.

Резюме

Якщо на підприємстві (у фірмі) оголошується конкурс на заміщення вакантної посади, то тих, хто бажає взяти участь у н просять надіслати резюме (поштою або факсом), щоб можна було вибрати кандидатури, які найбільше підходять для даної роботи і запросити їх на співбесіду. Як правило, резюме аналізують за відсутності кандидата, й тому треба, аби цей документ давав позитивне уявлення, про нього. Обсяг резюме має становити не більше ніж одну сторінку. Оформляти резюме слід друкованим способом (бажано із застосуванням шрифтових виділень) на чистому аркуші паперу.

У резюме наводяться такі відомості:

о назва виду документа (РЕЗЮМЕ);

о ім'я, по батькові, прізвище (теперішні) кандидата;

о домашня адреса;

о номер домашнього телефону;

о дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті);

о родинний стан;

о навчання (зазначаються в такій послідовності: вищі, середні, спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка; якщо кандидат навчався у спеціалізованій середній загальноосвітній школі, наприклад із поглибленим вивченням німецької мови, й, на його думку, це може вплинути на вибір саме його кандидатури, то період навчання в школі доцільно зазначити);

о науковий ступінь (зазначають, якщо є);

о досвід роботи (якщо є за тією спеціальністю, на яку претендує кандидат, то зазначають окремим пунктом);

о трудова діяльність (зазначають, коли це вимагається або немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує особа);

о додаткові відомості (наводять додаткові дані, які не увійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: позитивні якості кандидата, його працездатність, індивідуальність, знання, навички, володіння суміжними спеціальностями тощо). Нижче від текстової частини проставляють дату складання резюме (ліворуч) і підписуються (праворуч). У правому верхньому куті можна приклеїти фотокартку.

Анкета — це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї. Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформлюють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній і закордонний паспорти й т. д.

До анкетних форм відноситься особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу. Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом «так» або «ні» відповідають лише тоді, коли цього вимагаєанкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» й т. д. в разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у доповненнях до особового листка з обліку кадрів.

Державні службовці, оформлюючись на роботу, заповнюють особову картку [форма П-2ДС*], яка містить додаток 1 до особової карткиП-2ДС. Типову форму № П-2 на державних службовців не заповнюють.

Ведення особових карток

На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку — особову картку (типова форма № П-2)*, робить відповідні записи в трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівникає основним документом обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: прізвище, ім'я, по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи в графах № 4 (а—г), 5, 6. Обов'язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату й номер наказу, зазначають причину звільнення. Вносячи ці відомості, треба бути особливо уважним, оскільки вони можуть слугувати підставою для підтвердження трудового стажу.

Заповнюють особові картки від руки або машинописним способом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем. У наукових організаціях (на підприємствах, в установах) на спеціалістів із вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім типової форми № П-2, заповнюють типову форму № П-4. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити алфавітну карткутипова форма № П-3.