Выбор месяца и дня проведения программы

Участники опроса выбрали следующие месяцы и дни недели для проведения семинаров/курсов (в порядке приоритетности):

Выбирая время и дату, нужно обратить внимание на следующие моменты.

1. Период отпусков. В это время посещаемость падает (например, в августе или в последней неделе декабря).

2. Дни национальных и религиозных праздников также не подходят для проведения, как не подходят и даты основных национальных или местных спортивных/политических событий (например, выборов и т.п.).

3. Транспортные проблемы в часы пик, особенно в крупных городах.

4. Использование и доступность общественного транспорта, особенно в мегаполисах.

5. Воздушный, автобусный и железнодорожный транспорт. Если слушателям придется добираться на самолетах, автобусах или поездах, избегайте пиковых дней и часов. Будьте стратегами. Часто участники добираются до места проведения самолетом, если билеты недороги, а рейсов достаточно. Из-за дороговизны мест в гостиницах больших городов и больших затрат рабочего времени наиболее практичен вылет на семинар утренним самолетом и возвращение домой вечером того же дня. В этом случае презентация наиболее уместна в гостинице аэропорта, а начать ее можно в 9:30 утра вместо 8. Это позволит участникам из ближайшего города вылететь рейсом в 7 или 7:30 утра. Тогда они смогут бесплатно добраться до гостиницы аэропорта автобусом авиакомпании вместо дорогостоящего такси. В конце дня они смогут также бесплатно вернуться в аэропорт автобусом и улететь 18-часовым рейсом домой. Все это позволит избежать транспортных пробок часа пик и успеть поужинать дома.

6. Возможные забастовки. Обязательно узнайте, не намечается ли забастовка таксистов, транспортных рабочих пли служащих отеля в период проведения программы.

7. Возможность проживания. Выясните, будут ли свободные номера в гостинице.

8. Особо важные события для потенциальных участников. Расписание семинара не должно конфликтовать с порядком проведения съездов (собраний) профессиональных ассоциаций ваших слушателей и/или их клиентов. В ведущих изданиях по определенным специальностям содержатся календари всех подобных событий. С другой стороны, можно воспользоваться возможностью организовать семинар в том же городе и непосредственно до (после) общенационального собрания, чтобы участники посетили вашу программу без дополнительных транспортных расходов.

9. Удобство назначенного времени и дня. По традиции или в зависимости от количества работы некоторые специалисты больше загружены в определенные дни или месяцы и меньше – в другие. Воспользуйтесь подобным «легкими» днем и месяцем, организуя свою программу. Также предоставьте слушателям из других городов достаточное количество времени на дорогу.

Турне по городам

Это прекрасный способ получить наивысший результат от рекламы и денег, отпущенных на дорожные расходы. Расписание такого турне поможет составить агент бюро путешествий, что сэкономит вам немало времени и значительно сократит дорожные расходы, увеличив соответственно вашу прибыль. Такие турне по городам создаются еще и для наиболее целесообразного использования СМИ: одно газетное объявление может рекламировать семинар в нескольких городах.

Погода – также важный фактор осуществления турне. Планируйте семинары в различных регионах страны так, чтобы избежать плохой погоды. Никто не любит путешествовать в ненастье.

Существуют рынки, величина, транспортные и географические особенности которых позволяют проводить один и тот же семинар более одного раза. Некоторые даже способны потреблять одинаковые семинары несколько раз в год. В динамичных растущих городах с большим количеством бизнеса и туристов можно повторять семинар (в зависимости от его предмета) 3–5 раз в год. В небольших же городах возможен только однократный годовой семинар.

Семинарский бизнес может приносить прибыль и за границей. Там есть немало знающих английский бизнесменов и интеллектуалов (не говоря об англоязычных странах). Семинар, в зависимости от характера и привлекательности темы, может иметь успех также в Японии и Латинской Америке.

Выбор и аренда помещений

Место проведения семинара должно соответствовать имиджу его программы. Для укрепления такового проводить семинары необходимо в лучших отелях высшей категории (на этом не экономят).

Выбирая отель, подумайте о престижности и удобствах места его расположения. Некоторые слушатели рассчитывают на общественный транспорт. Поэтому лучше выбрать отель, находящийся в центре города, до которого, как правило, легче добираться. Также учитывайте фактор безопасности. В этом смысле гораздо лучше отели аэропортов. Ведь во многих городах преступность довольно высока. Забота о безопасности особенно важна, если в семинаре принимают участие много женщин. Если слушатели будут приезжать/ уезжать вечером и по одиночке, несомненно, отель, расположенный в безопасной зоне с большим количеством ресторанов, – самый подходящий.

Если вам предстоит выбирать отель в незнакомом городе, обратитесь к специальному справочнику. Сразу же отбросьте отели категории менее трех звезд. Будьте осторожны с объединениями (сетями) отелей, имеющими множество филиалов. Участники семинара запутаются в филиалах, расположенных в разных концах города, и разбредутся вместо того, чтобы собраться в конкретное время в одном зале. Для групп бизнесменов нужно выбрать самый лучший коммерческий отель в городе, чтобы им было удобнее обучаться. Присмотритесь к практике других организаторов и рекламистов семинаров. Стремитесь обязательно иметь такую информацию. Если многие используют какое-то одно помещение, это указывает на тамошнее хорошее обслуживание и удовлетворенность слушателей.

У большинства гостиничных объединений имеются торговые представительства с филиалами во многих городах. Если вы будете делать заказ через них, то сэкономите на нескольких телефонных звонках. Однако в самом отеле вам предложат лучшую цену. В большинстве отелей имеются как коммерческие отделы, так и подразделения ресторанного обслуживания. Коммерческие отделы занимаются конференциями, для участников которых требуются номера (обычно от количества заказанных мест зависит стоимость аренды зала). Если заказано достаточное количество номеров, зал для проведения семинара можно получить даже бесплатно. Что же еще предлагает гостиничный сервис?

1. Конференции с номерами для проживания и питанием.

2. Конференции с номерами для проживания.

3. Питание и обслуживание собраний.

4. Конференции без питания и проживания.

Приоритеты гостиничного бизнеса могут создать проблемы для семинара продолжительностью в один день или меньше. Некоторые отели не гарантируют зал для семинара без заказа на питание и/или проживание раньше, чем за 30 дней, 6 недель или 90 дней до начала программы. Такие будут ждать более выгодного клиента и заключат с вами сделку на семинар без заказа на проживание и питание, если только убедятся, что такового не предвидится.

Если вам нужна гарантия выполнения заказа (из-за предварительной организации и рекламы прямой рассылкой), существуют способы преодоления подобных трудностей. Постарайтесь сделать заказ там, где обычно не занимаются конференциями и собраниями. Другой способ – заказать и питание, и номера вместе с залом, а за 30 дней до начала семинара отмените заказ на еду и места.

Если программа продолжается от одного дня до нескольких часов, ее организацией обычно занимается отдел ресторанного обслуживания. Ему достаются залы, которые не смогло сдать в аренду коммерческое подразделение. Поэтому если в отделе ресторанного обслуживания вам говорят, будто свободных залов для собраний больше нет, не сдавайтесь и сделайте дополнительный запрос в коммерческом отделе. Узнайте, почему нет свободных залов. Быть может, в городе проходит большая конференция, занимающая все отели, что оставит вас и ваших слушателей вообще без места. Не допускайте подобного прокола. В коммерческом же отделе закажите номер и для себя, ибо при большом заказе его цена окажется весьма низкой.

Особая стратегия аренды помещений в отелях поможет вам достичь большой экономии. Во-первых, как мы уже отметили, обращайтесь в сам отель, а не в коммерческий отдел национального уровня. Во-вторых, для заказа звоните в отдел ресторанного обслуживания (или в коммерческий отдел). Не делайте этого письменно – это займет слишком много времени. В-третьих, просите меньше, чем вам нужно (если требуется конференц-зал для 50 человек, потребуйте 35-местный). Персоналу отеля будет неудобно запрашивать более $125 за таковой, в то время как за 50-местный они легко могут попросить $200–250. К примеру, в отделе ресторанного обслуживания вам сообщают, что свободен Голубой зал. Справьтесь о стоимости его аренды. Предположим, вам называют $125. Тогда, якобы удивленный и шокированный, вы спрашиваете: «А сколько человек этот зал вмещает?». Возможный ответ – «60». Итак, вы имеете зал для 50 человек за $125. Если бы вы попросили помещение для 50 человек, то получили бы тот же Голубой зал, но за $200. К сожалению, такой метод действует не всегда. Вдруг вам предложат Зеленый зал, с трудом вмещающий 35 человек. В таком случае скажите, что не любите тесноты, и попросите помещение попросторнее. Это и будет Голубой зал со стоимостью аренды $150, так что $50 все-таки удастся сэкономить. Стандартных расценок на аренду таких помещений нет. Стоимость варьируется в зависимости от занятости залов. Если правильно и умело провести переговоры об аренде, на ней можно выиграть значительные суммы.

По прибытии в отель как следует все проверьте. Для этого лучше приехать пораньше (хотя бы за день до начала семинара), так как отели обычно плохо их обслуживают – по принципам закона Мэрфи. Учтите, что вам все придется делать самому, и воспринимайте приготовленное персоналом отеля заранее как чудесный сюрприз. Осторожные переговоры о программе с этими людьми помогут несколько улучшить обслуживание, но полностью его не исправят.