Управление персоналом, занятым операционной деятельностью в сфере ИТ

Требования к персоналу, обеспечивающему исполнение операционных функций в сфере ИТ, за последние годы существенно изменились в связи с увеличением масштабов деятельности и усложнением решаемых задач.

Факторы отбора персонала

Масштабы деятельности. По мере развития информационных технологий операционная деятельность требует диверсификации персонала предприятия. Соответственно повышаются требования к квалификации и специалистов, и руководителя подразделения ИТ.

Важность операционной группы подразделения ИТ. Предприятия, деятельность которых в большой степени зависит от операций ИТ, вынуждены направлять в эту область высоко квалифицированных профессионалов. Таким компаниям экономия на персонале обходится очень дорого.

Техническая сложность работы. Предприятиям с относительно предсказуемой нагрузкой на операции и нединамичной конфигурацией оборудования/программного обеспечения, требуется меньше инвестиций на развитие ИТ, чем тем, которые работают в среде с быстро меняющейся нагрузкой или динамичной технической среде.

Эти обстоятельства не позволяют сформулировать общие для всех предприятий квалификационные требования к персоналу подразделения ИТ.

Человеческие факторы в управлении персоналом

Для эффективного управления персоналом, занятым в операционной деятельности, необходимо учитывать человеческие факторы.

1. Проблема набора высококвалифицированного персонала — это долгосрочная задача. Там, где нужно небольшое число высоко квалифицированных работников, необходимы интенсивные усилия по их привлечению в операционную группу. Постоянного внимания требует также карьерное продвижение специалистов и уровень их оклада.

2. Операционная деятельность должна быть соответствующим образом скоординирована как с потребностями пользователей, так и с работой группы развития. Связи с последней гарантируют эффективность функционирования существующих информационных систем, увязку внедрения новых систем и модернизации уже существующих.

3. Целесообразно иметь план работы с операционным персоналом с особым акцентом на его переподготовку.

4. Постоянное внимание необходимо уделять условиям труда на предприятии (гибкий график работы, ротация персонала).

Нельзя сформулировать политику в этой области, которая была бы идеальной. Скорее следует рекомендовать постоянное внимание ко всем этим проблемам, добиваясь слаженной и успешной работы всего коллектива.

Планирование операционной деятельности и контроль

Формирование целей

При планировании операционной деятельности необходимо учитывать следующие цели.

1. Гарантировать высокое качество и безотказность выполнения операций ИТ.

2. Следовать разработанным графикам использования информационных ресурсов.

3. Обеспечивать возможность выполнения не включенных в график работ по информационному обслуживанию, притом в достаточно срочном порядке.

4. Соблюдать установленное время выполнения ключевых приложений.

5. Минимизировать затраты на информационное обслуживание.

Формирование приоритетов

Зачастую операционные цели вступают в противоречие между собой, поэтому их нельзя оптимизировать одновременно. Нередко операции настолько важны для выполнения миссии предприятия, что формированием их приоритетов должно заниматься высшее руководство.

Для оценки операционной деятельности в сфере ИТ можно ввести следующие критерии оценки ее эффективности:

· издержки предприятия — как агрегированные, так и по конкретным услугам;

· нормы текучести персонала;

· среднее и максимально допустимое время реакции на различные услуги;

· индикаторы качества услуг;

· статистика обеспечения пользователей той или иной услугой;

· число неправильно направленных отчетов и неверных результатов;

· частота использования различных услуг;

· число жалоб пользователей.

Оценки эффективности операционной деятельности предприятия по заданным критериям используются при принятии решений руководством верхнего и среднего уровней.

ТЕМА 2.3. ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ

Процессы управления ИТ связаны с их планированием, текущим управлением и управлением ИТ-проектами. В планировании на несколько лет вперед рассматриваются вопросы внедрения новых информационных технологий, которые соответствовали бы меняющимся потребностям предприятия.

Задача текущего управления ИТ — обеспечить эффективное, с точки зрения из­держек, надежное обслуживание других подразделений предприятия. Управление ИТ-проектами обеспечивает своевременное внедрение жизненно важных для предприятия информационных технологий. Продолжительность многих ИТ-проектов может выходить за рамки года.

ТЕКУЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ИТ

Текущее управление ИТ осуществляется на базе годового плана, в котором определен набор реализуемых проектов, установлены задачи модернизации и пополне­ния оборудования и программного обеспечения, определены мощности ИТ и числен­ность обслуживающего персонала.

Ниже перечислены задачи системы текущего управления ИТ.

· Обеспечить мотивацию и условия для совместной работы пользователей и специалистов в области ИТ.

· Предусмотреть эффективное использование ресурсов ИТ в подразделениях и подготовить пользователей к реализации потенциала существующих и новых технологий.

· Создать условия для распространения технологий, соответствующих стратеги­ческим потребностям предприятия.

· Разработать нормативы эффективности использования информационных техно­логий.

· Подготовить необходимую информацию для принятия решений об инвестициях в ИТ.

При создании системы текущего управления ИТ нужно учитывать следующие факторы:

· Современная система текущего управления ИТ должна быть адаптирована к информационным технологиям, качественно отличным от существоввших ранее.

· Текущее управление должно различать ИТ, находящиеся на различных фазах развития. «Зрелые» технологии следует контролировать, делая упор на максимальную эффективность их работы, в то время как технологии, находящиеся в ранней фазе, нуждаются в постоянном внимании и поддержке, подобно любой деятельности в области исследований и разработок.

· Работоспособность системы текущего управления ИТ определяется конкретны­ми внешними и внутренними факторами деятельности предприятия. К таким факторам относятся: пользовательская квалификация в области ИТ, географи­ческая разбросанность организации, стабильность управленческой команды, раз­мер и структура предприятия, отношения между различными подразделениями.

· Организация системы текущего управления на предприятии в целом, как и принципы, лежащие в основе ее построения, влияют на систему текущего управления ИТ.

· Система текущего управления ИТ зависит от стратегических решений в области информационных технологий на предприятии, что находит свое выражение в портфеле используемых ИТ-приложений.

Операционные вопросы

Текущее управление операционной деятельностью предприятия стимулирует эффективное применение ИТ и их развитие в нужном направлении. Хотя структура каждодневно используемых приложений подвержена изменениям, общие операционные издержки в краткосрочной перспективе относительно постоянны. Проблема текущего управления операционными издержками связана с их распределением во времени.

Рост влияния пользователя. Главным стимулом для все расширяющегося применения ИТ стало появление пользователей, которые с их помощью могут решать свои многочисленные проблемы. Накопленный опыт говорит о том, что именно запросы пользователей генерируют новые идеи по модернизации существующих ИТ, расширяющие возможности приложений. Наилучший результат достигается, когда система управления способна оценить как потенциальные издержки на новые приложения, так и их полезность для предприятия. Отсутствие эффективного управления развитием ИТ может вызвать их взрывной рост (часто неприбыльный и плохо управляемый), ведущий к ненужным издержкам, или, наоборот, сдерживать внедрение перспективных технологий, что вызывает недовольство пользователей. Обе крайности подрывают доверие к системе управления ИТ. Кроме того, для многих видов нового пользовательского спроса гораздо труднее определить выгоды, чем издержки. Очень часто в системе текущего управления ИТ неправильно сопоставлены издержки на внедрение ИТ с будущими результатами их эффективного применения.

Эффективность использования ИТ во многом связана с человеческим фактором. Поскольку меняются технологии, постольку меняются типы приложений и требования к пользователям. Однако, многие пользователи достаточно консервативны в своих привычках, находят изменения неудобными и сопротивляются им. В этом же направлении действует часто встречающееся плохое отношение пользователей к персоналу ИТ, являющемуся инициатором и проводником изменений.

Внутренние и внешние факторы.Изменения в текущем управлении ИТ также могут быть вызваны факторами, обусловленными внешней средой. К внутренним факторам можно отнести такие, как появление новых информационных потребностей, расширение мест расположения офисов и модернизация самого предприятия. Хорошо организованная система текущего управления ИТ способна соответствующим образом реагировать на изменения такого рода.

Географический фактор.Другой важный аспект органи­зации текущего управления связан с географическим размещением предприятия и его размером. По мере того, как растет количество филиалов предприятия и увеличивается численность персонала, требуются существенные изменения в организационных струк­турах. Прежде всего, это относится к системе текущего управления на предприятии и, в частности, системе текущего управления ИТ. Неформальный надзор и контроль персо­нала, свойственный небольшим предприятиям, обычно не подходит для более крупных предприятий, подразделения которых размещены в удаленных пунктах. Точно так же эволюция отношений между функциональными подразделениями и подразделением ИТ внутри предприятия вынуждает перестраивать систему текущего управления ИТ.

Важным аспектом, который нужно учитывать при формировании системы текущего управления ИТ, является организационная структура предприятия. Предприятие, на котором обработка информации в большой степени централизована, может относить издержки на подразделение ИТ. И наоборот, децентрализованное предприятие, учитывающее прибыль, получаемую его отделениями, может начислять издержки на подразделения и за деятельность центрального подразделения ИТ, и даже пойти на создание самостоятельных информационных центров, которые предоставляют свои услуги на платной основе.