Координация политики в области ИТ

Разногласия между специалистами в области ИТ и пользователями можно значительно смягчить, четко устанавливая, что должны делать пользователи, что — службы ИТ и что — высшее звено управления. Высшее звено управления должно играть существенную роль в формировании такой политики и гибко менять ее со временем. И службы ИТ, и пользователи должны понимать смысл своих ролей и отдавать себе отчет в возможных конфликтах интересов.

Ответственность подразделений, специализирующих в области ИТ

Основными для подразделений ИТ являются следующие задачи:

1. Разработка ИТ-стратегии в увязке с бизнес-стратегией и долгосрочного плана развития информационной архитектуры предприятия, обеспечение максимального соответствия ИТ-проектов этому плану.

2. Интеграция отдельных ИС в единую корпоративную информационную систему (КИС).

3. Создание процедур сравнения потенциальных ИТ-проектов различных масштабов и принятие решений о целесообразности разработки ИС своими силами или приобретения их у стороннего поставщика.

4. Обеспечение учета планируемых и уже внедренных информационных услуг.

5. Формирование набора нормативов, в число которых входят:

а) обязательные коммуникационные стандарты;

б) стандартное программное обеспечение;

в) документация для различных систем и др.

6. Обеспечение условий для карьерного роста специалистов ИТ на предприятии.

7. Создание «внутреннего рынка» поддержки ИТ. Сюда включаются механизмы давления на подразделения, которые отстают в развитии ИТ, и на подразделения, которые стремятся к новейшим технологиям, не понимая их сути и не нуждаясь в них объективно.

8. Подготовка подробного списка контрольных вопросов по приобретаемому оборудованию и программному обеспечению, на которые нужно ответить сотрудникам предприятия для того, чтобы обеспечить их соответствие возникающим управленческим задачам.

К таким вопросам относятся следующие:

а) Отвечает ли приобретаемая система потребностям предприятия?

б) Соответствует ли закупаемое оборудование перспективам развития предприя­тия и основным тенденциям развития ИТ?

в) Правильно ли выбрано программное обеспечение и могут ли программы служить долго, не нуждаясь в модернизации?

9. Поддержка отношений с поставщиками ИТ-технологий.

10. Разработка и реализация образовательных программ по освоению новейших ИТ для пользователей.

11. Постоянный анализ работы ИС и выявление тех из них, которые устарели и должны быть заменены.

На все эти вопросы нужно найти ответы при построении систем, участвующих в ежедневных операциях компании.

Ответственность пользователей

Для того, чтобы правильно учитывать возможности новых ИТ и эффективно их использовать, чтобы понимать их влияние на функционирование предприятия и грамотно оценивать предстоящие издержки, пользователи должны четко знать возможности всех имеющихся видов информационных технологий. Для этого функциональным подразделениям следует:

1. Участвовать во всех ИТ-проектах, которые поддерживают жизнеспособность подразделения. Под этим подразумевается и определение функций и состава требуемых информационных систем, и участие в процессе внедрения, и повышение квалификации своего персонала.

2. Обеспечивать эффективное взаимодействие с ИТ-подразделениями в соответствии со стратегическим значением нововведений для бизнеса. Чем важнее ИТ для бизнеса, тем теснее должны быть эти отношения.

3. Осуществлять периодический аудит адекватности существующих ИС установленным стандартам эффективности и требованиям информационной безопасности.

4. Принимать участие в разработке и реализации плана внедрения новых ИТ. В этом отношении устанавливаются технологические приоритеты, графики передачи новых систем в группы пользователей и определятся перспективные разработки, исходя из стратегии компании.

Это — минимальные требования ко всем подразделениям. В зависимости от географического положения предприятия, стиля управления и стадий развития ИТ может возникнуть необходимость более активного участия пользователей в решении общих проблем информатизации.

Выделение группы развития ИТ

В настоящее время, когда существует настоятельная потребность связать ИТ с бизнесом, в подразделениях ИТ предприятий выделяются группа поддержки пользователей и группа, занимающаяся формированием общей политики и долгосрочной стратегии в этой области. Даже если предприятие получает ИТ преимущественно со стороны, оно все равно нуждается в таких группах.

В обязанности группы, отвечающей за ИТ-стратегию предприятия, входит решение следующих задач.

1. Согласование усилий всех разработчиков ИС в целях эффективного внедрения новых информационных технологий.

2. Разработка стратегии в области ИТ. Подготовка обзоров технологических тенденций, анализ использования существующих ИТ и обеспечение соответствия новых разработок стратегическим целям предприятия.

3. Инвентаризация имеющегося оборудования и программного обеспечения. Формирование политики отношений с внешними поставщиками ИС и ИТ.

4. Стандартизация программных средств и информационных технологий.

5. Создание условий для передачи технологий от одного подразделения другому на основе обобщения потребностей отдельных подразделений и стимулирования совместных ИТ-проектов.

6. Руководство разработкой единой системы планирования и контроля деятельности предприятия, связывающей развитие ИТ с целями компании.

Для выполнения своих обязанностей группа, занимающаяся стратегией развития в области ИТ, должна быть укомплектована персоналом, имеющим специальное образование и практический опыт администрирования.

Определение модели распределения ресурсов ИТ внутри предприятия — один из сложнейших вопросов управления, который должен решаться, исходя из интересов развития предприятия в целом. Высшее руководство предприятия должно разрабаты­вать программы, которые, с одной стороны, стимулировали бы инновации, а с другой, — обеспечивали четкий контроль эффективности функционирования существующих ИС. Планирование и развитие ИТ неразрывно связано с другими аспектами функционирования предприятия, не относящимися непосредственно к ИТ. Большую роль играет отношение к информатизации руководителя предприятия, его взгляды на будущее развитие предприятия в связи с внедрением новых ИТ. Жесткий централизованный контроль на предприятии требует одних подходов к выбору ИТ, широкая автономия подразделений — совершенно других. В тесной связи с вопросами планирования ИТ находятся вся организационная структура и культура предприятия. Кроме того, на все эти вопросы оказывает значительное влияние и географическое расположение подразделений.

Таким образом, необходим определенный баланс между инновациями и отдачей существующих ИС, между вкладом специалистов и пользователей в развитие ИТ на предприятии. Принимаемые решения будут различными не только у отдельных предприятий, но и у разных подразделений одного предприятия.