Документирование трудовых отношений

Цель: познакомить с видами документов, необходимых при трудоустройстве; научить составлять их.

Вопросы для обсуждения:

1. Значение документации по личному составу.

2. Виды документов по личному составу.

3. Правила оформления личных документов.

Справочный материал

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РК, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы – Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

 Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ объявляется работнику под расписку. Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) – документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

При поступлении на работу кандидатом подается заявление, которое является официальной просьбой и основанием для зачисления в штат. Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.

В тексте заявления излагается просьба о приеме на работу, где указывается профессия, специальность, квалификация и должность, на которую претендует работник.

Заявление имеет следующие реквизиты:

адресат (кому);

автор:

место проживания автора:

вид документа (заявление);

текст:

подпись составителя  и дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от (кого); а также употреблять архаизмы вроде «убедительно прошу Вас», «заранее признателен», «к сему» и т.д. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

При обозначении автора заявления допустимы две формы: родительного падежа без предлога и с предлогом от. При употреблении родительного падежа без предлога подчеркивается принадлежность документа (чье заявление), ферма родительного падежа с предлогом от указывает на адресующий характер документа (от кого направлен документ.) В настоящее время по канцелярской традиции предпочтителен вариант без предлога.

К заявлению прилагаются необходимые документы: автобиография; анкета или личный листок по учету кадров: рекомендательное письмо (характеристика); фотографии для анкеты и удостоверения; копия документа об образовании или профессиональной квалификации. Паспорт предъявляется лично.

В последнее время при приеме на работу требуют резюме – обьективные данные о кандидате на должность. В состав резюме входят следующие реквизиты: название документа (резюме); дата рождения; семейное положение; домашний адрес; домашний, рабочий телефон; образование (что и когда окончил, специальность): место работы и специализация; опыт работы; владение иностранными языками, оргтехникой; личные качества, интересы; предполагаемая должность. Все реквизиты пишутся без абзацев, но каждый реквизит начинается с новой
строки. Отдельная составная часть документа называется реквизитом.

Характеристика – документ, содержащий отзыв», заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.н. деятельности, о деловых качествах кого либо. В характеристике даются сведения, касающиеся социально-типизированных, официальных сторон жизни человека.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.

Контрольные вопросы и задания:

1. Какая документация относится к документации по личному составу?

2. Почему она так называется?

3. Перечислите виды личных документов?

4. Для чего составляется анкета?

5. Что такое личный листок по учету кадров?

6. Дайте определение трудового договора.

7. Работа с текстами различной документации. Составление аналогичных текстов.

8. Выполнение тренировочных упражнений.

Задание 1.Ознакомьтесь с образцом заявления и составьте свой вариант заявления о приеме на работу.

Заявление– документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу.

Заявления по форме и по содержанию могут быть самыми разнообразными, но имеют постоянные реквизиты:

1) наименование адресата-получателя (в форме дательного падежа);

2) указание на лицо, от которого исходит заявление (в форме родительного падежа);

3) наименование документа;                                             

4) текст заявления;

5) перечень приложений;

6) дата и подпись лица, подающего заявление

Образец заявления:

                                                             Заведующей кафедрой истории

                                             ЕНУ им. Л.Н.Гумилева

                                              профессору Н.К.Токсанбаевой                                 

                                              студента 3 курса, группы И-33

                                              Ахметова Ерлана Сериковича

заявление.

 Прошу Вас разрешить мне выполнение курсовой работы на тему: «История рыцарства» под руководством профессора, доктора исторических наук Шаяхметова Нурбека Аскаровича.

(Дата)                                                                                                                  (Подпись)

Задание 2. Ознакомьтесь с образцом резюме и составьте собственное резюме.

Задание 3.Ознакомьтесьс образцом характеристики. напишите характеристику на студента вашей группы.

ХАРАКТЕРИСТИКА

доцента кафедры русской и иностранной филологии

Семипалатинского государственного педагогического института

Демежанова Т.М.

Демежанов Тулеубек Мухамедиевич, 1957 г.р., казах, образование высшее, педагогический стаж 31 год, научно-педагогический – 25 лет. Закончил в 1980 году филологический факультет Семипалатинского педагогического института по специальности «Русский язык и литература в национальной школе». По окончании курса обучения был направлен в распоряжение Маканчинского районо Семипалатинской области. Работал учителем русского языка и литературы в с. Карабута Маканчинского района Семипалатинской области.

С 1986 по настоящее время работает преподавателем Семипалатинского педагогического института. В 1994 защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата филологических наук, в 2004 году получил звание доцента литературоведения ВАК РК.

В разные годы исполнял обязанности куратора, декана, заведующего кафедрой, был представителем МОН РК по проведению ПГК и ЕНТ, входил в состав учебно-методического совета факультета, организационного комитета по проведению ряда мероприятий республиканского, областного и городского масштабов.

Как преподаватель Демежанов Т.М. зарекомендовал себя высококвалифицированным специалистом, постоянно работающим над повышением своего профессионального уровня: он проводит открытые занятия, разрабатывает спецкурсы и спецсеминары, руководит дипломными работами. В период с 2007 по 2010 год под его руководством защищено 4 магистерские диссертации.

По инициативе и при непосредственном участии Демежанова Т.М. в 2009 году заключено Соглашение о сотрудничестве кафедры русской и иностранной филологии СГПИ с филологическим факультетом Алтайской государственной педагогической академии (АлтГПА) Российской Федерации. В 2011 году кафедра совместно с АлтГПА выиграла грант МОН РФ на организацию и проведение международной научно-практической конференции «Русская словесность в России и Казахстане: аспекты интеграции» в г.Барнаул. Демежанов Т.М. вошел в состав редколлегии сборника научных материалов названной конференции.

Как ученый Демежанов Т.М. является автором двух учебно-методических пособий, более 50 публикаций в республиканских и зарубежных изданиях, экспертом школьных учебников по «Русской словесности», рекомендованных МОН РК. Ежегодно участвует в научных форумах в Казахстане и за рубежом.

Демежанов Т.М. принимает активное участие в учебно-воспитательной, научно-педагогической и общественной жизни института.

За плодотворный вклад в развитие высшей и средней школы имеет поощрения и благодарности от руководства СГПИ, СГУ им. Шакарима, АлтГПА (РФ), филиала МГУ им. Ломоносова при ЕНУ им. Л. Гумилева, городского отдела образования.

       Среди коллег, сотрудников и студентов педагогического института Демежанов Т.М. пользуется заслуженным авторитетом и уважением.

Зав. кафедрой РИФ СГПИ:                                                  Ж.А. Джамбаева

Задание 4.Ознакомьтесь с бланком-образцом трудового договора, обратите внимание на рубрикацию. Заполните его.

Утвержден

приказом Министра труда и социальной
защиты населения Республики Казахстан
N 38-п от 15 февраля 2000 года

Индивидуальный трудовой договор
(Образец формы)

Настоящий индивидуальный трудовой договор (Далее - Договор) заключен между работодателем_____________________ ___________________________________________________
(полное наименование юридического лица и его месонахождение, ________________________________________________________ номер и дата государственной регистрации учредительных документов _______________________________________________________, в лице работодателя - юридического лица) _______________________________________________________ (ф.и.о. и должность работодателя, а в случае, когда работодатель - _______________________________________________________ физическое лицо,то и адрес его постоянного места жительства, _____________________________________________________ наименование,номер, дата выдачи документа,удостоверяющего его личность) с одной стороны, и работником в лице __________________________________ (ф.и.о.работника,наименование, ____________________________________________________ номер, дата выдачи документа, удостоверяющего его личность) "___________________","_____________" проживающего по адресу_____________________ (номер СИК, номер РНН) ___________________________________________________
1. Работодатель предоставляет работнику работу в качестве __________________________________ (наименование ______________________________________________ должности, специальности,профессии его структурное подразделение или ___________________________________________ на время выполнения определенной работы) на срок _________________________________________ (если срок не оговорен, то он считается заключенным на неопределенный срок) при следующих условиях труда на рабочем месте ____________________________ (указать характеристики условий _____________________________________________ труда, ее тяжести,вредности и опасности. При установлении работнику __________________________________________ испытательного срока указать дату) Начало осуществления трудовых обязанностей с"___"_____________200__г.

2. Работодатель имеет право:

1. в порядке, установленном законодательством о труде, изменять и расторгать данный индивидуальный трудовой договор;

2. издавать в пределах своих полномочий акты работодателя;

3. поощрять работника, привлекать его к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном законодательством о труде;

4. на возмещение вреда, нанесенного ему работником;

5. на возмещение своих затрат, связанных с обучением работника;

6. устанавливать работнику испытательный срок.

3. Работодатель обязан:

1) обеспечить работнику условия труда в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

2) оплачивать работнику заработную плату в размере "___________" тенге в _______________________; (месяц, день, час)

3) выплачивать работнику заработную плату не реже одного раза в месяц и не позднее _ числа каждого последующего месяца;

4) оплачивать за сверхурочные работы, работы в праздничные, выходные дни и в ночное время, в размере _________________________________________ (кратность оплаты указать по отдельности) Размер доплаты за совмещение должностей или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливается дополнительно по соглашению с работником. Порядок и условия оплаты времени простоя работ определяется: __________________________________________ (сделать ссылку на коллективный договор или указать размер оплаты)

5) обеспечить режим рабочего времени: продолжительностью __ часов в день с перерывом __ час(а) на обед, при __ дневной рабочей неделе с __ выходным;

6) предоставлять ежегодно оплачиваемый основной отпуск ____ календарных дней и ___ дополнительных календарных дней, в соответствии с условиями и порядком, предусмотренным коллективным договорами и графиком отпусков по организации;

7) создать нормальные условия труда и обеспечить работника необходимыми средствами индивидуальной защиты (СИЗ);

8) компенсировать работнику за тяжелую физическую работу, работу во вредных или опасных условиях в виде ____________________________ (не нужные зачеркнуть, указать размер _________________________________________ и виды компенсации или сделать прочерк)

9) предупреждать работника о вредных, опасных условиях труда и приостанавливать работу, если ее продолжение создает угрозу жизни или здоровью работника;

10) возмещать за причиненный работнику вред в связи с исполнением трудовых обязанностей в порядке и условиях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан и нести материальную ответственность;

11) сдавать в государственный архив документы, подтверждающие трудовую деятельность работника и сведения об отчислении денег на пенсионное обеспечение;

12) Особые условия: ________________________________ (указать дополнительные обязательства ___________________________________________ работодателя или сделать прочерк)

4. Работник имеет право:

1. в порядке, установленном законодательством о труде, изменять и расторгать данный индивидуальный трудовой договор;

2. на равную оплату за равный труд без какой-либо дискриминации;

3. на условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены;

4. на добровольное членство в профессиональных союзах или других общественных объединениях;

5. на возмещение вреда, причиненного его здоровью или имуществу в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

6. на предоставление гарантий и компенсаций;

7. на разрешение трудовых споров по соглашению сторон или в судебном порядке;

8. участвовать в разработке и знакомиться с коллективным договором и актами работодателя;

9. повышать свою профессиональную квалификацию.

5. Работник обязан:

1. добросовестно выполнять трудовые обязанности, обусловленные актами работодателя;

2. соблюдать трудовую дисциплину;

3. не допускать в процессе работы нанесения имущественного вреда работодателю;

4. выполнять требования правил по охране труда, пожарной безопасности и производственной санитарии;

5. не разглашать доверенные ему в соответствии с индивидуальным трудовым договором сведения, составляющие служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну;

6. сообщать о возникшей ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя и работников;

7. Особые условия: _________________________________________________ (указать дополнительные обязательства работника ____________________________________________ или сделать прочерк)