Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

В архивной системе Федеральная архивная служба РФ опреде­ляет политику информатизации в области архивного дела, ор­ганизует создание отраслевых и межотраслевых информацион­ных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

ü Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

ü Регламент государственного учета документов Архивного фон­да РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатиза­ции архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар­хивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объекты информатизации

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Цели информатизации

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определе­ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организа­ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования до­кументов, учета выдачи дел потребителям, составления и вы­дачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных техноло­гий баз данных, содержащих копии документов, сборники архив­ных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Информационные системы

Базовыми информационными системами архивов являются:

ü Архивный фонд — для госархивов;

ü Архив организации — для ведомственных архивов.

Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппа­рата, использования документов в автоматизированном режиме.

Этапы организации внедрения информационных технологий:

ü изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации;

ü разработка технического задания;

ü поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;

ü заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

ü создание, установка, адаптация программы;

ü сертификация и регистрация программного продукта;

ü поддержка и обслуживание системы.