Характеристика информационного обеспечения пользователей

Информационное обеспечение пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.

Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе на­звания организации или фамилии, имени, отчества запра­шивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хроноло­гических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее ин­формация в запросе, тем больше исходных данных для его вы­полнения.

Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и со­держании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня доку­ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их хроно­логии и поисковых данных.

Понятие, содержание запроса и виды ответов архива

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

ü 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой ар­хив и извещения об этом запрашивающего;

ü 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному ап­парату архива;

ü 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архи­ва. Ответом архива являются архивная справка, архивная вы­писка, архивная копия.

Архивная справка — официальный документ, имеющий юриди­ческую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводя­щий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых доку­ментов, изучение выявленных документов, составление справки.

Основными требованиями к тексту справки являются точ­ность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список исполь­зованных документов с их поисковыми данными. Справка пе­чатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

ü справки, выписки, копии - бесплатно;

ü тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть плат­ными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с пол­ным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребите­лей, тематики возможной информации. Затем происходит вы­явление документов по данной тематике и составление ин­формационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.

Вопрос 37. Работа читального зала архива

Понятие читального зала

Для работы исследователей с архивными документами в архиве
создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании лич­ного заявления или отношения организации, учреждения, пред­приятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место ра­боты, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

Порядок работы в читальном зале

При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов.

Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают до­кументы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного блан­ка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом.

Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи.

При наличии фонда пользования подлинные документы в чи­тальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после полу­чения дело просматривается работником архива. В случае де­фектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.

При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи доку­ментов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов

Понятие форм массового использования архивных документов

К формам массового использования архивных документов относятся:

ü экспонирование на выставках;

ü использование в средствах массовой информации;

ü проведение информационных мероприятий;

ü выдача во временное пользование;

ü публикация.