Кадровая служба и её функции

Функции кадровой службы предприятия вытекают из общих функций управления и включают в себя:

1) определение общих потребностей в кадрах, в т.ч. в кадрах управления, планирование кадрового обеспечения и движения кадров;

2) организация подбора, расстановки и воспитания кадров;

3) исследование и анализ деловых, профессиональных и личностных качеств работников предприятия;

4) организация делопроизводства по работе с персоналом;

5) оценка деятельности и аттестация персонала предприятия;

6) организация обучения и повышения квалификации персонала;

7) формирование кадрового резерва, подготовка руководящих кадров и управление продвижением по службе;

8) формирование горизонтальной и вертикальной карьеры работников.

Все виды работ с персоналом в предприятии вытекают из функции кадровой службы, взаимоувязаны между собой, имеют конкретное значение, научное и практическое содержание, а также мотивируют труд работников кадровой службы по их выполнению.

Деятельность кадровой службы предприятия должна регламентироваться Положением о кадровой службе и должностными инструкциями работников. Положение должно содержать следующие разделы:

1. Общие положения - где должно быть указано, что кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления и подчиняется руководителю предприятия.

2. Задачи отдела - где указываются задачи по кадровому обеспечению, по формированию стабильного коллектива, снижению текучести кадров, укреплению трудовой дисциплины и т.д.

3. Функции отдела - которые заключаются в составлении перспективных и текущих планов потребности в кадрах, составлении штатного расписания, осуществлении приема на работу, перевода, увольнения, аттестации, предоставления отпусков работникам предприятия, оформлении, хранении и выдаче трудовых книжек и т.д.

4. Права отдела - выражаются в полномочиях начальника отдела кадров и его работников, определяемых должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия.

5. Ответственность отдела - оговариваются ответственность начальника отдела кадров, его работников в зависимости от должностных функций и в целом отдела кадров.

В соответствии с утвержденными должностными обязанностями начальник отдела кадров:

1. Возглавляет работу по обеспечению фирмы кадрами требуемых специальностей и квалификаций в соответствии с планом по труду и заработной плате.

2. Руководит разработкой текущих и перспективных планов комплектования фирмы кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с внедрением новой техники и технологии.

3. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, правильности использования специалистов.

4. Систематически изучает деловые качества специалистов фирмы с целью подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру фирмы, создания резерва на выдвижение, обеспечивает прием, размещение и правильное использование молодых специалистов в соответствии с полученной специальностью.

5. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя фирмы, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности трудящихся, хранение, заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для отчетности.

6. Совместно с комитетом профсоюза обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия.

7. Систематически контролирует расстановку и правильное использование руководящих работников и специалистов.

8. Осуществляет методическое руководство работой инспектора по кадрам (менеджера по кадрам).

9. Контролирует исполнение руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

10. Изучает движение кадров, причины текучести кадров и разрабатывает мероприятия по их устранению.

11. Принимает меры к трудоустройству высвобождающихся служащих.

12. Организует контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях фирмы и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

13. Обеспечивает составление всей установленной для отдела кадров отчетности.

Представленный перечень работ имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Однако принципиальное построение кадровой службы в современных условиях не имеет общепризнанной формы. Конкретное построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурами подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями может варьировать в большом диапазоне, поскольку зависит от многих факторов: размера фирмы (численности занятого персонала), объема управленческих работ каждого вида, понимания руководством задач управления персоналом, стиля и методов руководства и др.

При проектировании структуры службы управления персоналом и организации её работы исходят из того, что существование самостоятельного структурного подразделения оправдано лишь при определенной численности персонала. В других условиях эта функция может быть передана другому структурному подразделению или отдельному лицу в составе любого структурного подразделения.

Туристические фирмы являются в своем большинстве малыми предприятиями и не имеют специальной кадровой службы. Например, в туристической фирме “Паспорт Плюс” функции управления персоналом в той или иной мере выполняет заместитель директора. К его функциям в части кадровой работы относятся: обеспечение кадрами (наем, расстановка, увольнение); кадровое делопроизводство; подготовка кадровых приказов. Заместитель директора по кадрам утверждает: графики работы сотрудников; инструкции по технике безопасности; графики очередности отпусков сотрудников. Заместитель директора по кадрам подписывает:

-приказы о назначении, перемещении, увольнении работника;

-приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет, в пределах утвержденных смет;

-приказы о материальном поощрении юбиляров в пределах утвержденных смет;

-приказы о предоставлении отпусков с сохранением (и без сохранения) заработной платы;

-приказы об оформлении пенсий;

-исходящую деловую корреспонденцию и телеграммы;

-статистические отчеты и справки, исходящие из фирмы;

-заявки на приобретение технических средств по охране труда и пожарной безопасности;

-комплексный план улучшения условий труда, санитарно-оздоровительных мероприятий;

-другие приказы, относящиеся к его компетенции.

Заместитель директора по кадрам согласовывает с директором фирмы следующие вопросы:

-приказы о сокращении штата;

-назначение работника на должность;

-обеспечение работников оргтехникой;

-графики работы сотрудников.

С директором и главным бухгалтером обсуждаются вопросы:

-сметы доходов и расходов;

-использование средств фонда потребления;

-планы перспективного развития численности работников и уровня оплаты труда.

Дальнейшее совершенствование организации работы с кадрами должно базироваться на разработке модели менеджера кадровой службы, пример которой представлен на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Модель менеджера кадровой службы