Задачи. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Технология. Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Люди. И организация, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Внутренняя среда полностью пронизывается организационной культурой.

В управленческой практике эти переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга. Рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

3.

Рисунок нельзя рассматривать как адекватную, полную модель переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Внешние переменные тоже сильно влияют на организацию, так любая организация функционирует и развивается во внешней среде.

Внешние факторы делятся на две основные группы: различают силы прямого и косвенного воздействия. Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на организацию и испытывают на себе прямое влияние организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия, но тем не менее сказываются на организации: состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Быстрые изменения происходят в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций. Менее заметные относительные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов, а также пищевых консервов.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Тема 3. ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ.

1. Понятие системы управления.
2. Методы менеджмента.
3. Функции управления. Взаимосвязь функций.

1.

Управление – это определенный вид взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых находится в позиции субъекта управления, а второй – в позиции объекта. Любая организация, независимо от размеров и задач, которые она решает имеет управляемую и управляющую подсистемы (части), или объект и субъект управления. Это значит, что любая организация представляет собой единство двух подсистем: управляемой и управляющей. Вместе они образуют систему управления.

Субъекты менеджмента - менеджеры-руководители различного уровня, наделенные полномочиями в области принятия решений в определенных сферах деятельности организации.

Объекты менеджмента - весь состав взаимосвязанных структурных подразделений любого назначения (цехи, участки, отделы, сектора, лаборатории и т. п.), индивидуальная и групповая трудовая деятельность и ее элементы.

Рис. 1. Система управления

Объект и субъект менеджмента находятся во взаимной связи и зависимости. Чем больше по объему объект менеджмента, тем больше будет и субъект менеджмента. Это не прямо пропорциональная зависимость, поскольку на размер субъекта менеджмента будут действовать и другие факторы, такие, как организованность объекта менеджмента, уровень компьютеризации работ и др.

Управляющая и управляемая подсистемы между собой связаны посредством информации. Из объекта управления информация о ходе работ поступает в управляющую подсистему и позволяет ей выработать команды управления, которые затем передаются в управляемую подсистему для исполнения, как это было показано на рисунке.

На информационные входы управляющей подсистемы воздействуют факторы внешней среды: поставщики, собственники фирмы, законы и государственные органы, а также международное окружение, экономика, политика, технология и т. п. Кроме того, на информационные входы управляющей подсистемы воздействует производственная информация, поступающая по каналам обратной связи от управляемой подсистемы. Выходами управляющей подсистемы являются планы низовым структурным подразделениям и команды управления или управляющие воздействия, а также отчетная информация и сведения.

Иерархия менеджмента. Как правило, на предприятии можно выделить три иерархических уровня менеджмента: высший, средний и нижний.

Стиль руководства - совокупность наиболее характерных и устойчивых методов решения типовых проблем и задач, реализуемых в практической деятельности конкретным менеджером. Авторитарный, демократический, либеральный.

2.

Методы менеджмента – это совокупность способов, приемов и средств воздействия управляющего субъекта на управляемый объект для достижения поставленных целей. Все методы менеджмента тесно взаимосвязаны, дополняют друг друга и используются для достижения целей при оптимальных затратах.

Методы современного менеджмента по признаку их использования в различных отраслях разделяют на общенаучные и специфические (частные).

К общенаучным методам относятся: системный подход, комплексный подход, моделирование, экономико-математические методы, эксперимент, конкретно-исторический подход.

Специфические (частные) методы классифицируют по определенным признакам: направленности, организационной форме, объекту управления, сфере применения, мотивации и т.д.

Классификация методов менеджмента по основным признакам:

Экономические методы управления – это способы воздействия, имеющие в своей основе экономические отношения и экономические интересы людей. Экономические интересы включают: интересы отрасли, интересы коллектива, интересы личности. Между этими интересами существуют противоречия. Искусство руководителя – разрешать данные противоречия, находить приемлемые компромиссы. Возможные рычаги управления – себестоимость, производительность труда, фондоотдача, цена, заработная плата сотрудников. Экономические методы чаще всего представлены в следующих формах: анализ, планирование, финансирование, ценообразование и т.д.

Организационно-распорядительные (административные) методы – это методы, основанные на силе и авторитете власти, их действие проявляется с помощью указов, законов, постановлений, приказов, распоряжений, инструкций, рекомендаций и т.п. Они позволяют: регламентировать деятельность всей организации, структурных подразделений, должностей, функций; обеспечивать организацию нормативами по времени, по численности персонала, нормативами выработки; дисциплинировать деятельность организации. Методы административного воздействия представляют собой методы властной мотивации, которая выражается через реальное принуждение.

Социально-психологические методы – это методы, использующие индивидуальное и общественное сознание и психологию, основывающиеся на общественно значимых морально-этических категориях, ценностях и воспитании. К ним относятся: моральное поощрение, убеждение, внушение, личный пример, регулирование межличностных и межгрупповых отношений и т.д.

3.

Функция менеджмента - это вид деятельности, основанный на разделении и кооперации управленческого труда и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект и субъект менеджмента.

Впервые основные виды управленческой деятельности описал и формализовал А. Файоль. Он утверждал, что управлять - это значит планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать. Каждая функция менеджмента характеризуется однородностью содержания и целевой направленностью. Функции являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т. д. ) той или иной организации.

Классификация функций управления

1. Содержание управленческой деятельности: прогнозирование и планирование, организация, активизация (мотивация и стимулирование), контроль, координация, регулирование, исследование.

2. Организационная роль: интеграция, дифференциация.

3. Направление: интрафункции, инфрафункции.

4. Сферы развития объекта управления: управление экономическими процессами, социально-психологическими, организационными, технологическими.

5. Этапы производственного процесса: управление подготовкой производства, процессом производства, обеспечением производства, процессами реализации продукции.

6. Основные факторы производственного процесса: управление продуктом, персоналом, информацией.

Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных общих функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. В функциях проявляется сущность и содержание управления. Они составляют содержание труда руководителя.

ПЛАНИРОВАНИЕ и ПРОГНОЗИРОВАНИЕ. Известный теоретик в области управления П. Дракер (P. Druker) в 1970г. отмечал, что "планирование не говорит нам, что мы будем делать завтра. Оно говорит нам, как мы должны действовать сегодня, чтобы справиться с неопределенностями будущего, как мы можем лучше подготовиться к решению возникающих проблем". Все мы планируем постоянно. Функция планирования предполагает решение вопроса о том, какими должны быть цели организации и что должна делать организация, чтобы достичь этих целей. По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время? 2. Куда мы хотим двигаться? 3. Как мы собираемся сделать это?

Планирование состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и рыночного спроса. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период времени; определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования: стратегическое (перспективное), среднесрочное (бизнес-план), текущее (тактическое).

Стратегическое планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы, охватывает период в 10-15 лет, основывается на глобальных (стратегических) ресурсах; ставит целью дать комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться фирма в предстоящем периоде, и на этой основе разработать показатели развития фирмы на плановый период.

Текущее планирование заключается в основном в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новой технологии. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы.

Среднесрочные планы охватывают пятилетний срок, как наиболее удобный для обновления производственного аппарата и ассортимента продукции. В них формируются основные задачи на установленный период, например, производственная стратегия фирмы, стратегия сбыта, финансовая стратегия и т.п. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития. Среднесрочный план обычно содержит количественные показатели. В нем приводятся детальные сведения о продуктах, капиталовложениях, источниках финансирования. Он разрабатывается в производственных отделениях. Основным видом среднесрочных планов является бизнес-план.

Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового. Причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, — это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Планирование - это разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого. Прогнозирование - это взгляд в будущее, оценка возможных путей развития, последствий тех или иных решений. В работе менеджера они тесно связаны.

Методы прогнозирования можно подразделить на интуитивные и формализованные.

Интуитивные методы базируются на интуитивно-логическом мышлении. Они используются в тех случаях, когда невозможно учесть влияние многих факторов из-за значительной сложности объекта прогнозирования или объект слишком прост и не требует проведения трудоемких расчетов. Это методы экспертных оценок, исторических аналогий и прогнозирования по образцу.

К формализованным методам относятся методы экстраполяции и методы моделирования. Они базируются на математической теории.

Рассмотрим методы, получившие широкое распространение в мировой практике.

Методы экспертных оценок - в основу прогноза закладывается мнение специалиста или коллектива специалистов, основанное на профессиональном, научном и практическом опыте. Различают индивидуальные и коллективные экспертные оценки.

Методы экстраполяции - изучение сложившихся в прошлом и настоящем устойчивых тенденций развития объекта прогноза и перенос их на будущее.

Методы моделирования - предполагают конструирование модели на основе предварительного изучения объекта или процесса, выделения его существенных характеристик или признаков.

Метод экономического анализа - экономический процесс или явление расчленяется на составные части и выявляются взаимосвязь и влияние этих частей друг на друга и на ход развития всего процесса. Анализ позволяет раскрыть сущность такого процесса, определить закономерности его изменения в прогнозируемом (плановом) периоде, всесторонне оценить возможности и пути достижения поставленных целей.

Балансовый метод - предполагает разработку балансов, представляющих собой систему показателей, в которой одна часть, характеризующая ресурсы по источникам поступления, равна другой, показывающей распределение (использование) по всем направлениям их расхода.

Нормативный метод - сущность нормативного метода заключается в технико-экономическом обосновании прогнозов, планов, программ с использованием норм и нормативов. Последние применяются для расчета потребности в ресурсах и показателей их использования. С помощью норм и нормативов обосновываются важнейшие пропорции, развитие материального производства и непроизводственной сферы, осуществляется регулирование экономики.

Программно-целевой метод - сущность заключается в отборе основных целей социального, экономического и научно-технического развития, разработке взаимоувязанных мероприятий по их достижению в намеченные сроки при сбалансированном обеспечении ресурсами с учетом эффективного их использования. ПЦМ применяется при разработке целевых комплексных программ, представляющих собой документ, в котором отражаются цель и комплекс научно-исследовательских, производственных, организационно-хозяйственных, социальных и других заданий и мероприятий, увязанных по ресурсам, исполнителям и срокам осуществления.

ОРГАНИЗАЦИЯ. Суворов: «Каждый солдат должен знать свой маневр». Не надо удивляться, что мы цитируем генерала. Эффективность управления в армии выявляется самым жестким образом - в борьбе с врагом. Если офицер не сумел организовать своих подчиненных в согласованно действующую боевую единицу - он погибает вместе со своей командой. Для обычного менеджера ситуация лучше - в крайнем случае разорится его фирма. Организовать — значит создать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Поскольку в организации работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Распределение работ по горизонтали и вертикали, обеспечение согласованности действий.

МОТИВАЦИЯ. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями, разработанным планом, и в соответствии с утвержденными требованиями.

КОНТРОЛЬ. Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть

выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного. Контроль — это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Отслеживание того, что запланировано; определение того, что сделано в этой области в определенный период времени, сравнение запланированного с достигнутым. Посредством этой функции осуществляется обратная связь.

Все эти четыре управленческие функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.