В ході логістичного каналу споживач має можливість «слідкуати» за замовленням, тобто визначати його фазу та географічне місцерозташування.

    Багато підприємств аналізують якість обслуговування своїх споживачів, розбиваючи   управління замовленнями на наступні етапи:

· Планування замовлень.

· Передача замовлень.

· Обробка замовлень.

· Комплектація замовлень.

· Доставка замовлень.

Щоб вирівняти завантаженість логістичного процесу, підприємства планують замовлення щодо їх надходження, бо одночасне поступлення замовлень від багатьох споживачів - найбільша проблема в досягненні ефективності ланцюга. Така ситуація сприяє до перевантаження системи, як наслідок чого є затримка з виконанням замовлень, шляхом збільшення терміну повного циклу проходження замовлення та зниження рівня обслуговування клієнтів. Вирішення даної проблеми полягає в управлінні інтенсивністю розміщення замовлень споживачів. Якщо є хоч якась можливість вплинути на клієнтів, що подають замовлення, то підприємству вдається згладити піки та падіння завантаження логістичного каналу замовленнями, що поступають.

Слід зазначити, що управління інтенсивністю розміщення замовлень споживачами зазвичай здійснюється наступними способами:

· По-перше, спеціальні виїзні агенти по збуту (що працюють поза офісом) приймають замовлення під час відвідування споживачів. Багато споживачів надають перевагу робити замовлення безпосередньо торговельному агенту, оскільки вони добре знають асортимент товару. Тому, якщо споживач знає, що представник підприємства приїзжає у визначений термін, то зазвичай покупці готують замовлення до приїзду цього агента.

· По-друге, торговельні агенти, що працюють в офісі – продавці по телефону (телесейлери - Telesaler), телефонують споживачам. Такий працівник підприємства телефонує споживачу в певний час та приймає від нього замовлення. Цей метод особливо приваблює своєю простотою.

· По-третє, споживачам пропонується суттєві знижки, якщо замовлення розміщуються в певні дні. Вибираючи дні прийому замовлень від тих чи інших споживачів, підприємство може збалансувати завантаженість складів та консолідувати замовлення щоб транспортувати товари завантажиними на 95%-100% транспортними засобами і тим самим забезпечити максимальний рівень сервісу при поміркованих затратах.

Наступним етапом «роботи» із замовленнями є передача замовлення – це ряд дій, котрі здійснюються з моменту, коли споживач готовий відправити замовлення, і до моменту, коли постачальник його отримує.

Після отримання замовлення, підприємство-постачальник розпочинає процес обробки замовлень, що включає в себе наступні дії:

Перевірка інформації про замовлення на предмет повноти та точності.

Підрозділом вивчення кредитоздатності перевіряється платоспроможність клієнта.

Заповнюються бланки встановлених вхідних реєстраційних документів.

Торговельному агенту доручається здійснити продаж.

Бухгалтерія реєструє транзакцію.

Визначається найбільш близький до клієнта склад.

На цей склад передається розпорядження щодо відбору товару.

На цьому складі фізично відбирають товар, що потрібний клієнту.

9. На цьому складі обновляються залишки („портрет складу”).

Відділ доставки забезпечує транспортування вантажу зі складу до клієнта.

Комплектація замовлень передбачає фізичний відбір товару і є функцією логістики складування. Більш детально логістику складування ми розглянемо в наступних лекціях. А тут обмежимось лише загальним розумінням. Отже, комплектація замовлень розпочинається із складання документа («підборочний» чи «завантажувальний» листи з детальним переліком замовлених товарів), в якому дається розпорядження конкретному складу зібрати дане замовлення для споживача. Функція комплектування замовлення включає в себе всі види діяльності з моменту, коли склад отримав замовлення на відвантаження товару і до моменту, коли товари вантажаться на борт транспортного засобу для доставки. Останнім часом стало вже нормою, що всі дії щодо відбору та комплектування замовлення здійснюються при допомозі комп’ютера. В залежності від того, наскільки робота складу комп’ютеризована, комплектувальник користується або паперовим носієм, або портативний комп’ютер. Кожне вихідне замовлення супроводжується упаковочним листком.

Заключний етап циклу замовлення – це доставка замовлень, тобто час з моменту коли перевізник забирає вантаж для транспортування і до моменту прибуття вантажу на місце розвантаження в покупця. Даний етап є частиною логістики транспортування. Більш детально ми його розглянемо в наступних лекціях.

Якщо всі цикли замовлення – планування, передача, обробка, комплектування та доставка – прискіпливо відпрацьовані, вміло скоординовані та знаходяться під строгим контролем, то підприємство може суттєво підвищити продуктивність та використати процес виконання замовлення в якості ефективного інструменту конкурентної переваги.

В процесі управління дистрибуцією, визначення мінімально можливих розмірів замовлень стає великою проблемою для працівників підрозліду логістики. Споживачі усвідомили просту істину: «великі запаси товару – великі «заморожені» кошти на складах, а отже, великі затрати». Як наслідок багато споживачів схильні замовляти малі партії товарів через малі проміжки часу. Проте, в кожній конкретній ринковій ситуації підприємству необхідно прискіпливо та детально аналізувати наступні питання:

· По-перше, чому робляться дрібні замовлення.

· По-друге, яка буде реакція існуючих споживачів на нову політику щодо формування замовлення:

o або робити замовлення вище мінімально прийнятного розміру;

O або за мале замовлення доплачувати постачальнику, щоб компенсувати втрати.

Системи просування товарних запасів поділяють на:

· «Виштовхуючу» систему (push-system), коли виробники товарів нав’язують свій товар споживачам з метою зменшення своїх власних товарних запасів

·  «Витягуючу» систему (pull-system), коли гуртові чи роздрібні торговельні точки замовляють товари по мірі їх необхідності, оперативно реагуючи на попит.

 «Виштовхуюча» система розподілу підприємства визначається виробничою можливістю, орієнтованою на повне використання виробничих потужностей. Щоб зменшити втрати від переналаштування. Від менеджера з виробництва вимагається так планувати робочий процес, щоб переналаштування поточних ліній на випуск іншого виду, розміру чи моделі виробу щдійснювались у позоробочий час. Проте, тут є небезпека виробити товар, попит на який вже немає. Таку проблему вирішує перехід на гнучке виробництво, що дозволяє швидко переналаштовувати виробничі потужності та виробляти таку кількість товару, на яку є попит. Іншими словами виробляється рівно стільки, скільки потрібно продати. А це і є «витягуюча» система. Тут не створюється надлишковий запас. Проте, є небезпека виникнення дефіциту.

Запитання до аудиторії: Як, на Вашу думку, можна уникнути цього?

Тема 4: Характеристика та особливості логістики складування