Задача адекватного наполнения БД.

База данных – это цифровая основа музея, отражение реальных предметов в цифровом мире. При формировании базы данных на первый план выходит задача адекватного наполнения БД, а это сбор, обработка и оцифровка контента – текстовых, изобразительных, видео- и аудиоматериалов, ввод этих данных в автоматизированную учетную систему, формирование электронных каталогов. На этомэтапе важно обеспечить точный перенос созданного информационного массива вне зависимости от вида учетной системы. Максимальная полнота базы данных дает возможность автоматизированной сверки, получения подробного описания предмета, в том числе в случае утери, кражи или повреждения экспоната, а также обеспечивает быстрый сквозной поиск по всем коллекциям музея.

Текущее наполнение базы данных проводится силами сотрудников музея. В систему вносятся необходимые записи, в некоторых случаях загружаются фотографии предметов. Основой ретроспективного наполнения являются массивы бумажных учетных документов. Такие работы, как правило, музеи передают сторонним исполнителям. Профессиональные компании гарантируют качество оказания услуги и обладают необходимой технической и кадровой инфраструктурой для выполнения работ в установленные сроки. На данном этапе музейные учетные документы переводятся в электронный вид посредством безопасного сканирования с использованием профессиональных книжных сканеров. Таким образом, создается страховой электронный фонд музейных документов. Это позволяет обеспечить сохранность основных учетных музейных документов. Оригиналы изымаются из обращения и заменяются электронными копиями.

Ввиду разного качества бумажных документов, распространения рукописных записей в большинстве случаев автоматическое извлечение данных невозможно. Поэтому для создания базы данных применяется ручной ввод информации с отсканированных образов. Это гарантирует «понимание» машинописного и рукописного текста, карандашных пометок и нечетких символов. Иногда для достижения высокого качества вводимых данных используется технология «двойного ввода» – индексирование одинаковой информации двумя операторами с последующей программной и экспертной проверкой.