Понятие и элементы коммуникаций

Коммуникация – процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции) сообщений. Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, поза, жесты, выражение лица и др.) и параметров речи (интонации, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, стили речи и др.).

Способы обеспечения коммуникаций – слушание, речь, чтение, письмо.

Элементы коммуникаций

      Источник– в организации источником коммуникаций обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией, целью коммуникации.

      Кодирование – это перевод идей источника в систематический набор символов (слова, таблицы, графики т.п.), на язык, выражающий цели источника; функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигнала.

     Передача сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

     Канал – каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику; в организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, групповые собрания, неформальные связи и т.д.

    Расшифровка-прием – чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован; каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя свой опыт и предлагаемые рекомендации.

   Обратная связь – источник коммуникаций надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности; так как точность сигнала редко совершенна,  то желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе; односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя, но двусторонняя значительно более точная.

   Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала:

- отвлечения;

- неправильная интерпретация со стороны приемников или тех, кто посылал сигнал;

- различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы);

- статусные различия между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;

- приемник слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка).

Типы коммуникаций

1. Внутриличностная коммуникация – это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума, это то, как индивидуум говорит сам с собой;

2.  Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком. Самый распространенный тип коммуникаций.

3. Коммуникация в малой группе – этот тип коммуникаций возникает, когда небольшое количество людей собираются вместе с какой-либо целью; различие между малой и большой группами в том, что в малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении. Взаимодействие усложняется, если группа превышает 10-12 человек, каждый уже не имеет возможности легко общаться с другими.

4.  Общественная коммуникация – в общественной коммуникации выступающий передает послание аудитории; этот тип коммуникации возникает, когда группа становится слишком большой, чтобы все могли эффективно участвовать в ней. Возможности обратной связи ограничены.

5. Внутренняя оперативная коммуникация (внутриорганизационная коммуникация) – это структурированная коммуникация в пределах организации (между подразделениями, внутри подразделения, межличностные, неформальные), непосредственно направленная на достижение целей организации. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговора. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководителем.

6. Внешнеоперативные коммуникации – это коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и субъектами внешней среды (клиенты, поставщики, финансовые учреждения, правительственные органы, общественность).

Направления коммуникаций

Коммуникационный поток может перемещаться в двух направлениях: в горизонтальном или вертикальном направлении.

 Вертикальное направление характеризуется тем, что информация направляется сверху вниз, именно таким образом руководство доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, рекомендуемых методах действий, применяемых санкциях и вознаграждениях и т.д.

Вертикальное направление подразделяется на нисходящее и восходящее. Нисходящеехарактеризует перемещение коммуникационного потока от более высокого уровня к более низкому уровню управления (от руководителя к подчиненному). Через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации относительно главных организационных целей; коррекцию установок на всех уровнях, поддержание и упрочение авторитета власти и контроля.

Восходящее – перемещение коммуникационных потоков от более низкому к более высокому уровню управления. Это направление используется для обратной связи подчиненных с руководителем организации с целью информирования о результатах работы, текущих проблемах, миссии подчиненных.

К наиболее приоритетным задачам организационной деятельности относится развитие восходящих потоков информации, придание им такой же значимости для управления, как нисходящим потокам. Это возможно при переводе отношений между руководителями более высоких уровней и подчиненными в режим диалога, при котором подчиненный участвует в решении проблем организации. Подчиненных постоянно информируют обо всех успехах и проблемах организации; появляется возможность исполнения и реализации инициативы исполнителей, коллективного опыта работников организации.

Горизонтальное направление характеризует происходящее общение среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня.

Горизонтальная коммуникация реализуется в виде обмена информацией на совещаниях руководителей высшего, среднего и низшего звена управления, на собраниях исполнителей, в ходе трудовой деятельности и т.д.

Горизонтальные коммуникации организации призваны решать следующие задачи:

· передача информации не директивного, а совещательного характера;

· уточнение целей и задач подразделений, исходя из конкретных ситуаций;

· взаимодействие специалистов различного профиля из разных подразделений организации;

· формирование неформальной структуры организации, решающей задачи, которые невозможно решать в официальных рамках.