Основные правила деловой беседы

• В время беседы основным правилом является безусловное уважение к собеседнику. В большинстве случаев правила хорошего тона не позволяют обсуждать денежные дела, физические изъяны, болезнь собеседника или окружающих. Как правило, разговор не должен касаться окружающих, следует избегать тем, которые могут дать повод к обвинению вас в злословии. Недопустимо делать личные выпады, неприязненные замечания в адрес собеседника.
• Следует избегать разговора повышенным голосом.
• Желательно максимально концентрировать свое внимание на собеседнике, реагировать на сказанное им жестом, взглядом, междометием или ремаркой. Невнимательность может расцениваться как высокомерие и бестактность.
• В большинстве случаев общения в протокольных ситуациях не следует задерживать внимание собеседника больше, чем на десять минут — иначе вас могут посчитать назойливым человеком. Старайтесь постепенно обновлять круг собеседников, вовлекая их в разговор и переключаясь на новые, их интересующие темы.
• Затянувшийся разговор можно в большинстве случаев прекратить под предлогом необходимости налить стакан воды, пополнить запас закусок на тарелке, позвонить по телефону и т. п.

38. Культура делового совещания

Культура деловых совещаний включает следующий круг вопросов:

• обсуждение актуальных и неотложных проблем,
• обмен информацией, выработка взаимоприемлемых решений,
• координация деятельности различных подразделений и структур,
• налаживание и поддержание деловых контактов.

Результативность совещания определяется:

• временем и местом его проведения,
• составом и образом размещения участников,
• характером обсуждения вопросов и порядком его ведения.

Количество участников совещания не должно превышать 7—10 человек. Участники совещания извещаются о дате, времени его проведения и повестке дня заблаговременно.

В повестке дня совещания должны быть указаны:

• тема совещания;
• цель совещания;
• перечень обсуждаемых вопросов;
• время начала и окончания совещания;
• место проведения;
• фамилия основного докладчика, содокладчиков, ответственных за подготовку обсуждения;
• время, отводимое на обсуждение каждого вопроса.
• Все участники совещания должны получить одинаковую информацию, даже если обсуждаемые вопросы строго конфиденциальны.

Рекомендации по организации совещания

• Совещания целесообразно устраивать во второй половине рабочего дня или в его конце, чтобы не нарушать ритм рабочего дня. Общая продолжительность совещания не должна превышать двух часов.
• Место проведения совещания лучше выбирать привычное для всех или большинства его участников.
• При организации совещания необходимо предусмотреть, чтобы на столе перед каждым участником лежали необходимые материалы, относящиеся к обсуждаемому вопросу, бумага для записей, ручки и карандаши, а также прохладительные напитки.
• При проведении официальных совещаний, когда участвуют незнакомые или малознакомые люди, перед участниками рекомендуется выставить таблички с указанием полного имени, фирмы и должности. Эти таблички должны быть видны всем участникам.
• Расплывчатая тема совещания и недостаточная ясность ее значимости неизбежно снижают эффективность обсуждения. Целесообразно начинать с обсуждения легко решаемых вопросов. Но при этом обсуждение принципиально важного вопроса нельзя отодвигать в самый конец совещания.

39. Культура деловых переговоров

Деловые переговоры являются основным средством согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

Не стоит забывать, что деловые переговоры могут вестись как в официальной, так и не в официальной обстановке.

Порядок ведения деловых переговоров

• О дне и часе переговоров договариваются заранее. В случае непредвиденной и незначительной по времени задержки следует принести свои извинения.
• Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет хозяин дома.

• Инициатива ведения беседы всегда принадлежит главе принимающей стороны. Это принято законом гостеприимства. Он же следит за тем, чтобы в разговоре не возникало длинных пауз, иначе наступившее молчание гостями может быть воспринято как намек на окончание визита. Уважайте мнение своего собеседника. Старайтесь не перебивать его.
• Инициатива окончания любой беседы всегда остается за гостем. Любые переговоры должны быть ограничены по времени.
• По возвращении с переговоров не следует забывать коротко поблагодарить принимавшую сторону за гостеприимство, даже в том случае, если переговоры были не совсем плодотворными. Этого требуют правила этикета.

Трудности на переговорах зачастую обусловливаются различиями национальных культур.

Надо учитывать, где участник переговоров родился, получил образование, живет и работает в настоящее время.