ТЕМА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

8.1. Субъекты управления персоналом фирмы.

8.2. Кадровая служба и ее функции.

8.3. Делопроизводство по личному составу.

Субъекты управления персоналом фирмы

Работа с персоналом предприятия - важный участок управления, который определяет степень успеха в достижении целей всем коллективом предприятия. Эффективность этой работы во многом зависит от организации работы с персоналом.

Осуществление деятельности по управлению персоналом в том или ином аспекте входит в функциональные обязанности руководителей разных уровней, а также специальных подразделений - кадровых служб, которые могут быть представлены отделом кадров или одним специалистом-менеджером персонала.

Кадровая служба фирмы - это совокупность специализированных структурных подразделений в аппарате управления фирмой, включающая должностных лиц (руководителей, специалистов), призванных управлять персоналом в рамках разработанной кадровой политики.

Основой деятельности кадровой службы является не только кадровая политика фирмы, но и действующее трудовое законодательство, социальные программы, принятые на общегосударственном и региональном уровне.

Г.Г. Зайцев предлагает строить деятельность субъектов управления персоналом, исходя из следующих принципов:

1. Установление четкого круга количественно и качественно ограниченных прав и обязанностей работников. При их разработке решающими являются производственные и социально-экономические особенности фирмы.

2. Требование разумного сочетания компетентности и ответственности. Необходимо, чтобы каждый работник сознавал, что в процессе своей деятельности он ограничен действующими законами, инструкциями, правилами внутреннего распорядка, распоряжениями вышестоящих руководителей и др., и несет в соответствии с ними ответственность за свои действия.

3. Создание рационального пути инстанций. Права и обязанности на каждом уровне управления должны быть не только четко установлены и ограничены, но и иерархизированы относительно друг друга.

Совокупность всех инстанций, сведенных по вертикали в единую иерархию руководства от генерального директора фирмы до каждого работника, образуют организационную структура. От её рациональности зависит, будет ли успешной координация действий отдельных подразделений, коммуникативность между ними. Рационально построенный путь инстанций предполагает создание минимального числа промежуточных ступеней между руководителем организации и непосредственными исполнителями.

4. Создание работоспособной системы информации. Ценность системы определяется скоростью и точностью передачи информации. Не последнюю роль при этом играет рациональность пути инстанций, так как, во-первых, время между выдачей и приемом информации и точность её передачи во многом зависит от длины проходимого пути, а, во-вторых, их определяет степень его рациональности. Поэтому исключительное значение имеет персонал, находящийся на середине “иерархической лестницы”, поскольку именно от него зависит качество информации.

5. Обеспечение нормальной координации работы различных служб. С помощью координации обеспечивается совместная работа всех исполнителей и подразделений по вертикали, горизонтали и диагонали. Имеется прямая связь между координацией и кооперацией трудовых процессов. Кооперация вытекает из структуры работ и места каждой операции в общем процессе. Координация, как инструмент интеграции, находит выражение в четком установлении обязанностей каждого работника и подразделения.

6. Определение рациональных норм управляемости. От этого зависит построение структуры организации, уровень централизации в принятом решении. Чем меньше нормы управляемости, тем сложнее структура, длиннее путь инстанций и наоборот. Проблема норм управляемости должна решатся дифференцированно, применительно к условиям каждой фирмы.

7. Централизация и децентрализация руководства и делегирование полномочий.

8. Учет не только формальной структуры управления персоналом, но и неформальной (15, с. 257-261).

С изменением задач и ориентиров в управлении персоналом фирмы в связи с концепцией управления человеческими ресурсами, изменяются задачи кадровой службы, ее функции и структура.

Система управления персоналом предполагает формирование на фирме многофункциональной кадровой службы как единого целого для координации работы всех подразделений и должностей, занятых работой с людьми. В этом случае возможно комплексное решение не только задач кадрового обеспечения фирмы, но и главной проблемы - объединения целей управления фирмой и потребностей работников, реализующих эти цели.

Управление персоналом не следует рассматривать только как функцию кадровой службы; к числу субъектов управления персоналом относятся функциональные и линейные руководители фирмы, что видно на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Субъекты управления персоналом фирмы

Разделение труда в сфере управления персоналом предполагает, что каждый субъект имеет определенные функции. Так, на высшем уровне управления фирмой решаются стратегические вопросы: формируется кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации; определяются задания на разработку методических и нормативных документов; осуществляется контроль за их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами.

Деятельность руководителей линейных и функциональных подразделений фирмы носит в основном оперативный характер.