Орг-ция делопроизв-ва в бухгалтерии, составление номенклатуры дел.

Работа любой орг-ции во многом зависит от состояния работы с документами, поэтому каждой орг-ции необх-мо знать и испол-ть в своей практической деят-сти нормативно-правовые акты по ведению делопроизв-ва и орг-ции архивного вида док-в.

Осн-м нормативно-правовым актом, регулирующим постановку делопроизв-ва в орг-ции явл-ся Инструкция №4 по делопроизв-ву в гос-ных органах и орг-циях РБ, утвержд-е Постан. Мин. Юстиции РБ 19.01.2009 №4.

Для орг-ции делопроизв-ва на предприятии разрабатывается Номенклатура дел, представляющая систематизированный перечень заголовков дел, заводимых орг-ции в делопроизв-ном календарном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В деле произв-ве Номенклатура дел орг-ции испол-ся для группировки исполненных док-в в дела, система систематизации, индексации и учета дел, определение сроков их хранения.

Номенклатура дел явл-ся основой для составления описей дел постороннего и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении уничтожению документов и дел не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел испол-ся для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Устанавливаются три вида номенклатуры:

- типовая;

- примерная;

- номенклатура дел организации;

Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел заводимых в делопроизводстве орг-ции с однородным характером деят-сти с составом док-в.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел и носит рекомендационный характер.

Номенклатура дел составляется в каждой орг-ции; она сост-ся на дела всей орг-ции (сводная номенклатура дел) и дела каждого структурного подразделения.

Сводная номенклатура дел сост-ся службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел испол-ся Устав орг-ции, Положение о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе орг-ции и структурных подразделений, должностные инструкции работников орг-ции, типовые и примерные номенклатуры дел; номенклатуры дел за предыдущие годы, перечни док-в с указанием сроков хранения и др. Номенклатура дел составляется ежегодно и в нее включается дело (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

В том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочники картотеки. Номенклатура дел составляется следующим образом:

1 – в первой графе номенклатуры указываются индексы цен;

2 – во второй графе указываются заголовки дел;

3 – в третьей графе указывается количество томов, частей;

4 – в четвертой графе указывается срок хранения дела. Данная графа заполняется в соответствии с перечнем типовых док-в органов гос-ной власти и управления орг-ции РБ, ИП, по орг-ции системы управления, ценообразованию, финансами, страхованию, управлению гос-ным имуществом, приватизации, внешнеэкон-ми связями с указанием сроков хранения, утвержденным Постан. госкомархива РБ от 06.08.2001г. №38 с учетом изменений и дополнений. (Далее перечень типовых док-в №38).

5 – В пятой графе «Примечание» проставляются отметки о заведении, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, и другая необходимая инф-ция.

37. Порядок формирования дел, орг-ция хранения бух-ких док-в.

Для обеспечения сохранности док-в БУ и отч-сти, орг-циям необх-мо выполнять комплекс действий по накоплению, учету, хранению и использованию архивных док-в, предусм-ных Законод-вом РБ, в частности Законом РБ от 06.10.1994г. №3277-XII «О нац-ном архивном фонде и архивах в РБ», с изменениями и дополнениями и др. нормативными актами. Закон регулирует общественные отношения по установлению организационно-правовых и эк-х основ, накопления учета, хранения и испол-ния док-в нац-ого архивного фонда (НАФ). Док-ты НАФ хранятся в гос-х архивах, в том числе ведомственных, а также архивах не гос-х орг-ций. Для обеспечения хранения док-в в соотв-вии с Номенклатурой дел разработанной в орг-ции осущ-ся их формир-е. Формир-е дел – группировка исполнительных док-в в дела, в соотв-вии с номенклатурой дел. Док-ты группируются в дела работниками ответственными за делопроизв-во в структурных подразделениях.

Контроль за правильным формированием дел в орг-ции осущ-ся службой документир-ого обеспечения управления (ДО). В дела группируются док-ты одного делопроизв-ого года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. Док-ты постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле докв с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончанию делопроизвод-ого года такие дела расформировываются, а док-ты групп-ся в самостоятельные дела в зав-сти от сроков их хранения. Детальный порядок оформления дела установлен Инструкцией №4. Исполненные первичные бух-кие док-ты и регистры БУ в течении отчетного года накапливаются в делах, толщина которых не должна превышать 40мм.

В зав-сти от сроков хранения произв-ся полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизв-вом. Частичное оформление дел предусм-ет оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом допускается док-ты дел хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, пересистематизацию дел не производить, а также не составлять внутренние описи и завершительные надписи. Полное оформление дела предусм-ет:

- Подшивку или переплет дела;

- Нумерацию листов в деле;

- Составление внутренних описей документов дела;

- Др. действия, предусмотренные п.183 Инструкции №4;

Дела, заведенные в организации хранятся в течении сроков, предусмотренных перечнем типовых док-в №38. Например: годовые бух-кие отчеты подлежат постоянному хранению, док-ты по личному составу хранятся в течении 75 лет. Большинство бух-ких док-в хранятся в основном в течении трех лет после проведения налоговой проверки или ревизии, проводимой ведомственным контролем.