Оформл-е дел и передача дел в архив орг-ции.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи док-в. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизв-ве и заверш-ся в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел произв-ся работниками службы делопроизв-ва. В завис-сти от сроков хранения произв-ся полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допуск-ся хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации докум-в, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусм-ет:

- перегрупп-ку док-в дела в прямой хронологической последов-сти с января по декабрь (вместо обратной хронологической последов-сти с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи док-в дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизв-ого индекса, заголовка дела, даты и др.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел произв-ся только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем орг-ции. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизв-ной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив орг-ции, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и кол-во принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной численности орг-циях, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в гос-ный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осущ-ся на договорной основе. В договоре закрепляются обяз-ва сторон, состав передаваемых док-в, порядок и сроки передачи док-в на постоянное или депозитное хранение.

Орг-ция может сократить срок хранения док-в в своем ведомственном архиве до передачи их на гос-ное хранение в случаях: прекращения деят-сти, нестабильности деят-сти, отсутствия условий для хранения док-в, желания самой орг-ции.

При сдаче дел на гос-ное хранение орг-ция предоставляет в гос-ный архив:

- отношение на имя руководства гос-ного архива с указанием названия орг-ции, общего кол-ва дел и крайних дат док-в;

- описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

- историческую справку орг-ции, если дела сдаются на гос-ное хранение впервые;

- справку о неполной сохранности док-в (если какие – либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Орг-ция – сдатчик и гос-ный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи док-в.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в гос-ном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются орг-ции и хранятся постоянно в делопроизв-ной службе.

Порядок списания и уничтожения бух-х док-в.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передачи в архив орг-ции.

Дела д.б. переданы в архив орг-ции и вкл. в сводную опись дел по истечению года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизв-ва. С момента групп-ки до передачи в общий архив исполненные бух-кие док-ты должны хранится в специальных помещениях или закрытых шкафах (оперативный архив) под ответственностью гл. бухгалтера или лица ем уполномоченного.

Бланки строгой отч-сти должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

В своем большинстве док-ты относятся к док-м временного (до 10 лет) хранения. Поэтому в соотв-вии с треб-ми нормативных актов по архивному делопроизв-ву данные док-ты передачи в архив не подлежат. Они хранятся в орг-ции и в ее структурных подразделениях, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Порядок уничтожения док-в, не имеющих исторической ценности и утративших практическое значение, устанавливается правилами гос-ого комитета по архивам и делопроизв-ву.

Для определения исторической ценности этих док-в в орг-циях созд-ся экспертные комиссии и проводится экспертиза ценностей док=в.

Экспертиза ценностей док-в -этоопределение научно-исторической соц-х культур ценности и практической значимости док-в с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора на уничтожение док-в.

Работу по орг-ции и проведении экспертизы док-в проводит постоянно действующая экспертная комиссия, кот-я назначается приказом руководителя орг-ции в составе 3-5 человек.

В состав комиссии в обязательном порядке д.б. включены: работник делопроизв-ной службы, заведующий архивом, гл-бухгалтер.

Экспертная комиссия осущ-ет функции:

- рассматривает проекты номенклатур дел орг-ции;

- проводит ежегодный отбор док-в на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу;

- рассматривает акты по выделению и уничтожению объектов, не подлежащих хранению.

По результатам экспертизам ценностей док-в составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет хранения), а на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их уничтожению.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт док-ты передаются орг-циям, ведающим заготовкой вторичного сырья.

Использование этих док-в для хоз-ных нужд запрещено!

Сдача док-в оформляется приемно-сдаточной накладной, № которой указывается в акте.