Делопроизводство по личному составу

Рациональная организация работы по управлению персоналом требует соответствующего делопроизводственного обеспечения. Цель делопроизводственного обеспечения - организация работы с документами, образующимися в системе управления персоналом.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

-своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

-доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

-подготовка документов по кадровым вопросам;

-регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

-формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

-копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

-контроль за исполнением документов;

-передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Оформление документов базируется на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Группу документов по работе с персоналом составляют документы по оформлению приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставлению отпуска, поощрению, взысканию. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, контракты с работниками предприятия, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Документация по работе с персоналом ведется с момента поступления работника на предприятие. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено рядом особенностей документирования работы с персоналом.

Основой для использования различных форм документов является созданная подсистема унифицированных форм документов.

В составе подсистемы в рамках ГСД разработаны унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению, представлению отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкции по применению унифицированных форм документов. По каждой из задач имеется форма документов: анкета, дополнение к анкете, приказ, заявление, представление, график, объяснительная записка, докладная записка.

При поступлении на работу подается письменное заявление в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, квалификацию, специальность и должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат, автор, наименование вида документа (заявление), текст, подпись составителя, дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для приказа о приеме на работу.

При поступлении на работу необходимо предъявить паспорт, трудовую книжку, диплом об образовании (если есть), автобиографию. Если вопрос приема на работу решен положительно, то администрация предприятия заключает с принимаемым сотрудником контракт. На сегодняшний день существует целый ряд типовых форм контрактов между предприятием и работником. Особенности контракта зависят от профиля предприятия и должности работника.

При приеме на работу работник кадровой службы обязан проверить все сведения, внесенные работником в представленные документы. Одним из основных документов по работе с персоналом предприятия является личная карточка. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указывается Ф.И.О., год и месяц рождения, гражданство, номер и серия паспорта, домашний адрес работника, данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Все данные личной карточки можно вносить в ПЭВМ. Для этого на фирме должна быть разработана и внедрена программа “Кадры”, которая позволяет оперативно учитывать, анализировать, а также вносить изменения в основные разделы личного листка.

Приказами по персоналу предприятия оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т.д. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке указывается содержание приказа: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; и наложении взыскания. В приказах по персоналу предприятия констатирующая часть, как правило, отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт такого приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, освободить и т.д. При этом, указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приказ по персоналу предприятия должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа. После подписания приказа директором фирмы он должен быть направлен структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом: бухгалтерия, отдел кадров и т.д.

Эти подразделения ставят свою визу ниже подписи первого руководителя.

Для учета и контроля за работой с приказами по персоналу предприятия ведется журнал регистрации приказов по следующей форме:

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типовой формы не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом. Форма изложения - повествовательная. Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации работника.

В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения; сведения о родителях; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Многие фирмы требуют от сотрудников представления резюме, в котором помимо биографических данных детально характеризуются достижения и умения работника, его прошлый трудовой путь и уровень образования.

На каждого сотрудника предприятия в кадровой службе заводится личное дело. В личное дело помещают:

1. Внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

2. Заявление о приеме на работу.

3. Контракт между работником и предприятием.

4. Личный листок по учету кадров.

5. Автобиографию.

6. Копии документов об образовании.

7. Выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении).

8. Справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работников, и служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. При поступлении на работу трудовая книжка заполняется на всех работников, вне зависимости от вида деятельности и формы собственности предприятия. В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность); сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение). При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя предприятия с печатью [22, c. 49-52].

Для регистрации трудовых книжек в предприятии ведется журнал регистрации трудовых книжек по следующей форме:

Подготовка документов по личному составу требует особо строгого соблюдения всех норм и требований, что обеспечивает их юридическую силу.