Содержание форм массового использования архивных документов

Выставки документов организуются архивом самостоятельно,
вместе с другими архивами, музеями, организациями. На их базе могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические, информационные мероприятия.

Выставка организуется на основе концепции и тематико-экспозиционного плана. Концепция определяет структуру и со­держание экспозиции. Тематико-экспозиционный план способ­ствует выявлению и отбору документов, иллюстративного, ве­щевого, вспомогательного материала. Он определяет место и средства показа документов в будущей экспозиции. Художествен­ное оформление выставки осуществляется на основе дизайнер­ских и эскизных проектов. Подготовка документов к экспони­рованию состоит из их реставрации, изготовления копий и му­ляжей. При возможности подлинники документов не выставля­ются. В случае же их экспонирования они должны быть за­щищены как от воздействия внешней среды, так и от хищений.

В средствах массовой информации документы используются для подготовки информационных материалов в прессе, на радио и телевидении. В периодической печати возможны основанные на документах статьи и сообщения, обзоры и публикации до­кументов. В телевидении и на радио документы используются для теле- и радиопередач, в тематических программах, информациях, хрониках, интервью, репортажах, готовящихся сотруд­никами архива совместно с работниками радио и телевидения.

К информационным мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции, за­нятия для студентов и школьников. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих обществен­ность с архивными документами, показ документов, ознаком­ление с работой архивов. Особое внимание уделяется проведе­нию занятий со студентами и школьниками. Они имеют тема­тический характер, проходят в форме лекций, семинаров, пра­ктических и факультативных занятий.

Выдача дел и документов во временное пользование производит­ся на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. Выдаваемые де­ла должны быть полностью оформлены, иметь листы исполь­зования. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранили­ще проверяется их состав и физическое состояние. При обна­ружении дефектов составляется дефектный акт, а их виновни­ки привлекаются к ответственности.

Самым распространенным видом использования документов явля­ется их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания. Все они основываются на научных принципах подготовки документов к изданию, но отличаются спецификой отбора, источников, приемов передачи текста документа, соста­вом научно-справочного аппарата. В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката, могут быть публикации в периодических и продолжающихся изданиях.

Существуют следующие этапы подготовки публикации:

ü выявление и отбор документов;

ü выбор и передача текста документа;

ü археографическое оформление документа;

ü составление научно-справочного аппарата;

ü формирование макета публикации.

Подбор документов определяется темой, типом, видом издания.

Отбор документов проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа до­кументов.

Источниковедческийанализ предполагает установление под­линности, места, времени, условий создания, внешних особен­ностей, авторства, достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны ин­формации, степени сохранности, способа воспроизведения текста документов.

Документальная публикация состоит из предисловия, включаю­щего историческую и археографическую части, текстов доку­ментов, примечаний, указателей, содержания с перечнем пуб­ликуемых документов.

При публикации могут применяться хронологический, темати­ческий, географический, авторский, номинальный признаки систематизации или их сочетания.

Систематизация документов закрепляется их общей порядко­вой нумерацией.

Каждый документ сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой.

В редакционном заголовке указываются порядковый номер доку­мента в публикации, его разновидность, автор, адресат, крат­кое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер.

В археографической легенде сообщаются поисковые данные (шифр) документа, его подлинность, язык, способ воспроизведения, внешние особенности, в случае необходимости — сведения о более полной его публикации.

Основным пособием по публикации архивных документов являют­ся Правила публикации исторических документов в СССР.

Вопрос 39. Учет использования архивных документов

Цели учета использования архивных документов

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы архива подразделяются:

ü на первичные;

ü обобщающие;

ü итоговые.

Первичные документы ведомственного архива

Первичные документы ведомственного архива — это:

ü журнал учета подготовленных информационных документов;

ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и вы­писок из документов;

ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

ü книга выдачи дел из хранилища;

ü лист использования дела;

ü личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива

Первичные документы государственного архива:

ü карточка учета форм использования документов;

ü карточка учета тем исследований в читальном зале;

ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;

ü требования на выдачу дел;

ü личное дело пользователя;

ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

ü карточка учета изданий архива;

ü лист использования дела.