Порядок проведения проверки

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.

При проверке необходимо:

ü соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;

ü подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

ü изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;

ü изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;

ü составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в карто­теку необнаруженных дел;

ü изымать и изолировать дела с биолого-техническими поврежде­ниями;

ü при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пе­ресоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;

ü внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.

Во время проверки:

ü производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);

ü устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;

ü дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;

ü составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по оконча­нии проверки вносятся в дело фонда;

ü на основании листов проверки составляется акт проверки на­личия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;

ü после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;

ü биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.

Для проведения эффективного розыска необходимо:

ü изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;

ü организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;

ü провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;

ü изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.

Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаружен­ных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

ü акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

ü акты о выделении документов к уничтожению;

ü акты о неисправимых повреждениях дел;

ü акты о передаче дел в другие архивы и организации.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствую­щими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отмет­ка о снятии их с учета.

Вопрос 34. Доступ к документам

Архивного фонда РФ

Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда РФ

Доступ к документам Архивного фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использо­вания архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять ин­формацию любым законным способом (Конституция РФ, ст. 29). Гарантия свободы массовой информации в области архивного дела определяется рядом архивных нормативных документов.

Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справоч­ников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использова­ние и сохранность.

Эти принципы были развиты в следующих нормативных актах:

ü Законе РФ "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (ред. от 19.07.95);

ü Законе РФ "О государственной тайне" от 21.07.93 № 5485-1 (ред. от 30.06.2003);

ü Федеральном законе "Об информации, информатизации и за­щите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003);

ü Временном Положении "О порядке доступа к архивным документам и правилам их использования", утвержденном решением Коллегии комитета по делам архивов при Правительст­ве РФ от 29.05.92;

ü Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (ред. от 01.12.98);

ü Положении о Федеральной архивной службе России, утвержденном Указом Президента РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003);

ü ряде ведомственных нормативных актов.

В настоящее время доступ граждан к большинству архивных документов является свободным, кроме случаев, когда доку­менты отнесены к категории секретных.

Порядок допуска к документам архивного фонда