Особливості складання ділових листів

Службовий лист

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом до­кументів, що є засобом обміну інформацією і оперативного уп­равління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність складання службового листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник уста­нови, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.

Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службове листування ведеться від імені установи, а не від іме­ні посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму.

Службовий лист оформляється на спеціальному бланку уста­нови — кутовому чи поздовжньому (формат А4, А5) і містить не­обхідні реквізити:

♦ назву й адресу організації — відправника листа;

♦ номер і дату написання листа;

♦ посилання на номер і дату документа, на який дають відповідь;

♦ адресата (назву одержувача лист);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

♦ підпис керівника;

♦ візи документа (підписи відповідальних осіб на копії доку­мента);

♦ прізвище виконавця і номер його телефону.

 Службовий лист мусить бути оформленим бездоганно. Навітьневелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичного погляду.

Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути пере­вірені.

До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправ­лень чи додатків. Датою листа є дата його підпису яка має співпадати з датою його реєстрації у відповідному журналі.

Під час складання службових листів слід пам'ятати такі прави­ла етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При звертанні використовувати слова: пан, добродій, шанов­ний, вельмишановний. Звертання пишеться окремим рядком і піс­ля нього ставиться знак оклику.

Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому звертанні нор­мою української мови є кличний відмінок. Наприклад:

пане генерале,шановний Петре Юрійовичу, вельмишановний Ярославе Анатолійовичу.

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'яз­ковими є посилання на інші документи.

Наприклад:

Згідно із Законом України «Про освіту» проаналізуйте... Відповідно до постанови КМУвід 03.04.2008№ 21 поінформуйте...

5. Вимоги в тексті листа не повинні виражатися в категорич­ній формі. Для уникнення категоричності вживаються не особо­ві форми дієслів, а безособові.

Наприклад, замість:

Ми передаємо Вашу справу до суду.... слід писати:Вашу справу буде передано до суду.....

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення:

З повагою,

З глибокою повагою.

Взагалі ділова кореспонденція поділяється на такі види листів: ділові, особисті, рекомендаційні, рекламні.

Ділові листи поділяються на формальні та неформальні.

Формальні листи — це листи, підготовлені одним підприємс­твом (організацією) до іншого.

Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажі­мо, менеджер кадрової служби однієї фірми — менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обгово­рення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

За функціональною ознакою всі ділові листи можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують.

Серед перших — лист-прохання, лист-вимога, лист-звертання, лист-запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист.

Залежно від адресата розрізняють колективні та циркулярні листи.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна від­нести скарги, прохання та звернення, що підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв'язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки, спрямовується ряду підпорядко­ваних установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа зазвичай є вища організація (міністерство, корпорація), що ін­формує свої підрозділи або дочірні фірми щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

З огляду на зміст та обсяг листи поділяють на: прості, або одноаспектні; складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно-гос­подарські, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію.

Вважається, що листування, яке стосується економічної, пра­вової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діло­вою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-техніч­ного постачання та збуту — комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підпри­ємств та організацій, а також відносин між суспільними, проф­спілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна по­ділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція має приватний характер.

Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого англомовного тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, адресований далекому другові, є образ­ливим, подібно до короткого кивка або недбалого рукостискання.

Пишуть особисті листи, переважно, від руки. І якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають від руки, що підкреслює щирість то­го, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті.

У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках обов'яз­ково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їхньому будинку понад добу. Обов'язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, як­що не було нагоди подякувати особисто.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: «Пред'явник цього має право на вашу увагу та гостинність». (З огляду на це не­зручно просити кого-небудь дати такий лист).

Разом із рекомендаційним листом можна вкласти у конверт свою візитну картку.

Рекламні листи, або листи прямої поштової реклами, (Directmail або Salesmail) призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець.

Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується, має хо­роший попит, адресати, зазвичай, отримують серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Визначення мети листа

Функціональне призначення ділових листів як елемента діло­вої комунікації, полягає в досягненні згоди між двома та більшою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окре­мими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призна­чення ділового листування визначають його особливості. Насам­перед, це офіційність, зумовлена, по-перше, ситуаціями спілку­вання і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне використання ситуаційних кліше, стереотипних висловів, фраз. Уніфікація ділового листу­вання зумовлена вимогами економії мови і необхідністю полег­шити процес обробки листів. «Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах» — люблять наголошувати американці.

У канцелярії Білого дому підрахували, що через недбале скла­дення ділових листів американські компанії щотижня втрачають кілька мільйонів доларів.

Цікаво, що Ф. Рузвельт не приймав до читання офіційні папе­ри, якщо розмір тексту перевищував половину сторінки, і вима­гав «укласти» суть будь-якої проблеми, якою б вона не була важ­кою, в зазначені рамки.

А. Ейнштейн у своєму зверненні щодо проекту створення атомної бомби зміг викласти прохання двома фразами: «Наполе­он відкинув звернення Фултока оснастити судна паровим двигу­ном і був розгромлений на морі. З Америкою скоїться те ж саме, якщо Ви знехтуєте винаходами сучасної науки» [126].

За сучасних умов комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм та корпорацій в Україні цей факт умисної еволюції амери­канського ділового листування є переконливим доказом уніфіка­ції та стандартизації письмового спілкування.

Отже, перед тим, як взяти ручку чи увімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити:

♦ який це буде лист (супровідний, лист-прохання, лист-пові-домлення, лист-нагадування та ін.);

♦ чи передбачається відповідь;

♦ чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

♦ чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, краще скористатися телефоном або модемним зв'язком).

Автор листа мусить чітко знати, про що писати, які наводити аргументи, якої мети прагнути. При цьому він повинен бути впевненим, що саме лист є найефективнішим засобом вирішен­ня питання.

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці «Ка­р'єра менеджера» зазначав, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту.

Чіткий порядок письмового викладення будь-якої ідеї тим са­мим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різні недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитися в конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману са­мого себе, ніж когось іншого.

Письмове мовлення має свої вади і переваги:

Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб усі вміли писати. Мета написання відома:

♦ привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

♦ дати змогу легко зрозуміти написане;

♦ спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свій задум.

Складання плану листа

Незалежно, якою мовою готується лист, після того, як визна­чена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:

♦ вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);

♦ основний зміст (прохання, вказівка, додаткове повідомлення та ін.);

♦ заключна частина (подяка, прохання написати у разі, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).

Вступну частину будують залежно від мети написання листа. Наприклад:

❖ Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань, тощо. Наприклад: Ми дякує­мо Вам за брошуру з інформацією про Ваші послуги... (We thank you for the brossure with information about your services in it...).

❖ Якщо лист має лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистич­ні дані тощо. Наприклад: Ми повідомляємо, що наша компа­нія співробітничає з... (We wish to inform you that our company cooperates with...).

❖ Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість дальшого співробітництва або про відсутність цієї можли­вості, викладаються пропозиції. Наприклад: У зв'язку з Ва­шим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...).

❖ Якщо лисі має характер реагування на невиконання взятих обов'язків, недотримання строків поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що трапилось, та повідомлення про розрив відносин не повинні мати різкого характеру. Наприклад: Ми з подивом довідались, що ви не під­писали наші документи... (We are puzzled to learn that you ha­ven 't signed our documents...).

Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися стисло, логічно, ясно. Але й над­мірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових запитань, пояснень та уточнень, що вимагає продов­ження листування та відтягує практичне вирішення питань.

❖ Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначати час їх виконання. Вислови на кшталт типу у близькому майбутньому (inthenearestfuture) небажані.

У ході написання основної частини листа необхідно:

❖ проаналізувати всі аргументи, відмовитися, якщо це можли­во, від другорядного;

❖ згрупувати всі факти за обраним напрямом, підібрати заго­ловки до кожного розділу;

♦ написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу, скласти до нього невеликі запитання;

♦ обміркувати черговість викладення, послуговуватися прин­ципом «від невідомого до відомого»;

♦ не зупинятися на банальних речах: «стислість — сестра та­ланту»;

♦ використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;

♦ не нехтувати працею над чернетками, текст має бути зруч­ним для читання.

Заключна частина листа також має свої варіанти. Тут традицій­но викладаються надії на розвиток відносин і на те, що подана в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: Сподіває­мось, що будемо підтримувати співробітництво, та запевняємо Вас... (Wewouldliketomaintaincooperationandassureyou...).

♦ Якщо лист адресований особі, з якою ще не був установле­ний діловий контакт, у заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: Будемо вдячні за тер­мінове виконання нашого замовлення (Yourpromptexecutionofourorderwouldbeappreciated).

♦ У разі майбутнього розриву ділових контактів з партнером заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одно­часно свідчимо про нашу відкритість до ділового співробітниц­тва в майбутньому (Wesimultaneouslytestifytoouropenessforbusinesslikecooperationinfuture.).

Таким чином, за негативного змісту листа партнеру дається змога у разі зміни його позиції повернутися до ділового співро­бітництва. Така відповідь буде більше ознакою ввічливості, ніж надією на співробітництво надалі, отже, етикету буде дотримано.

♦ За потреби у заключній частині листа повідомляються пріз­вище, посада, адреса та номер телефону особи, яка має змо­гу допомогти у вирішенні питань. Таке повідомлення ро­биться максимально доброзичливим тоном. Наприклад: У разі необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим пред­ставником О. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які виника­тимуть (Ifnecessarydonothesitatetocontactwithourrepresen­tative (O. Shamray) andclearupallquestionsthatarisewithhim.).

Стиль ділового листа

Термін «стиль» походить від грецького слова styloz(латинське — stilus). Так називали паличку для писання на вкритих воском тон­ких дощечках. Один кінець палички був загострений, ним писали, другий мав вигляд лопатки для розрівнювання воску, якщо написа­не витирали. «Частіше перевертай стиль!»,— казав учню вчитель. Це означало: пиши й виправляй, змінюючи написане. З часом цей вислів дістав переносне значення: «Працюй над стилем викладу».

Стиль листа зазнає швидких змін, з кожним роком стає прос­тішім, менш офіційним. Відмовляйтесь від використання фраз, які вийшли з ужитку. Сучасні кореспонденти надають перевагу простим висловлюванням. Більше, ніж будь-коли, час є дорогим для керівника, якому ніколи читати велику кількість непотріб­них слів.

Але особа, яка нише діловий лист, повинна справити про себе гарне враження, тому кілька слів пошани будуть дуже доречні. Однак не варто зловживати компліментами, щоб не викликати протилежний ефект: партнер може відчути нещирість адресанта.

Тон листа

У діловому листі рекомендується використовувати нейтраль­ний та позитивний тон, не допускати іронії, брутальності тощо.

Від побудови фраз залежить результат ділового спілкування. Ще Френсіс Бекон твердив, що вести діловий діалог у доброзич­ливому тоні важливіше, ніж вживати хороші слова та правильно розташовувати їх. Наприклад, замість того, щоб написати: «Мине розуміємо, чому Ви не сплатили рахунок», напишіть: «Ми впевнені, що те, що Ви не сплатили — є випадковою дією» або замість: «Ми не можемо сплатити, поки не одержимо...» краще написати: «Ми будемо раді сплатити, як тільки одержимо...».

Доцільніше написати: «Нам прикро дізнатися з Вашого листа, що...» замість: «У нас Ваш лист, в якому ви заявляєте, що...».

Типи речень ділового листа

Особа, яка не має досвіду ділового листування, має потяг до над­мірно довгих речень, що заважає розумінню тексту. Коли людина читає фразу з більш як 20 слів, вона мусить прочитати її ще раз.

Але й надмірна лаконічність заважає розумінню тексту або на­дає йому брутальності. Тому краще вживати різні за конструкці­єю речення.

Наприкінці розділу хочеться нагадати, що, коли людина дот­римується певної культури управлінського документування, пра­вил підготовки документів, вводить у своє мовлення словосполу­чення з іншої мови, не руйнуючи граматичної основи і фонетич­них особливостей української, оберігає її красу, користується її фразосполученням та багатством, це не викликає заперечень.

Варто пам'ятати, що милозвучність, лексичне та фразеологіч­не багатство, синтаксична гнучкість, величезні словотворчі мож­ливості української мови набули загального визнання. У Парижі, наприклад, на Всесвітньому конкурсі краси мов вона посіла тре­тє місце після французької та перської.

Питання для самоконтролю:

· Як складаються довідково-інформаційні документи?

· Як проходить підготовка розпорядчих документів?

· Як складаються організаційні документи?

· Які є особливості складання ділових листів?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

Змістовий модуль (тема) №5Документування діяльності колегіальних органів.

1. Особливості документування проведення нарад

2. Складання протоколів

3. Написання стенограм

4. Підготування повідомлень

5. Підготовка запрошень

1. Особливості документування проведення нарад

У практиці управління часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох спеціалістів, обміну думками та отриманням інформації з проб­лем, які виникають.

Обговорення таких питань проводиться на конференціях, пле­нумах, зборах, засіданнях колегіальних органів, нарадах тощо. Во­ни можуть проводитися періодично чи мати разовий характер.

Проведення зборів, засідань може бути закладене в організа­ційно-статутній формі установи, організації тощо.

Слово «нарада» визначається тлумачним словником як похідне від слова «радитись», тобто разом з кимось обговорювати що-не-будь. Таким чином, під словом «нарада» розуміємо такий вид уп­равлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше поставленими питаннями.

Оскільки у прийнятті колегіальних рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності дорого коштує й до нього необхідно підготуватися відповідним чином.

До проведенню засідання колегіального органу відбувається велика підготовча робота, в ході якої складається група докумен­тів, що супроводжує протокол:

♦ порядок денний,

♦ списки учасників,

♦ доповіді та тези основних доповідей,

♦ довідки з обговорюваних питань,

♦ проекти рішень (або постанов) з кожного питання.

Документування підготовки засідання, зазвичай, полягає пе­редусім у складанні порядку денного, до якого можуть бути вклю­чені питання, не передбачені планом, але як такі, що потребують обов'язкового розгляду на засіданні.

До порядку денного рекомендується включати невелику кіль­кість питань, щоб можна було ґрунтовно обговорити їх на засі­данні.

Питання порядку денного слід розподіляти в порядку їх важ­ливості так, щоб запрошені на засідання витрачали якомога мен­ше часу в очікуванні розгляду своїх питань.

До порядку денного додають список запрошених на засідання із зазначенням їхньої посади, звання та організації, яку вони представляють.

У великих установах до засідань із найбільш важливих питань складається довідка щодо їх суті, в якій зазначаються причина й мета винесення питання на обговорення.

Винесення питання на обговорення колегіальних органів мо­же бути виконаним не тільки з ініціативи керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.

Матеріали засідання подаються, зазвичай, за три-п'ять днів керівникові установи і після їх розгляду разом з повідомленням про засідання надсилаються членам колегіального органу. Попе­реднє розсилання матеріалів дає можливість вносити зміни в той проект рішення, який уже є, і тим самим прискорює вирішення питань на засіданні.

Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці до великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких запланована участь працівників установ, організацій з інших областей, міжнародних організацій, рекомендується передбачати такі моменти:

♦ відпрацювання порядку денного;

♦ визначення кола учасників;

♦ ознайомлення майбутніх учасників з порядком денним;

♦ відпрацювання регламенту наради;

♦ підготовку матеріалів, які будуть розглядатися на нараді:

а) доповіді чи інформаційного повідомлення організатора наради;

б) доповідей майбутніх учасників;

в) інформаційно-довідкових матеріалів, які можуть знадо­битись у ході наради;

г) проекту рішення;

♦ організаційне забезпечення наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

г) харчування учасників;

д) культурно-масові заходи;

ж) інформування учасників з питань, шо їх цікавлять; є) забезпечення учасників канцтоварами;

♦ організаційну роботу секретаріату наради;

♦ технічне забезпечення проведення наради (оснащення при­міщення технічними засобами);

♦ документування роботи наради (оформлення документаль­них матеріалів):

а) складання протоколу (стенограми) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів;

в) забезпечення цими матеріалами учасників наради;

♦ проведення анкетування учасників наради:

а) про роботу наради;

б) про рівень організації і проведення наради:

♦ складаня фактичного кошторису проведення наради.

Якщо в підготовці наради бере участь група, має бути розроб­лено план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.

У відповідному документі зазначається тема, яка обговорюва­тиметься на нараді, перелічуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень тощо, які пропонуються для обговорення і додаються короткі дані про тих, хто виступатиме: їхні прізвища, імена по ба­тькові (повністю чи скорочено), посада, звання, вчений ступінь.

Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (повідомлення) на нараду.

Регламент роботи наради повинен передбачати чітку організа­цію її проведення, порядок питань, що розглядаються, процедур­ні сторони. Загальна тривалість наради не повинна перевищува­ти трьох-чотирьох годин на день.

Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробля­ється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів рег­ламент встановлюється на початку засідання кожного разу.

Регламент наради може бути приблизно таким:

1) вступне слово — не більше 10 хв.;

2) основна доповідь — до 30 хв.;

3) запитання доповідачу — не більше 2 хв. кожному;

4) співдоповідь, повідомлення — не більше 10 хв.;

5) запитання співдоповідачу — не більше 1 хв. кожному;

6) виступи — 5—7 хв.;

7) відповідь доповідача — не більше 5 хв.;

8) відповіді співдоповідачів — не більше 3 хв. кожному;

9) довідка по ходу наради — не більше 3 хв.;

10) читання проекту рішення — не більше 5 хв.;

11) пропозиції щодо проекту рішення — не більше 3 хв.;

12) підбиття підсумків наради — не більше 10 хв.

Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, рег­ламентується постановами, рішеннями, розпорядженнями. Пос­танови і рішення приймаються в результаті обговорення на засі­даннях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах.

Документами діяльності колегіальних органів є протоколи, стенограми, повідомлення.

1. Складання протоколів

Протокол — документ діяльності колегіальних органів, у яко­му фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвід­чує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора).

У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об'єктивний опис якоїсь події. Складається протокол, зазвичай, під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографуєть­ся або записується на плівку, протокол можна складати після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відпові­дальною справою.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

 Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такіреквізити:

♦ назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть по­середині рядка;

♦ порядковий номер протоколу (пишеться після слова «прото­кол»);

♦ порядковий номер засідання колегіального органу протягом року;

♦ назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

♦ назву підприємства, організації, де відбулися збори, конфе­ренція, засідання, нарада;

♦ дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому самому рядку з пра­вого боку пишуть місце проведення (назву міста). У разі, якщо засідання триває кілька днів, вказується дата його початку і че­рез тире — закінчення. Наприклад: 22 — 26.04.2008 р.;

♦ кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників не перевищує 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати кількість при­сутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

♦ посаду, прізвище, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

♦ порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді (питання мають бути сформульовані у називному відмінку). В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка;

♦ текст протоколу;

♦ перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто­рінок;

♦ підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників збо­рів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозу­мілим, точним, лаконічним, але водночас містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття «прото­кольна точність» народжене змістом документа і стилем викладу.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пун­ктів порядку денного.

Текст кожної позиції укладається за формою:

СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть (друкують) великими літерами в одному рядку з цифрою, що позначає питання, після нього став­лять двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача зазначають з но­вого рядка у родовому відмінку і підкреслюють.

Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст допо­віді за формою прямої мови.

Наприклад:

1.СЛУХАЛИ:

Н. М. Красовську — Про створення клубу «Дозвілля».

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно вказати («текст до­повіді додається»).

Слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть (друкують) великими літера­ми з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку.

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М. Н. Попов — Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії? Н. І. Сидорчук — До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Так само слово «УХВАЛИЛИ» пишуть через два інтервали піс­ля попереднього тексту великими літерами з нового рядка, став­лячи після нього двокрапку.

Якщо в ухвалі містяться різні за характером питання, їх поді­ляють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

У разі обирання посадових осіб у протоколі зазначаються під­сумки голосування по кожній з кандидатур окремо.

У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п'яти­денний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряєть­ся за стенограмою і фонозаписом, редагується і оформляється.

Якщо до протоколу буде додаватись стенограма, про це ро­биться запис після першої частини протоколу:

«Засідання вченої ради стенографувалось. Стенограма додається».

Повністю підготовлений протокол підписується головою і сек­ретарем.

Протоколи формуються у справи разом з документами, ство­реними в процесі підготовки засідання:

♦ порядок денний,

♦ запрошення,

♦ списки учасників засідання і списки запрошених,

♦ доповіді чи тези виступів,

♦ довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів;

♦ інші документи, що передавались у процесі засідання (все в одному примірнику).

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у виг­ляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.

Витяг із протоколу — один із наймасовіших у документуванні. Він надсилається або передається особам чи підприємствам і міс­тить: назву виду документа (витяг з протоколу, засідання, нара­ди), дату, місце складання чи видання (з оригіналу), текст, підпи­си, позначку про завірення копії.

1. Написання стенограм

Стенограма — запис промови, доповіді, переговорів, викона­ний способом стенографії, що означає «скоропис, скорочене письмо, яке поспіває за мовою». Так писав автор «Толкового словаря» В.І. Даль.

Стенографія — це спосіб швидкого і точного записування за допомогою системи скорочень і умовних знаків. З'явилося слово «стенографія» в 1602 р., коли англієць Джон Уїлліс видав книгу «Мистецтво скоропису, або стенографія».

Застосовувалася стенографія ще в Стародавньому Єгипті. Можливо, вона існувала і раніше, тому що людина завжди бажа­ла писати швидше.

У 1883 р. в Акрополі було знайдено мармурову плиту з висіче­ними на ній стенографічними знаками, що підтвердило існуван­ня стенографії в Давній Греції. На думку вчених, давній стеног­раф залишив ці записи близько 350 року до н. е.

Багато давньогрецьких філософів володіли стенографією: ві­домо, наприклад, що промови філософа і вченого Сократа запи­сав стенографічно давньогрецький історик Ксенофонт.

Скоропис був відомий і в Росії. Ще в XV ст. збори народного віча в Новгороді і Пскові записувалися знаками, що «поспівали за мовою». При Петрі І існувала група стенографів, яких назива­ли «компанією писак».

Широке запровадження стенографії в практику управлінсько­го апарату дає змогу в 2-3 рази прискорити підготовку будь-яко­го документа, дозволить кваліфікованим працівникам зекономи­ти до 20-30 процентів часу, який витрачається ними на рукопис­не складання документів.

1. Підготування повідомлень

Повідомлення — це документ, який інформує про якийсь захід (нараду, засідання, збори, конференцію) і пропонує взята у ньо­му участь.

Оформляється повідомлення або запрошення як лист, адресо­ваний організації, установі чи конкретній особі.

Текст повідомлення включає відомості про час, місце, харак­тер заходу, порядок денний, прізвище доповідачів та виконавців, пропозицію взяти участь, прохання підтвердити зустріч, телефо­ни для довідок.

Починається текст повідомлення зверненням (до конкретної особи) або проханням направити представників організації. Структура речень повідомлення — найпростіша. Два-три перших слова одразу ж повинні дати зрозуміти, про що йдеться.

Складаючи повідомлення, слід використовувати прямий по­рядок слів у реченні.

Грамотний виклад має суттєве значення, адже наявні помилки одразу привертають до себе увагу, і враження від документа знач­но знижується. Уважна і неупереджена перевірка тексту повідом­лення — надійний спосіб позбутися помилок, особливо грубих.

1. Підготовка запрошень

На відміну від повідомлень, запрошення можуть бути іменні та неіменні.

Іменні запрошення — це офіційні листівки, що вимагають по­дання документа, який засвідчує особу.

Неіменні запрошення — це офіційні листівки, які слугують вхід­ною перепусткою на науково-методичну конференцію, урочисті збори, засідання з певного приводу, святкову подію, на вечір зус­трічі з ветеранами чи на концерт художньої самодіяльності.

Питання для самоконтролю:

· Які особливості документування проведення нарад?

· Як складаються протоколи?

· Які правила написання стенограм?

· Що таке повідомлення в як його оформити?

· Які є запрошення?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №6Ведення документів по особовому складу

1. документи по особовому складу;

2. правила складання характеристик, автобіографій, резюме, анкет;

3. порядок ведення особових карток;

4.  оформлення заяв, наказів, доручень;

5. трудова книжка.