Содержание базы данных архивов

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят:

ü название учитываемой базы;

ü ее объем;

ü характеристика содержания информации;

ü перечень источников данных;

ü крайние даты введенных документов;

ü даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;

ü формат представления данных;

ü правовой статус базы данных;

ü полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность тради­ционным учетным и научно-справочным документам реализу­ется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответст­вии с ними. Возможно дублирование баз данных традицион­ными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесе­ния изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

ü архивные документы;

ü учетные документы;

ü научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными ви­дами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера доку­ментов, библиографические описания, рефераты или полные тек­сты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и ар­хивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

ü вводить новые записи в имеющиеся базы данных;

ü модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:

ü автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого дос­тупа;

ü осуществлять поиск записей по их содержимому;

ü сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требо­ваниями пользователей;

ü печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

ü развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства про­граммирования.

Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах

Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

ü температурно-влажностного режима;

ü светового режима;

ü санитарно-гигиенического режима;

ü охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

ü строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

ü оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

ü применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;

ü применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

Требования к зданиям и помещениям архива:

ü архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания;

ü не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

ü архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей;

ü архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений;

ü хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах;

ü в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

ü отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

ü в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

ü хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

ü в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

ü в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты:

ü посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой режим

Световой режим:

ü постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

ü освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

ü при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;

ü уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.