Архивы предоставляют для пользования всем потребителям открытые документы Архивного фонда РФ и справочники к ним.

Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учрежде­ний, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных до­кументов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обяза­тельные экземпляры своих работ.

Ограничения на доступ к архивным документам устанавливают­ся только в отношении сведений, составляющих государствен­ную тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним от­носятся сведения в военной области, в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетное и военное значение, в области внешней политики и экономики, обеспечивающие су­веренитет и безопасность государства, в области разведыватель­ной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности.

Не могут засекречиваться данные:

ü о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях;

ü стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

ü состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

ü привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учрежде­ниям и организациям;

ü фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

ü размерах золотого запаса и государственных валютных резер­вах РФ;

ü фактах нарушения законности органами государственной вла­сти и их должностными лицами.

Кроме того, ограничен доступ к архивным документам, содер­жащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками.

В связи с указанными ограничениями архивы делятся:

ü на публичные — все госархивы России с единым правилом свободного допуска потребителей и использования ими архивных документов;

ü ограниченно-публичные — ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивных документов;

ü доверительного типа - ряда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам;

ü закрытые — ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов.

По мере истечения сроков секретного хранения документов, они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ. Меж­ведомственная комиссия по охране государственной тайны и ее структурные подразделения, в которые входят и имеющие секретную часть архивы, раз в 5 лет пересматривают содержа­ние перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и про­изводят рассекречивание потерявших секретность документов. Находящиеся в отдельном хранилище архивов рассекреченные документы переводятся в открытые хранилища. К ним откры­вается доступ потребителей на общих основаниях.

Вопрос 35. Использование

Архивных документов

Понятие использования архивных документов

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребно­стей общества в ретроспективной документной информации.

Основные направления, цели, формы использования архивных документов

Направления использования архивных документов:

ü укрепление российской государственности;

ü удовлетворение информационных потребностей общества;

ü обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

ü политические;

ü организационно-управленческие;

ü научные;

ü экономические;

ü культурно-просветительные;

ü учебные;

ü социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов:

ü информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;

ü представление документов пользователям для исследований;

ü экспонирование документов на выставках;

ü использование документов в средствах массовой информации;

ü проведение информационных мероприятий;

ü выдача документов во временное пользование;

ü публикация документов.

Основные требования к работе по использованию архивных документов

Основные требования к работе по использованию архивных документов:

ü использование документов производится с разрешения руководства архива;

ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

ü при пользовании делами запрещается делать пометки и под­черкивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных до­кументов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, спра­вочников, описей, другого научно-справочного аппарата.

Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей