Организационно-распорядительные методы управления персоналом

В условиях формирования рыночных отношений не умаляется роль организационно-распорядительных или организационно-административных методов управления.

Объективной основой использования организационно-распорядительных методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления, поскольку с их помощью реализуется одна из важнейших функций управления - функция организации. В условиях фирмы никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которое обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. Поэтому важно определить оптимальное сочетание, рациональное соотношение организационно-распорядительных и экономических методов.

Организационно-административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право.

В рамках фирмы возможны три формы проявления организационно-распорядительных методов:

1) обязательное предписание (приказ, запрет);

2) согласительные (консультация, разрешение компромисса);

3) рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).

Как правило, это прямые задания и распоряжения вышестоящих органов управления (волевое воздействие руководителя на подчиненного), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов. Организационно-распорядительные методы отличает от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания.

В общем виде система организационно-распорядительных методов может быть представлена как совокупность двух разнозначных элементов: воздействие на систему управления (регламентация деятельности и нормирование в системе управления) и на процесс управления (подготовка, принятие, организация выполнения и контроль за управленческими решениями).

Организационное воздействие на структуру управления осуществляется в большинстве случаев путем организационного регламентирования, нормирования, организационно-методического инструктирования и проектирования.

Организационное воздействие руководителя на процесс управления означает распорядительное влияние на коллектив в целом и на личность, в частности. Необходимость в таком распорядительстве возникает в связи с отклонениями в системе управления от ранее заданных или желаемых режимов работы, неизбежно возникающих под воздействием как субъективных, так и объективных факторов.

В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами подчинения:

1) вынужденное и внешне навязанное. Оно сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненными как нажим “сверху”;

2) пассивное. Для него характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;

3) осознанное, внутренне обоснованное.

В целом организационно-распорядительные методы руководства существуют в форме регламентирующего, распорядительного и дисциплинарного воздействия (рис. 6.4).

Регламентирующие методы включают в себя регламентирование, нормирование, инструктирование.

Регламентирование - жесткий тип организационного воздействия, характеризующийся конкретной адресностью на основе обязательного исполнения установленных регламентов. Различают четыре вида регламентирования - общеорганизационное, функциональное, структурное, должностное.

Общеорганизационное регламентирование включает законы, уставы, положения, устанавливающие организационную обособленность и порядок функционирования организации как системы.

Функциональное регламентирование охватывает положения, устанавливающие внутренний порядок работы, организационный статус различных звеньев, их цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и др., например, положения о функциональных подразделениях.

Структурное регламентирование означает разработку состава органов управления, регламентирование вертикальных и горизонтальных связей (блок-схема), штатное расписание.

Должностное регламентирование охватывает положения о должности или должностные инструкции, приказы о закреплении обязанностей.

Чрезмерное увлечение методом регламентирования имеет отрицательное значение. Попытка все регламентировать со стороны вышестоящих органов приводит к мелочной опеке, вмешательству в деятельность нижестоящих звеньев, к бюрократизму. Избежать этого позволяет расширение самостоятельности предприятий и их подразделений, развитие демократии в управлении.

Рис. 6.4. Виды организационно-распорядительных методов управления

Нормирование - менее жесткий тип организационного воздействия. Сущность состоит в установлении норм и нормативов, служащих ориентирами деятельности, с помощью которых определяют диапазон ограничений по верхним и нижним пределам. Используются следующие виды организационного нормирования:

- по уровню - управления межотраслевые, отраслевые, на уровне предприятий;

- по видам - технико-технологические, планово-экономические, трудовые, финансово-кредитные, материального снабжения и др.;

- по срокам действия - долгосрочные, краткосрочные;

- по направленности воздействия - на коллектив в целом, на отдельного работника.

Инструктирование - наиболее гибкий способ организационного воздействия. Предусматривает разъяснение порядка или ознакомление с условиями работы, задачами и обязанностями работника, объяснение иерархии управления, возможных трудностей, предостережение от возможных ошибок, соблазнов и т.п. Чаще всего имеет форму методической помощи и может проводиться письменно или устно, индивидуально и коллективно. Некоторые виды являются обязательными (инструктирование по охране труда и технике безопасности).

Распорядительные методы - используют в текущей организационной работе в сформированной организации для решения новых задач или предусмотренных содержанием организаторской деятельности.

К этим методам относятся: приказы, указания, распоряжения, директивы, постановления, резолюции, предписания.

Средствами оформления этой деятельности являются документы с аналогичным названием. Распорядительное воздействие по форме может быть устным или письменным (документально оформленным). Каждая из этих форм имеет свои преимущества: устная - более оперативная, документальная - формализована (можно проконтролировать, ответственность лица, отдавшего распоряжение).

Приказ - акт управления, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия. Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений. Они издаются, когда требуется довести до сведения подчиненных решения вышестоящих органов, определить конкретные меры по выполнению работ, установить сроки выполнения и ответственных лиц и др.

При составлении приказа необходимо соблюдать ряд требований, что обеспечит юридическую полноценность документа, оперативное его исполнение, правильное решение вопросов. Проект приказа подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами данного предприятия. К проекту приказа прилагаются документы, которые обосновывают целесообразность решения.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иное не указано в тексте. Право подписи имеют руководители и их первые заместители, а также некоторые должностные лица в соответствии с их полномочиями.

Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей излагаются цели и задачи действий и причины издания приказа. Распорядительная часть имеет повелительную форму изложения, начинается словом “приказываю”. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их выполнение и устанавливают сроки исполнения.

Приказы по личному составу могут включать только распорядительную часть.

Распоряжение аналогично приказу, но обычно направлено на решение частных вопросов. Оно издается не только руководителями, но и другими лицами в пределах их компетенции.

Особенностью распорядительного воздействия является то, что оно требует периодической проверки исполнения и контроля за результатами.

Распорядительное воздействие по критерию времени может быть:

* долговременным (стратегическим);

* среднесрочным (тактическим);

* краткосрочным (оперативным).

Дисциплинарные методы управления базируются на ответственности сотрудников за соблюдение дисциплины. Дисциплина - это обязательное для каждого работника, фирмы соблюдение установленных законов, правил, регламентов, режимов, сложившегося порядка, договорных отношений и обязательств.

Цель дисциплинарных воздействий состоит в том, чтобы поощрить сотрудников вести себя на работе достойно, соблюдать правила и инструкции фирмы и общечеловеческие нормы поведения.

Дисциплинарные действия, предпринимаемые в случае нарушения правил и инструкций, должны быть основаны на трех необходимых предпосылках:

1. Разработка четких правил и инструкций, например, правил внутреннего трудового распорядка. Цель таких правил состоит в том, чтобы заранее сообщить служащим, предпочтительно в письменном виде, что является желательным, а что нежелательным поведением.

2. Установление системы прогрессивных штрафов (санкций, наказаний). Штрафы (санкции) могут быть от устных предупреждений и замечаний вплоть до увольнения с работы. Серьезность штрафа должна четко зависеть от типа нарушения и количества допущенных нарушений.

3. Разработка процедуры апелляционного процесса, т.е. порядка рассмотрения трудовых споров, конфликтов, взаимодействия с профсоюзами и др.

Для того, чтобы дисциплинарное воздействие рассматривалось всеми сотрудниками как справедливое, оно должно базироваться на следующих принципах:

1. Дисциплина должна соответствовать тактике руководства фирмой, которое должно одинаково реагировать в одинаковых случаях.

2. Работник должен быть предупрежден относительно последствий его нежелательного поведения.

3. Правило, которое предположительно было нарушено, должно быть “разумно связано” с эффективностью и безопасностью действий в деловом окружении (“здравый смысл” правила).

4. Руководство должно объективно и справедливо изучить вопрос перед применением дисциплинарного взыскания.

5. Результаты изучения вопроса должны представить свидетельство неправильного поведения работника.

6. Правила и приказы должны применяться беспристрастно и без дискриминации.

7. Величина наказания (штрафа) должна быть разумно связана с величиной нарушения и прошлой историей работника. Например, если в случае первого опоздания на работу по неуважительной причине руководство может ограничиться предупреждением, то на четвертый раз может последовать приказ об увольнении.

Организационное воздействие предполагает не только наказание, но и поощрение. Основными формами такого поощрения являются объявление благодарности, представление к наградам, привлечение к решению важнейших вопросов, зачисление в резерв на руководящую должность и др.

Примеры позитивного и негативного воздействия организационно-распорядительных методов управления представлены в табл. 6.2.

Таблица 6.2

Позитивное и негативное воздействие организационно-распорядительных методов управления