Порядок приема и обработки первичных док-в.

При приемке первичных док-в они подвергаются проверке по форме (полнота и правильность док-в, заполнение реквизита). И по существу (законность, документированность логических операции, увязка показателей). Если операция противоречит действиям законодательству, она не должна применяться к отражению в учете. Также док-ты должны передаваться руководителю для принятия решения (если есть основание считать, что имеет место злоупотребление) или предложить ответственным лицам заполнить документ надлежащим образом.

Нарушение правил составления док-та носит различный характер и совершается по разным причинам, в том числе нередко в преступных целях. При этом следует выявлять все случаи нарушения установленных правил составления и оформления док-в. В этих целях осуществляются след. виды проверки док-в:

- Проверка док-в по форме предполагает проверку соблюдения установленных правил оформления док-в и их подлинности;

- Арифметическая проверка док-в закл-ся в установлении правильности арифметических подсчетов; и она позволяет выявить ошибки преднамеренно неправильных подсчетов, совершенных в целях сокрытия злоупотреблений;

- Нормативная проверка. Позволяет устанавливать правильность применения нормативных данных: цен, расценок;

- Экспертная проверка. Дополняет проверку по форме арифметическую и направлена на выявление подделок документов.

При приемке исполнений первичных документов следует отслеживать док-ы в которых имеются подчистки, замена текста и цифр, отсутствие или неразборчивые подписи должностных лиц, подписавших данные док-ты, неясный оттиск неясных штампов.

Первичные док-ты, прошедшие проверку и отработку помечаются, чтобы исключить повторную обработку. Например, на документах, которые прошли обработку, указывается № регистров и порядковые номера записи (номер строки).

На док-х, обрабатываемых машинным способом, ставится штамп контроллера, ответственного за обработку.

Док-ты, приложенные к доходным и приходным кассовым орденам, а также док-ты по начислениям. З/п работникам подлежит обязательному гашению штампом или надписью от руки (получена или оплачена) с указанием даны.

Характерной особ-стью первичных отч-ных док-в явл-ся утверждение их руководителем орг-ции по согласованию с гл- бухгалтером.

Порядок внесения исправлений в первичные док-ты и учетные регистры.

БУ содержит большие объемы инф-ции и при их формировании неизбежно возникают ошибки:

- неверная запись суммы указанных документов;

- ошибочная корреспонденция счетов;

- неверный подсчет итогов и т.п.;

Ошибочные записи выявляют при сверке записей по счетам синтет-го учета с данными аналит-го учета.

Обнаружение ошибки следует немедленно устранить, при этом д. быть соблюдены определенные правила.

Исправления ошибочной записи осущ-ся методом «красного сторно», корректурной или дополнительной записи, позволяющие установить дату основания поправки и лицо ее осуществившее.

Ошибки в первичных док-х исправл-ся в основном корректурным способом. Сущность кот-го сост-т в том, что ошибочная запись зачеркивается так, чтобы ее можно было прочитать, а рядом ставится правильная запись.

Исправление заверяется подписью заведующего лица, при этом делается запись «исправленному верить» и ставиться дата исправления.

Исправление ошибок в регистрах корректурным способом не всегда эффективно, его не следует применять также, когда уже подведены итоги и произведены записи в главных книгах или иных регистрах. В этих случаях следует применять сторнировочный способ или способ дополнительной записи.

Сторнировочный способ применятся тогда, когда не правильно сделана бух-кая запись или подсчитана сумма по итогу счета больше, чем она имела место действительности по хоз-ным операциям. В том случае неправильную сумму сторнируют, т.е. обводят в рамку или пишут красной ручкой, а рядом делают запись на правильную сумму. Каждое исправление способами красного сторно или дополнительной бух-кой записью должно подтверждаться составлением бух-кой справки с обязательной подписью бухгалтера, составляющего эту правку.

В банковских и кассовых док-х исправлений не допускается. В кассовой книге подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Документооборот и его планирование.

Документооборот (Доб)– это путь, кот-й проходит док-т от момента выполнения до сдачи на хранение в архив.

Рационально организац-ный Доб предполагает наличие минимального разрыва во времени м/у совершением хоз-х операций и получение необходимых обобщенных сведений, а также участка в нем минимально необходимого числа исполнений и подразделений.

Применение электрифицированных ср-в отработки данных привело к существенным изменениям в орг-ции Доб. Ускорило процесс получения необходимой инф-ции (акт), оптимизировало функции БУ.

Правовую базу для испол-ния электрифицированных ср-в обработки данных обеспечил Закон РБ «Об электрифицированном документе» №313-З от 28.12.2009г., в котором дано понятие электрифицированного док-та и установлены требования к оформлению электрифицированной докум-ции.

Электрифицированный док-т – это инф-ция, зафиксированная на машиноносителе в соотв-вии с требов-ми Законод-ва РБ.

Электрифицированный док-т на машиноносителе приравнивается к док-ту на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юрид. силу.

Формы внешнего представления электрифицированного док-та явл-ся его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном и ином отделимом от машинного носителя, магнитном объекте, доступном для визуального обозрения виде и понятной форме для восприятия человека.

Различают оригинал и копию док-та.

Оригинал электрифицированного док-та сущ-ет только на машиноносителе. Копии создаются путем удостоверения формы внешнего представления электрифицированного док-та на бумаге.

Рационально Доб на пред-тии в значимой мере обеспечивается планированием движения первичных док-в в соотв-вии с графиком.

Работу по составлению графика Доб организовывает гл. бухгалтер. График Доб утверждается приказам руководителя орг-ции. Он м.б. оформлен в виде схемы или перечня выполняемых каждым подразделением орг-ции работ по созданию проверки и обработки док-в с указанием связи м/у ними и сроков выполнения работ.

График док-та содержит:

- наименование, № и код форм первичного учета и регистров бухгалтерского и налогового учета, применяемых орг-цией при осуществлении хоз-ной деят-сти;

- ФИО лиц и должность, составляющего док-т;

- ФИО должностного лица, ответственного за своевременное и кач-ого оформление док-та, удостоверить содержащихся в нем данных, передача док-в в соответствующие сроки соответствующему подразделению и (или) бухгалтерии организации.

- дату составления и представления документа;

- ФИО должностных лиц, осуществляющих последующий контроль за составлением и представлением док-та;

- сроки хранения док-та.